Technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Kassen
- Alles über Pflichten, Fristen und zugelassene Kassensysteme

Im nächsten Jahr wird alles anders. So sieht es zumindest der deutsche Staat. Denn auch der Gesetzgeber kennt so etwas wie gute Vorsätze. Ein Beispiel: Am 01. Januar 2020 trat die Kassenversicherungsverordnung (KassenSichV) in Kraft. Seither sind Unternehmen dazu verpflichtet, elektronische Kassen mit Manipulationsschutz einzusetzen. Ziel ist es, dass zu jedem Geschäftsvorfall Daten gespeichert und durch eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) vor Veränderung bewahrt werden. Für potenzielle Steuerhinterzieher also kein Grund, die Sektkorken knallen zu lassen. Doch auch unbescholtene Unternehmer und Geschäftsinhaber stellt die TSE vor Herausforderungen. Denn seit 2020 wurden immer neue Pflichten, Fristen und Regelungen entwickelt. Wer soll da noch durchblicken? Na, wir zum Beispiel!

Was ist die Technische Sicherheitseinrichtung?

Elektronische Kassen arbeiten mit digitalen Daten. Damit diese Daten nachträglich nicht verändert, gelöscht oder anderweitig manipuliert werden können, wird die sogenannte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) in das Kassensystem integriert. Die TSE ist also eine Art Modul, mit dem die Aufzeichnung aller Kassenvorgänge lückenlos verfolgt werden kann. 

Warum wurde die TSE eingeführt?

Ob in der Münchner Spitzengastronomie oder im normalen Einzelhandel: Überall gibt es schwarze Schafe, die gerne am Finanzamt vorbei wirtschaften möchten. Schließlich fällt es ja keinem auf, wenn hier und da mal 20 Euro fehlen, oder? Damit Geschäftsinhaber gar nicht erst auf dumme Gedanken kommen, hat das Finanzamt die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eingeführt. Ja – diese Verwaltungsvorschrift heißt tatsächlich genau so. Kurz gesagt, verpflichtet die GoBD zu einer ordnungsgemäßen Buchführung. Dazu gehören die Unveränderbarkeit der Kassenbelege sowie eine Einzelaufzeichnungspflicht. Glücklicherweise müssen Sie sich aber nur merken, dass die TSE eine Art Werkzeug ist, mit der die GoBD in der Praxis durchgesetzt wird. 

Wie funktioniert die TSE genau?

Die technische Richtlinie für die TSE wurde vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entwickelt. Diese Richtlinie basiert auf drei Säulen. 

  • Das TSE-Sicherheitsmodul: Hier kommen zwei Bausteine zum Einsatz. Die Secure Module Application (SMA) und der Crypto Service Provider (CSP). Gemeinsam sorgen diese Komponenten dafür, dass die Eingaben in die Kasse ohne Ausnahme vollständig erfasst werden. Außerdem verhindert es, dass die Kassendaten nachträglich manipuliert werden können.
  • Das TSE-Speichermedium: Als Geschäftsinhaber oder Unternehmer sind Sie verpflichtet, alle digitalen Aufzeichnungen für die kommenden zehn Jahre zu speichern. Hier kommt das Speichermedium ins Spiel, das die Einhaltung dieser gesetzlichen Aufbewahrungsfrist garantiert. 
  • Die TSE-Schnittstelle: Nachdem die Kassendaten erfasst sind, werden sie über die TSE-Schnittstelle für den Export vorbereitet und zur Verfügung gestellt. So können die Kassendaten schnell, sicher und ohne Umwege bei einer Kassennachschau durch das Finanzamt dem Kassenprüfer übergeben werden. 

Klingt kompliziert und das ist es auch. Gut, dass Sie sich mit den technischen Details nicht näher beschäftigen müssen. Denn das übernehmen die Kassenhersteller für Sie. Dabei existieren grundsätzlich zwei Möglichkeiten, wie eine TSE in die Kassensoftware integriert werden kann:

  • TSE-Hardware-Lösung: Hierbei wird die TSE als zusätzliches, externes Speichermedium integriert. Beispiele sind ein USB-Stick oder eine SD-Karte. 
  • TSE-Cloud-Lösung: Bei dieser Variante werden alle Daten automatisch online in über die Cloud signiert und gespeichert. Es ist keine zusätzliche Hardware nötig.

Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile, die wir in einem eigenen Beitrag näher beschreiben. 

Wer integriert die TSE in die Kasse?

Die Art der Technischen Sicherheitseinrichtung wird vom Hersteller des jeweiligen Kassensystems vorgegeben. Dieser kümmert sich auch um die technische Integration der TSE und darum, dass das Kassensystem auch sonst alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Sie als Inhaber eines Geschäfts oder Unternehmer müssen die TSE also nicht eigenhändig integrieren. Sie dürfen allerdings nur ein Modell verwenden, das den aktuellen Gesetzen und Regelungen entspricht und welches durch den Kassenhersteller freigegeben ist. Und genau diese Regelungen wurden zum 01. Januar 2023 noch einmal angepasst. 

Welche Kassen benötigen eine TSE?

Sie haben Ihre elektronische Kasse vor dem 25. November 2010 oder nach dem 02. Januar 2020 gekauft? Die Kasse ist bislang nicht mit einer TSE ausgestattet? Dann darf dieses Modell bereits seit dem 01. April 2021 nicht mehr verwendet werden. Spätestens mit Ablauf der finalen Frist zum 31. Dezember 2022 muss Ihre elektronische Kasse eine Technische Sicherheitseinrichtung enthalten. Lässt sich Ihre elektronische Kasse aus technischen Gründen nicht nachrüsten, muss diese durch ein konformes Modell ersetzt werden. Ist das nicht der Fall, droht ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro! Eine Ausnahme gibt es aber noch: So sind Verkaufswagen oder Wochenmarktstände mit offenen Ladenkassen nicht von der Regelung betroffen – zumindest bisher. Davon abgesehen legen wir Ihnen den Umstieg auf ein digitales Kassensystem ans Herz. Denn dieses hat auch unabhängig von der TSE viele Vorteile.

Was kostet die Integration der TSE?

Eine Frage, die sich viele Geschäftsinhaber wie Floristen, Bäcker oder Besitzer von Deko-Läden stellen. Wir können Sie aber beruhigen. Gerade die sogenannte Cloud TSE lässt sich sehr schnell einrichten und die Integration ist äußerst kosteneffizient. Auch die Einrichtung der Hardware-TSE bedeutet nur einen geringen Aufwand. Hier muss vorab allerdings geklärt werden, ob Ihre Kasse technisch für die Integration bereit ist oder erst aufgerüstet werden muss. Übrigens: Beide Varianten lassen sich steuerlich als Betriebsausgabe absetzen! Unser Tipp: Wenn Sie sich für das All-in-One-Kassensystem von LocaFox entscheiden, ist die TSE direkt integriert – und das völlig kostenlos!

Kann die TSE ausfallen?

Technische Komplikationen sind bei keinem Gerät auszuschließen. Elektronische Kassen mit TSE sind da keine Ausnahme. Sollte die TSE tatsächlich einmal ausfallen, müssen Sie den genauen Zeitraum vermerken. Moderne digitale Kassensysteme versenden in diesem Fall aber ohnehin eine automatische Meldung und der Schaden kann schnellstmöglich behoben werden. 

Wo erfahre ich mehr über elektronische Kassen mit TSE?

Sie haben Fragen zur TSE oder den Fristen und Pflichten? Als Anbieter eines intelligenten All-in-One Kassensystems beraten wir Sie gerne. Unsere Lösung ist bereits in zahlreichen Einzelhandels-Unternehmen im Einsatz und hat sich vielfach bewährt. Auch Ihr Geschäft kann auf uns zählen!

Dec 23, 2022
Nils Bohnensteffen

FAQ:

LocaFox - Magazin

Hier finden Sie weitere Blogbeiträge rund um die Themen: Kasse, Einzelhandel & Digitalisierung

Rechtsform wählen: Tipps für Gründer und Geschäftsinhaber

Rechtsform wählen: Tipps für Gründer und Geschäftsinhaber

Feb 03, 2023 Nils Bohnensteffen

GbR, GmbH, KG oder AG: Als Gründer musst Du Dich eher früher als später für eine Rechtsform entscheiden. Das gilt nicht nur für Startups. Auch Freiberufler, Einzelunternehmer und gestandene Ladeninhaber sollten die Vor- und Nachteile der verschiedenen Rechtsformen für ihr Business kennen. Denn wer weiß: Vielleicht entwickelt sich aus einer einfachen UG im Laufe der Jahre eine wachstumsstarke GmbH? Rechtsformen sind eben nicht in Stein gemeißelt, sondern entwickeln sich gemeinsam mit Deinem Geschäft. Deshalb stellen wir Dir jetzt die verschiedenen Rechtsformen vor. So kannst Du die für Dich ideale Variante wählen. 

