‍Kassenbeleg, Quittung, Bon und Rechnung: Was ist der Unterschied?

Begriffe wie Kassenbon, Rechnung oder Quittung werden häufig als Synonyme verwendet. Das mag im Alltag verständlich sein, ist aber nicht korrekt. Denn es existieren einige wichtige Unterschiede, die Du kennen solltest.

• Beleg:  Der Beleg ist so etwas wie die Oberkategorie unter der alle Dokumente zum Nachweis eines geschäftlichen Vorgangs zusammengefasst werden.
• Kassenbon: Der Bon wird von elektronischen Kassensystemen automatisch generiert. Dieses Dokument weist nach, dass Du eine Ware oder Dienstleistung verkauft hast.
• Quittung: Mit einer Quittung bestätigst Du den Empfang einer Bezahlung. Quittungen werden meist dann ausgestellt, wenn der Kunde die gekaufte Ware oder     Dienstleistung steuerlich absetzen kann.
• Rechnung: Rechnungen allein sind noch kein Zahlungsbeleg. Sie sind nur ein Hinweis, dass Du ein Produkt an den Kunden ausgeliefert hast, dieses aber noch nicht (vollständig) bezahlt wurde.

Es gibt noch weitere Unterschiede. In diesem Beitrag beschäftigen wir uns aber vor allem mit dem Kassenbeleg, der für Dich als Geschäftsinhaber oder Ladenbesitzer im Einzelhandel tagtäglich eine erhebliche Rolle spielt.

Einzelhandel: Muss ich einen Beleg ausstellen?

Als Einzelhändler oder Ladeninhaber verwendest Du mittlerweile sicher ein modernes Kassensystem. Digitale Lösungen wie die von LocaFox haben viele Vorteile, sind aber natürlich auch mit rechtlichen Pflichtenverbunden. Ein Beispiel ist die bereits erwähnte Belegausgabepflicht. Diese wurde am 01. Januar 2020 eingeführt und soll Manipulationen an den digitalen Kassendaten verhindern und Dir als Einzelhändler Rechtssicherheit geben. Von der Belegausgabepflicht befreit sind bislang nur offene Ladenkassen. Hier muss ein Beleg nur auf ausdrücklichen Wunsch des Kundenausgestellt werden.

Was gehört auf einen Kassenbon?

Ein Blick in das Portemonnaie zeigt: Belege, Bons und Quittungen sind recht unterschiedlich gestaltet. Dennoch existieren bestimmte Pflichtangaben, die Du als Ladeninhaber im Einzelhandel beachten musst. Diese sind in § 6 KassenSichV wie folgt definiert:

✓  Der vollständige Name und die Anschrift Deines Unternehmens.

✓ Das genaue Datum und der Zeitpunkt des Kassenvorgangs und seiner Beendigung.

✓  Die Art und die Menge der verkauften Ware oder Dienstleistung.

✓  Die genaue Summe und der entfallene Steuerbetrag sowie der jeweilige Umsatzsteuersatz.

✓  Ein Hinweis, falls eine Steuerbefreiung gilt.

✓  Eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer sowie die Seriennummer der elektronischen Kasse.

Auch die TSE-Informationenmüssen auf dem Kassenbeleg dargestellt werden – entweder als Liste oder in Form eines QR-Codes. In einigen Fällen werden auch beide Varianten abgebildet. Über den QR-Code kann der Prüfer wesentlich schneller feststellen, ob alles seine Richtigkeit hat. Denn der QR-Code enthält die Signatur der Daten auf dem Kassenbon und vereinfacht so das digitale Auslesen des Bons – etwa per App. Übrigens: Mehr zum Thema Technische Sicherheitseinrichtung erfährst Du in diesem Beitrag.

Reicht ein digitaler Beleg?

Ja – Du darfst den Kassenbon oder Kassenbeleg auch digital ausstellen. Falls Du diesen per E-Mail versenden möchtest, musst Du den Kunden allerdings kontaktieren können und auch dürfen. Bei LocaFox gibt es die weiter oben vorgestellte Möglichkeit, den QR-Code zu scannen. Der Kunde erhält den Bon anschließend als PDF auf sein Smartphone und muss keine weiteren Daten angeben. Mit einem digitalen Kassensystem können Abläufe wie dieser also einfach und rechtssicher durchgeführt werden. Das hat sich herumgesprochen. Immer mehr Kunden akzeptieren daher digitale Kassenbelege. Denn so wird zudem überflüssiger Papiermüll vermieden. Das schont die Umwelt und entlastet zugleich Dich als Unternehmer. Papier und Druckerpatronen sind schließlich teuer. Da gerade Druckerpatronen zudem eine Belastung für die Umweltdarstellen, erhältst Du bei uns nachhaltiges Öko-Bonpapier. Bei LocaFox verwenden wir außerdem Thermobondrucker, die keine klassischen Druckerpatronenbenötigen und daher eine nachhaltige Alternative darstellen.

Kassenbeleg ausstellen: Wer berät mich?

Du bist Gründer oder bereits als Unternehmer im Einzelhandel aktiv? Du möchtest mehr über die Belegausgabepflicht, das Ausstellen des Kassenbons oder die Möglichkeiten digitaler Kassensysteme erfahren? Wir beraten Dich gerne persönlich und freuen uns auf Deine Fragen.

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