Warum gibt es die neue Meldepflicht?

Die Bundesregierung setzt mit der neuen Meldepflicht eine weitere Maßnahme zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und Manipulationen an Kassensystemen um. Bereits mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) wurde die Nutzung einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) für elektronische Registrierkassen vorgeschrieben. Nun folgt die Pflicht, jede elektronische Kasse direkt beim Finanzamt anzumelden. Ziel ist es, durch eine zentrale Erfassung aller Kassensysteme eine bessere Kontrolle und Transparenz im Zahlungsverkehr zu ermöglichen.

Welche Kassensysteme müssen gemeldet werden?

Die Meldepflicht betrifft alle elektronischen Kassensysteme, die eine TSE enthalten. Dazu gehören:

• Registrierkassen
• POS-Systeme (Point of Sale)
• Computerkassen mit Kassenfunktion
• Selbstbedienungskassen und Self-Checkout-Systeme
• Taxameter und Wegstreckenzähler für den Personenverkehr

Nicht betroffen sind offene Ladenkassen, also Kassen ohne technische Unterstützung. Wer eine solche nutzt, ist von der Meldepflicht nicht betroffen, sollte aber weiterhin ein Kassenbuch führen, um steuerliche Vorgabeneinzuhalten.

Was bedeutet das für Einzelhändler?

Die neuen Regelungen betreffen alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem im Einsatz haben. Diese Systeme müssen beim zuständigen Finanzamt angemeldet werden. Die Datenmeldung erfolgt über die einheitlich definierte digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung und erfasst alle wesentlichen Informationen, die für die Nachvollziehbarkeit und Kontrolle durch die Finanzbehörden notwendig sind.

Im Überblick bedeutet das: Es werden grundlegende Angaben zum Steuerpflichtigen, zu den eingesetzten Kassensystemen sowie zur verwendeten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) benötigt. Dazu zählen insbesondere Angaben zur Art des Systems, der Anzahl und den Seriennummern, dem Hersteller, dem Modell sowie den Einsatz- und Betriebszeiten. Auch die genaue Adresse des Einsatzortes sowie das Datum der Anschaffung, Inbetriebnahme oder gegebenenfalls Außerbetriebnahme des Systems müssen gemeldet werden.

Die Finanzbehörden nutzen diese Angaben, um jederzeit prüfen zu können, welche Kassensysteme in welchem Betrieb eingesetzt werden und ob diese korrekt den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Eine lückenhafte oder fehlerhafte Datenübermittlung kann daher zu Beanstandungen oder Bußgeldern führen.

Was müssen Einzelhändler beachten?

• Rechtzeitige Registrierung: Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft oder geleast werden, müssen bis spätestens zum 31. Juli 2025 gemeldet werden. Ab dem 1. Juli 2025 müssen neue Kassensysteme innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme registriert werden.
• Meldung von Außerbetriebnahmen: Falls ein Kassensystem außer Betrieb genommen wird, muss diese Abmeldung ab dem 1. Januar 2025 innerhalb eines Monats erfolgen.
• Einheitliche Meldung: Die Finanzverwaltung stellt eine digitale Schnittstelle bereit, über die die Meldung erfolgen muss.
• Nachweis der Anmeldung: Im Falle einer Steuerprüfung muss die ordnungsgemäße Registrierung der Kassensysteme nachgewiesen werden.
• Strafen bei Verstößen: Wer seiner Meldepflicht nicht nachkommt, riskiert empfindliche Bußgelder. Das Finanzamt kann zudem bei Nichtmeldung die steuerliche Korrektheit der Aufzeichnungen infrage stellen.

Wie erfolgt die Meldung?

Die Kassensysteme müssen über das neue zentrale Meldesystem der Finanzverwaltung registriert werden. Dafür wird eine digitale Schnittstelleeingerichtet, über die Unternehmen ihre Kassen melden können. Aktuell gibt es noch keine finale technische Umsetzung, es wird jedoch erwartet, dass die Finanzbehörden dazu rechtzeitig Informationen bereitstellen.

Automatische Anmeldung durch LocaFox & Fiskaly

Gute Nachrichten für LocaFox-Händler: Unser Servicepartner Fiskaly übernimmt die Anmeldung beim Finanzamt vollautomatisch. Das bedeutet:

• Kein manueller Aufwand für unsere Kunden
• Rechtssicherheit durch eine ordnungsgemäße Anmeldung
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Dank dieser Partnerschaft bleiben LocaFox-Kunden sorgenfrei und können sich auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren, während wir uns um die gesetzlichen Anforderungen kümmern.

Fazit

Die neue Meldepflicht für elektronische Kassensysteme 2025 ist ein weiterer Schritt in Richtung steuerliche Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Wer ein elektronisches Kassensystem nutzt, sollte sich rechtzeitig um die Anmeldung kümmern, um Bußgelder zu vermeiden. LocaFox-Händler profitieren dabei von einer vollautomatischen Lösung durchunseren Servicepartner Fiskaly, sodass sie sich um nichts kümmern müssen.

Sie haben noch Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne oder informieren Sie sich auf unserer Website über unsere Kassensysteme und die neuesten gesetzlichen Anforderungen!

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^Quellen:

• ^{Bundesministerium der Finanzen: Meldepflicht für elektronische Kassensysteme‍}
• ^{Haufe Fachportal: Meldung von Kassensystemen ans Finanzamt‍}
• ^{Kassensicherungsverordnung (KassenSichV): Gesetzestext auf Gesetze-im-Internet}
• ^{LocaFoxHelp Center: Anmeldung digitaler Kassensysteme beim Finanzamt}