Was ist die Technische Sicherheitseinrichtung?

Elektronische Kassen arbeiten mit digitalen Daten. Damit diese Daten nachträglich nicht verändert, gelöscht oder anderweitig manipuliert werden können, wird die sogenannte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) in das Kassensystem integriert. Die TSE ist also eine Art Modul, mit dem die Aufzeichnung aller Kassenvorgänge lückenlos verfolgt werden kann.

Warum wurde die TSE eingeführt?

Ob in der Münchner Spitzengastronomie oder im normalen Einzelhandel: Überall gibt es schwarze Schafe, die gerne am Finanzamt vorbei wirtschaften möchten. Schließlich fällt es ja keinem auf, wenn hier und da mal 20 Euro fehlen, oder? Damit Geschäftsinhaber gar nicht erst auf dumme Gedanken kommen, hat das Finanzamt die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eingeführt. Ja – diese Verwaltungsvorschrift heißt tatsächlich genau so. Kurz gesagt, verpflichtet die GoBD zu einer ordnungsgemäßen Buchführung. Dazu gehören die Unveränderbarkeit der Kassenbelege sowie eine Einzelaufzeichnungspflicht. Glücklicherweise müssen Sie sich aber nur merken, dass die TSE eine Art Werkzeug ist, mit der die GoBD in der Praxis durchgesetzt wird.

Wie funktioniert die TSE genau?

Die technische Richtlinie für die TSE wurde vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entwickelt. Diese Richtlinie basiert auf drei Säulen.

• Das TSE-Sicherheitsmodul: Hier kommen zwei Bausteine zum Einsatz. Die Secure Module Application (SMA) und der Crypto Service Provider (CSP). Gemeinsam sorgen diese Komponenten dafür, dass die Eingaben in die Kasse ohne Ausnahme vollständig erfasst werden. Außerdem verhindert es, dass die Kassendaten nachträglich manipuliert werden können.
• Das TSE-Speichermedium: Als Geschäftsinhaber oder Unternehmer sind Sie verpflichtet, alle digitalen Aufzeichnungen für die kommenden zehn Jahre zu speichern. Hier kommt das Speichermedium ins Spiel, das die Einhaltung dieser gesetzlichen Aufbewahrungsfrist garantiert.
• Die TSE-Schnittstelle: Nachdem die Kassendaten erfasst sind, werden sie über die TSE-Schnittstelle für den Export vorbereitet und zur Verfügung gestellt. So können die Kassendaten schnell, sicher und ohne Umwege bei einer Kassennachschau durch das Finanzamt dem Kassenprüfer übergeben werden.

Klingt kompliziert und das ist es auch. Gut, dass Sie sich mit den technischen Details nicht näher beschäftigen müssen. Denn das übernehmen die Kassenhersteller für Sie. Dabei existieren grundsätzlich zwei Möglichkeiten, wie eine TSE in die Kassensoftware integriert werden kann:

• TSE-Hardware-Lösung: Hierbei wird die TSE als zusätzliches, externes Speichermedium integriert. Beispiele sind ein USB-Stick oder eine SD-Karte.
• TSE-Cloud-Lösung: Bei dieser Variante werden alle Daten automatisch online über die Cloud signiert und gespeichert. Es ist keine zusätzliche Hardware nötig.

Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile, die wir in einem eigenen Beitrag näher beschreiben.

Wer integriert die TSE in die Kasse?

Die Art der Technischen Sicherheitseinrichtung wird vom Hersteller des jeweiligen Kassensystems vorgegeben. Dieser kümmert sich auch um die technische Integration der TSE und darum, dass das Kassensystem auch sonst alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Sie als Inhaber eines Geschäfts oder Unternehmens müssen die TSE also nicht eigenhändig integrieren. Sie dürfen allerdings nur ein Modell verwenden, das den aktuellen Gesetzen und Regelungen entspricht und welches durch den Kassenhersteller freigegeben ist. Und genau diese Regelungen wurden zum 01. Januar 2023 noch einmal angepasst.

Welche Kassen benötigen eine TSE?

Sie haben Ihre elektronische Kasse vor dem 25. November 2010 oder nach dem 02. Januar 2020 gekauft? Die Kasse ist bislang nicht mit einer TSE ausgestattet? Dann darf dieses Modell bereits seit dem 01. April 2021 nicht mehr verwendet werden. Spätestens mit Ablauf der finalen Frist zum 31. Dezember 2022 muss Ihre elektronische Kasse eine Technische Sicherheitseinrichtung enthalten. Lässt sich Ihre elektronische Kasse aus technischen Gründen nicht nachrüsten, muss diese durch ein konformes Modell ersetzt werden. Ist das nicht der Fall, droht ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro! Eine Ausnahme gibt es aber noch: So sind Verkaufswagen oder Wochenmarktstände mit offenen Ladenkassen nicht von der Regelung betroffen – zumindest bisher. Davon abgesehen legen wir Ihnen den Umstieg auf ein digitales Kassensystem ans Herz. Denn dieses hat auch unabhängig von der TSE viele Vorteile.

Was kostet die Integration der TSE?

Eine Frage, die sich viele Geschäftsinhaber wie Floristen, Bäcker oder Besitzer von Deko-Läden stellen. Wir können Sie aber beruhigen. Gerade die sogenannte Cloud TSE lässt sich sehr schnell einrichten und die Integration ist äußerst kosteneffizient. Auch die Einrichtung der Hardware-TSE bedeutet nur einen geringen Aufwand. Hier muss vorab allerdings geklärt werden, ob Ihre Kasse technisch für die Integration bereit ist oder erst aufgerüstet werden muss. Übrigens: Beide Varianten lassen sich steuerlich als Betriebsausgabe absetzen! Unser Tipp: Wenn Sie sich für das All-in-One-Kassensystem von LocaFox entscheiden, ist die TSE direkt integriert – und das völlig kostenlos!

Kann die TSE ausfallen?

Technische Komplikationen sind bei keinem Gerät auszuschließen. Elektronische Kassen mit TSE sind da keine Ausnahme. Sollte die TSE tatsächlich einmal ausfallen, müssen Sie den genauen Zeitraum vermerken. Moderne digitale Kassensysteme versenden in diesem Fall aber ohnehin eine automatische Meldung und der Schaden kann schnellstmöglich behoben werden.

Wo erfahre ich mehr über elektronische Kassen mit TSE?

Sie haben Fragen zur TSE oder den Fristen und Pflichten? Als Anbieter eines intelligenten All-in-One Kassensystems beraten wir Sie gerne. Unsere Lösung ist bereits in zahlreichen Einzelhandels-Unternehmen im Einsatz und hat sich vielfach bewährt. Auch Ihr Geschäft kann auf uns zählen!

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