Auf dieser Seite können Sie die neuen Funktionen und Anpassungen des aktuellen Updates Ihres LocaFox POS jederzeit und in Ruhe nachlesen.

Unsere Updates werden stets schrittweise in sogenannten Batches veröffentlicht. Ab dem ersten Tag der Veröffentlichung erhalten alle Kassen das aktuelle Update innerhalb weniger Tage. 

Wir listen hier die Highlights des aktuellen Updates und der vorangegangenen Versionen auf.

Benutzergruppen Verwaltung (M- & L-Paket)

Legen Sie individuelle Benutzergruppen an und verteilen Sie Berechtigungen in der LocaFox App und dem LocaFox Backoffice anhand Ihrer persönlichen Bedürfnisse. Bis jetzt war es lediglich möglich Benutzer einer von vier vordefinierten Benutzergruppen zuzuteilen (Administratoren, Kassenpersonal, Betriebsprüfung, Steuerberater). Nun können Sie den Zugriff auf Bereiche in der Kassenapp und dem Backoffice nach Ihren Vorstellungen den Benutzern zuteilen.

Mehr Informationen zu den Benutzergruppen finden Sie hier

Gruppenrabatte (M- & L-Paket)

Ab sofort können Sie Ihren Produkten vordefinierte Rabatte zuteilen. Wenn Sie möchten, dass automatisch ein Rabattwert in Prozent oder Euro beim Verkauf bestimmter Produkte ausgewählt wird, so haben Sie nun über die Produktlabel-Funktion die Möglichkeit dazu. Bis jetzt musste der Rabatt an der Kasse auf Produkt- oder Warenkorbebene hinzugefügt werden. Saisonale Rabattaktionen werden so deutlich einfacher zu implementieren.

Mehr Informationen zu den Gruppenrabatten finden Sie hier

Preisübernahme in neue Filialen

Durch das Premium Plus Paket erhalten Sie die Möglichkeit mehrere Filialen zu verwalten. Bei der Anlage einer neuen Filiale im Backoffice, sollen eventuell die bisherigen Preise aus einer anderen Filiale übernommen werden.

Dafür haben wir Ihnen eine Möglichkeit in der Händlerdatenpflege geschaffen. Während Sie die neue Filiale einrichten, können Sie wählen, aus welcher Filiale die Preise übernommen werden sollen.

Dies ermöglicht es Ihnen Ihre Filiale individuell einzurichten. Wird keine Auswahl getroffen, so werden die Produkte mit einem Preis von 0,- € übernommen.

Inventur 

Wir haben die Inventur um die Möglichkeit erweitert, dass Sie nun auswählen können, ob Sie nur aktive oder auch inaktive Produkte in Ihrer Inventur-Vorlage aufgelistet bekommen.

Oftmals wird Saisonware inaktiviert und soll zur Inventur nicht aufgelistet und mitgezählt werden. 

Wenn Sie über den Inventur – Datenimport eine Vorlage erstellen, könne Sie über die entsprechende Checkbox nun diese Auswahl treffen.

Export = Import

Durch den überarbeiteten Produktdatenimport, können Sie jetzt Ihre Produktdaten jederzeit punktgenau und spielend einfach aktualisieren, da der Export nun das gleiche Format wie der Import erhalten hat. Das ist besonders praktisch, wenn Sie für zahlreiche Produkte zeitgleich Änderung vornehmen wollen.

Zunächst wird ein Export der zuvor importierten (angelegten) Produkte erstellt. Die Produktdaten können nach

• aktiven oder inaktiven + aktiven Produkten

• einzelnen Filialen

• erweiterter oder normaler Vorlage

gefiltert und exportiert werden. 

Anschließend können sämtliche Attribute eines Produktes geändert werden und abschließend wieder in das das System überführt werden.

Dieser Schritt wird Ihnen viel Arbeit erleichtern, da die Informationen nicht mehr von einer Export- zu einer Importliste überführt werden müssen. Es gibt nur noch eine Liste im ständig selben Format.

Alles noch einmal Schritt für Schritt zum nachlesen im Hilfe-Center: Hilfe-Center – Ex- und Import 

Gutscheine exportieren und deaktivieren

Ab sofort stehen Ihnen weitere Möglichkeiten zur Verfügung Gutscheine zu verwalten. 