Kartenterminals: Welcher Terminalanbieter passt zu meinem Business?

Kartenterminals: Welcher Terminalanbieter passt zu meinem Business?

Jan 16, 2023 Nils Bohnensteffen

Als Geschäftsinhaber oder Unternehmer im Einzelhandel willst Du Deinen Kunden einen optimalen Service bieten. Dazu gehört auch der Bezahlvorgang. Dieser muss schnell, sicher und unkompliziert gestaltet sein. Gleichzeitig brauchst Du eine Lösung, die rechtskonform ist und möglichst wenig Kosten verursacht. Ein modernes und TSE-konformes Kassensystem ist hier nur der Anfang. Mindestens genauso wichtig ist das passende Kartenterminal. Von SumUp über Zettle oder omono bis hin zu herkömmlichen Anbietern findest Du hier jede Menge Lösungen für Dein Geschäft. Aber welches System ist für Dein Business ideal? Wir vergleichen die verschiedenen Kassenterminals mit all ihren Vor- und Nachteilen.

Technische Sicherheitseinrichtung: Hardware- und Cloud-Lösungen im Vergleich

Technische Sicherheitseinrichtung: Hardware- und Cloud-Lösungen im Vergleich

Jan 06, 2023 Nils Bohnensteffen

Die Einführung der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ist ein wenig wie ein Wochenendbesuch der lieben Verwandtschaft. Sie wird lange im Voraus angekündigt, bringt vieles durcheinander und am Ende ist man meistens froh, wenn man es hinter sich hat. Dabei ist die TSE durchaus nützlich. Schließlich soll sie die Manipulation der Kassendaten verhindern und Steuerhinterziehung deutlich erschweren. Und: Neben vielen Pflichten bietet sie Ihnen echte Wahlfreiheit. Denn als Geschäftsinhaber oder Unternehmer im Einzelhandel können Sie entscheiden, ob Sie die TSE-Hardware-Lösung oder eine Cloud-Variante bevorzugen. Mit diesem Beitrag stellen wir Ihnen beide Modelle genauer vor.

Digitale Kassensysteme - ein sinnvoller Umstieg?

Digitales Kassensystem: Ist der Umstieg sinnvoll?

Dec 12, 2022 Nils Bohnensteffen

Viele Modehändler haben welche, Deko-Geschäfte auch und immer mehr Floristen sowieso: Gemeint sind digitale Kassensysteme. Denn diese bieten im Vergleich zur herkömmlichen Registrierkasse zahlreiche Vorteile. Sie überlegen ebenfalls, von einer offenen Kasse auf ein modernes Modell umzusteigen? Sie sind sich aber noch unschlüssig, ob sich der Umstieg auf ein digitales Kassensystem wirklich lohnt? Dann möchten wir Ihnen mit diesem Beitrag eine erste Entscheidungshilfe bieten.

Geschäftseröffnung - Business Meeting

Geschäftseröffnung: Tipps für Gründer

Nov 29, 2022 Nils Bohnensteffen

2030 hat angerufen und will sich bei Ihnen bedanken. Warum? Ganz einfach: Einige Jahre zuvor haben Sie sich einen Traum erfüllt – mit der Eröffnung eines eigenen Geschäfts. Seither hat sich Ihr Mut im wahrsten Sinne des Wortes bezahlt gemacht. Denn dank unseres Ratgebers für Ladenbesitzer konnten Sie typische Stolperfallen vermeiden. Ihr Geschäft floriert und bereitet Ihnen ganz nebenbei jede Menge Freude. Selbstständigkeit kann so schön sein! Aber was brauche ich für eine erfolgreiche Ladeneröffnung? Welche Geschäftsidee lohnt sich und wie minimiere ich mein finanzielles Risiko? Unser Ratgeber gibt Ihnen Antworten auf diese und viele weitere Fragen. Denn mit uns läuft der Laden!