Was ist die Kassennachschau?

Die Kassennachschau wurde am 01. Januar 2018 eingeführt. Geregelt ist diese in Abgabenordnung (AO) § 146b Kassen-Nachschau. Seither sind Prüfer des Finanzamts berechtigt, Einblicke in Dein Kassenbuch sowie das Kassensystem zu erhalten – und das völlig unangekündigt. Ähnlich wie die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) soll auch diese Regelung Manipulationen an der Kasse verhindern oder aufdecken.

Wie läuft eine Kassennachschau ab?

Eine Kassennachschau kann spontan und ohne Ankündigung durchgeführt werden. Die Prüfer des Finanzamts erscheinen dann während der Geschäftszeiten in Deinem Laden, weisen sich aus und fordern Einblick in die Kassenbücher und das Kassensystem. Solltest Du also samstags oder sonntags geöffnet haben – etwa, weil Du einen Imbiss betreibst – ist auch an diesen Tagen eine Kassennachschau möglich und rechtens. Anschließend wird der Prüfer Deine handschriftlichen und digitalen Aufzeichnungen und die Kasse selbst in den Blick nehmen. Möglicherweise fordert er auch eine Kopie oder eine digitale Übermittlung der Daten an, um diese später zu analysieren.

Darf ich die Kassennachschau verweigern?

Tatsächlich bist Du berechtigt, die Kassennachschau zu verweigern. Das Problem: Der Prüfer wird dann erst recht eine umfassende Betriebsprüfung veranlassen. Diese ist dann deutlich aufwendiger und kann nicht mehr abgelehnt oder hinausgezögert werden. Eine Kassennachschau ist übrigens selbst dann möglich, wenn Du selbst als Geschäftsführer nicht anwesend bist. Der Prüfer wird dann über einen Deiner Mitarbeiter die gewünschten Auskünfte einholen. Unser Tipp: Falls Du seltenpersönlich im Geschäft anwesend bist, solltest Du einen Mitarbeitenden Deines Vertrauens genau in die Kassenbücher und das Kassensystem einweisen. Eventuell kann auch Dein Steuerberater spontan die Kassennachschau begleiten. Es gibt aber noch weitere Möglichkeiten, wie Du Dich auf die Kassennachschau vorbereiten kannst.

Wie bereite ich mich auf die Kassennachschau vor?

Das Wichtigste zuerst: Natürlich sollte Dein Kassensystem allen rechtlichen Anforderungen entsprechen und TSE-konform sein. Nutzer digitaler Kassensysteme wie dem von LocaFox sind hier klar im Vorteil. Denn diese sind von Haus aus rechtskonform und erfüllen auch die TSE-Pflicht. Außerdem solltest Du auf eine saubere, ordentliche und aktuelle Buchführung achten. Auch hier ist ein digitales Kassensystem hilfreich, da alle relevanten Daten sicher in der Cloud gespeichert und in Sekundenschnelle übersichtlich zusammengestellt werden können. Das weiß dann auch der Prüfer des Finanzamtes zu schätzen. Du willst auf Nummer sicher gehen? Dann stelle Dir vorab selbst die folgenden Fragen:

• Sind meine Einnahmen und Ausgaben vollständig erfasst und klar voneinander getrennt?
• Wurden alle Kassenbons fortlaufend nummeriert?
• Habe ich Rechnungen nachträglich geändert?
• Sind alle relevanten Daten elektronisch abrufbar?
• Passen meine Warenbestände zu den Daten (Prüfer zählen hier gerne mal die Pizzakartons und ähnliche Verpackungen nach)?
• Speichere ich die Daten die erforderlichen zehn Jahre?
• Habe ich eine auf meinen Betrieb angepasste Verfahrensdokumentation?
• Erfüllt meine Kasse die TSE-Pflicht?

Gerade der letzte Punkt zur Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ist relevant. Denn die TSE-Pflicht ist bereits seit 2020 ein Thema, das immer wieder die Finanzämter und den Einzelhandel beschäftigt. Während der Corona-Pandemie und auch aus technischen Gründen wurden bisher nur wenige Prüfungen durchgeführt. Das ändert sich nun allerdings rasch. Gut, wenn Du ein Kassensystem wie das von LocaFox verwendest, das alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Übrigens: Solltest Du Fragen zu der Prüfung haben, stehen wir Dir gerne mit unserer Erfahrung zur Seite!

Kassennachschau: Wann muss ich mit Strafen rechnen?

Deine Kassendaten sind unvollständig, fehlerhaft oder wurden nachweislich manipuliert? In diesem Fall wird der Finanzbeamte eine Außenprüfung vornehmen. Diese wurde früher auch als Betriebsprüfung bezeichnet und nimmt alle unternehmerischen, finanziellen und steuerlichen Aspekte Deines Betriebes genau unter die Lupe. Meistwerden dabei gleich die letzten drei Jahre geprüft. Weisen Dein Kassensystem oder die Buchführung eklatante Mängel auf, wird das Finanzamt eine Schätzung der Besteuerungsgrundlage vornehmen. Das heißt: Du musst mit hohen Steuernachzahlungen rechnen, die eventuell die Existenz Deines Betriebes bedrohen. Außerdem kann ein zusätzliches Bußgeld von 25.000 Euro verhängt werden.

Schützt ein digitales Kassensystem vor Nachzahlungen oder Schätzungen?

Digitale Kassensysteme bieten Dir einen optimalen Überblick über Deine Buchführung und speichern alle Datensicher in der Cloud. Doch wie bei jedem anderen System ist auch hier der richtige Umgang entscheidend. Ein digitales Kassensystem ist daher ein cleveres Tool für Unternehmer im Einzelhandel, aber keine Garantie für eine korrekte Buchführung. Bei LocaFox stehen wir Dir deshalb mit einer persönlichen Beratung, einem umfassenden Service und jeder Menge Tipps für den Umgang mit Deinem digitalen Kassensystem zur Seite. Ein weiterer Ratschlag: Wähle einen Steuerberater, der sich mit digitalen Kassensystemen auskennt und weiß, worauf bei einer Kassennachschau zu achten ist. Denn teilweise sind die Prüfer selbst nicht mit modernen Kassensystemvertraut und eine Begleitung durch Deinen Steuerberater kann dazu beitragen, dass wichtige Fragen schnell und kompetent geklärt werden.

Kassennachschau: Nutze unsere Beratung und Expertise

Bei LocaFox kennen wir die Herausforderungen des Einzelhandels. Deshalb bieten wir Dir nicht nur intelligente Lösungen für ein digitales Kassensystem, sondern stehen Dir auch darüber hinaus beratend zur Seite. Ruf uns gerne an oder schreibe uns eine Nachricht: Wir freuen uns darauf, Dich und Dein Unternehmen kennenzulernen!