Die neuen Funktionen sind:

• Deaktivierung von Gutscheinen, damit diese nicht mehr eingelöst werden können

• Aktivierung von deaktivierten Gutscheinen

• Filter nach aktiven und inaktiven Gutscheinen

• Übersicht des Verlaufs einzelner Gutscheine

• Export via CSV, XLS oder XLSX

  Einen vollständigen Überblick der neuen Funktionen erhalten Sie hier: Hilfe-Center – Gutscheine

Neukundenanlage bei der Rechnungserstellung

Kunden, die die Rechnungsstellung und die Kundendatenbank gebucht haben, wissen, dass es teilweise etwas länger dauern kann, wenn vor der eigentlichen Rechnungserstellung der neue Kunde erst in der Kundendatenbank angelegt werden muss.

Um dies zu umgehen, kann nun bei Rechnungserstellung direkt ein Haken gesetzt werden, so dass man die Rechnung für einen neuen Kunden erstellt, den man auch gleichzeitig in der Kundendatenbank anlegen möchte.

Sie können nach der Rechnungserstellung auf den automatisch angelegten Kunden klicken und weitere Informationen nachtragen. Insgesamt wird Ihnen nun ein Schritt erspart.

ZVT-Verbindungssymbol

Mit dem aktuellen Update spielen wir ein Symbol ein, mit dem Sie überprüfen können, ob die ZVT-Verbindung zu Ihrem ZVT EC-Terminal aktiv ist oder unterbrochen wurde.

Bei einer aktiven Verbindung wird Ihnen dieses Symbol in der Kassenanwendung angezeigt:

Somit wissen Sie stets sofort Bescheid, ob Ihr Terminal mit der Kasse verbunden ist.

Sollte es zu einem Verbindungsabbruch kommen, wird Ihnen dieses Symbol angezeigt:

QR-Code kleiner

Durch die TSE wird ein QR-Code auf den Kassenbon gedruckt, der Ihnen im Falle einer Prüfung den Kontrollvorgang erleichtert. Diesen haben mit diesem Update deutlich verkleinert, damit Sie auch mit QR-Code noch Papier sparen können.

Der QR-Code ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Enthält der Bon aber zusätzlich einen QRCode, kann eine Kassennachschau u. U. bereits beendet sein, wenn die Beleg-Verifikation funktioniert und die Integrität und Authentizität der Aufzeichnungen durch den beauftragten Amtsträger mit einzelnen Bons geprüft werden kann.

Ist kein QR-Code vorhanden, muss entweder aus dem Aufzeichnungssystem (DSFinVK) oder aus der TSE (EDS) ein Datenexport vorgenommen werden, damit eine Prüfung der Daten erfolgen kann. Eine eventuell vermeidbare Störung des Betriebsablaufs kann somit in diesen Fällen nicht unterbleiben.

Technische Sicherheitseinrichtung

Auf Grund der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) müssen bis zum 30. September 2020 in Deutschland alle Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgerüstet sein. Dies hat zur Folge, dass Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme den neuen Anforderungen entsprechend aufgerüstet oder ersetzt werden müssen. Dies dient dem Schutz vor Manipulation von digitalen Aufzeichnungen in Unternehmen und soll die Veränderung von Kassendaten verhindern. Vereinfacht gesagt, sollen sämtliche Transaktionen der Kasse mit zusätzlichen Informationen digital signiert werden und zur Prüfung durch das Finanzamt bereitgestellt werden.

Mit dem aktuellen Update erhalten Sie alle relevanten Softwarekomponenten, damit das LocaFox POS mit einer technischen Sicherheitseinrichtung  und mit den neuen Vorgaben arbeiten kann.

Über das Backoffice können Sie Ihre technische Sicherheitseinrichtung bei uns erwerben. Dafür loggen Sie sich wie gewohnt in Ihr Backoffice ein. Dort finden Sie auf der Startseite Informationen zum Kauf Ihrer TSE.

Beachten Sie bitte, dass je Kasse (je Bondrucker) eine eigene technische Sicherheitseinrichtung benötigt wird

Nach der Installation und Inbetriebnahme der TSE werden weitere Informationen auf Ihren Kassenbon gedruckt:

• Transaktionsnr.: Eine eindeutige und von der TSE signierte fortlaufende Nummer der Transaktion.

• Start: Das genaue Datum und die Zeit, wann die TSE mit der Bearbeitung der Transaktionsinformationen begonnen hat.

• Finish: Das genaue Datum und die Zeit, wann die TSE die Bearbeitung der Transaktioninformationen beendet hat

• Seriennummer: Die Seriennummer der TSE. Sie besteht aus Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen.

• Signaturcount: Ein interner Zählwert der TSE. Dieser weicht von der Transaktionsnr. ab, da z.B. auch der Start einer Transaktion, sowie Aktualisierung und Beendigung fortlaufend gezählt/protokolliert werden.

• Zeitformat: Das von der TSE verwendete Format für die Aufzeichnungs(Log)-Zeit der Absicherung.

• Algorithmus: Das bezieht sich auf die Art des Vorgangs, wie aus den Bondaten eine Signatur errechnet wird. In unserem Fall wird der Algorithmus “ecdsa-plain-SHA384” verwendet.

• Signatur: Prüfwert – berechnet von der TSE anhand der Daten aus dem Kassiervorgang

• PublicKey: Öffentlicher Verifikationsschlüssel.

• QR-Code: Diese Angabe ist optional, aber sie enthält alle Fiskalisierungsdaten und ermöglicht den Finanzbehörden eine Prüfung per Scan.

Zusätzlich erhalten Sie einen TSE TAR und einen KassenSichV Export. Diese Exporte enthalten alle Daten, die Sie für Finanzamt und Prüfung benötigen. Diese Dokumente finden Sie in der Berichte Sektion in Ihrem Backoffice.

Weitere Informationen zur Kassensicherungsverordnung und zur Installation der TSE finden Sie: HIER

Digitaler Kassenbon

Seit dem 1. Januar 2020 gilt in Deutschland die Belegausgabepflicht, was die Pflicht zur Ausgabe von Bons und Belegen an Ihre Kundschaft mit sich brachte. Ein Beleg muss dabei laut Gesetz nicht in Papierform aus- und mitgegeben werden, sondern kann auch elektronisch zum Kunden übermittelt werden. Das Erstellen des Belegs muss lediglich in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorgang erfolgen.

Viele Händler wollen einen Beitrag zum Umweltschutz leisten und gerne trotz des Gesetzes die Menge an gedruckten Bonpapier reduzieren. Daher bieten wir Ihnen ab sofort die Möglichkeit diese Belege auch elektronisch zu übermitteln.

QR-Code scannen

In Zukunft erhalten Sie in Ihrem Checkout-Fenster eine zusätzlich Schaltfläche, um einen QR-Code anzeigen lassen zu können, den der Kunde mit seinem Handy abscannen kann.

Ihr Kunde hat die Möglichkeit den QR Code mit seinem Handy zu scannen. Voraussetzung ist eine QR Code Scanner App auf dem Gerät des Kunden, um sich dann einen digitalen Beleg auf das Gerät herunterzuladen. Danach können Sie die Anzeige schließen und sich dem nächsten Verkauf widmen.

Diese Funktion bieten wir Ihnen als Erweiterung für Ihr System als Zusatzmodul an. Haben Sie Interesse, dann freuen wir uns, wenn Sie Kontakt zu uns aufnehmen.

Übrigens: auch Gutscheine können Sie auf diesem Weg so Ihren Kunden schicken.

E-Mail senden

Falls Sie Papier einsparen wollen, Ihr Kunde aber QR-Codes nicht abscannen kann, können Sie den digitalen Bon auch per E-Mail versenden. Dafür haben Sie ebenfalls im Checkout die Möglichkeit dazu.

Nachdem der Beleg per Email versendet wurde, erhält der Empfänger eine E-Mail. Sie können sich dann bereits dem nächsten Kunden zuwenden.

Diese Funktion können Sie sofort mit der LocaFox Kundendatenbank nutzen. Haben Sie noch keine Kundendatenbank aber Interesse daran, dann nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf.

Übrigens: auch Gutscheine können Sie auf diesem Weg so Ihren Kunden schicken.

Namen auf dem Kassenbon

Auf Grund der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) war es bisher nicht erlaubt den Namen Ihrer Kassierer/innen auf den Kassenbon zu drucken. Stattdessen musste der Name verschlüsselt werden.

Viele Kunden haben sich gewünscht, dass dennoch der vollständige Name anstatt einer ID angezeigt wird, wenn dies auch vom Personal so freigegeben wird.

Wir geben Ihnen mit diesem Update die Möglichkeit, den Namen Ihrer Kassierer/innen wieder auf dem Kassenbon zu aktivieren. Voraussetzung dafür ist das Einverständnis Ihres Personals, damit Sie weiterhin konform nach DSGVO arbeiten. Halten Sie dies am besten schriftlich fest.

Dafür muss der Geschäftsführer bzw. Administrator im Backoffices auf die “Bon-Layout” Übersicht klicken. Dort gibt es nun durch eine Checkbox eine Auswahl, den Namen des Kassierers anzuzeigen.  Diese Checkbox ist grundsätzlich deaktiviert und muss auf Wunsch manuell aktiviert werden. Wird die Checkbox aktiviert und die Änderungen abgespeichert, wird der Name des Kassenpersonals auf dem Kassenbon erscheinen. In der Vorschau wird nach dem Speichern ebenfalls ein Name angezeigt.

Die Funktion steht allen Kunden ab dem Softwarepaket Starter zur Verfügung.

Es stehen noch weitere Funktionen mit dem LocaFox System bereit. Bei Interesse oder Fragen wenden Sie sich bitte direkt an die 030 120 21 0000.

Digitale Kassensysteme bieten Händlern viele Vorteile in Bezug auf Zeit, Geld und Arbeitsaufwand. Für das Finanzamt ist es im Allgemeinen jedoch schwierig geworden, die Systeme zu kontrollieren.

Die Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV), ist eine Rechtsverordnung des Bundesfinanzministeriums zur Präzisierung der steuerrechtlichen Mitwirkungspflichten bei aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfällen. Diese erweitert die bisherigen Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD).

Neue technische Maßnahmen sollen für mehr Transparenz und Sicherheit sorgen. Daher erwartet der Gesetzgeber mit 2020 im Rahmen der KassenSichV zusätzliche technische Sicherheitseinrichtungen (kurz TSE) von allen Kassenherstellern, um eine bessere Kontrolle zu gewährleisten.

Unternehmen, die keine technische Sicherheitseinrichtung in den Kassen verwenden, machen sich strafbar. Der Gesetzgeber droht bei Nichteinhaltung mit Strafen von bis zu 25.000 € und einer Steuerschätzung.

Worauf muss sich eingestellt werden?

Ab dem 1. April 2021 gilt für jeden ohne Ausnahme die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Jedes Kassensystem muss demnach eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) einsetzen. Dem Finanzamt ist diese TSE unverzüglich mitzuteilen.

Eine bisherige Nichtbeanstandungsfrist galt bis zum 30. September 2020 und wurde vom Finanzamt unter den strengen Voraussetzungen eines Erlasses nicht beanstandet, wenn eine TSE längstens bis zum 31. März 2021 nicht implementiert wurde.

Spätestens ab dem 1. April 2021 ist nun jedes Kassensystem durch die KassenSichV mit einer TSE zu schützen, um künftig vor Manipulationen an digitalen Kassensystemen zu schützen.

Wie erhalten Sie die TSE?

Eine TSE können Sie mit dem KassenSichV Paket über die Startseite Ihres Backoffice erwerben. Unter Details anzeigen erhalten Sie weitere Informationen und können sofort bestellen. Die Lieferung erfolgt in wenigen Werktagen.

Hier erhalten Sie Informationen zur Inbetriebnahme.

Seit Anfang August steht ein Sicherheits-Update bereit und sollte mittlerweile bei Ihnen installiert sein. Sollten Sie noch kein Update erhalten haben so nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf.

Zusätzlich erhalten Sie Zugriff auf neue Berichte innerhalb der Bericht Sektion in Ihrem Backoffice, um die geforderten Informationen bei einer Prüfung zur Verfügung stellen zu können.

Wie funktioniert die technische Sicherheitseinrichtung?

Die Sicherheitseinrichtung besteht aus den folgenden drei Komponenten:

• Sicherheitsmodul
• Speichermedium
• einheitliche digitale Schnittstelle

Das elektronische Aufzeichnungssystem wird dann für jeden Geschäftsfall die folgende Daten erfassen:

• Beginn des Vorgangs
• Art des Vorgangs
• eindeutige, fortlaufende Transaktionsnummer
• Daten des Vorgangs
• Zahlungsart
• Zeitpunkt der Beendigung/des Abbruchs
• Prüfwert
• Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls

Die TSE wird von Ihnen schnell und einfach an jeden Bondrucker des Kassensystem angeschlossen und steht im ständigen Austausch mit dem LocaFox POS Kassensystem.

Nach dem Erhalt der technischen Sicherheitseinrichtung packen Sie diese zunächst aus. Legen Sie sich die mitgelieferte Installationseinrichtung zur Seite und stellen Sie sich Ihren Bondrucker zurecht.

Wichtig: Bitte installieren Sie zuerst die Sicherheitseinrichtung anhand der mitgelieferten Installationsanleitung.

Ansicht des Druckers nach der Installation der TSE

Nach der Installation der Sicherheitseinrichtung wird der Drucker eingeschaltet, nachdem die Abdeckung wieder befestigt und er wieder ans Stromnetz angeschlossen wurde. Ein rotes Ausrufezeichen-Symbol (Fehler-LED) blinkt am Drucker.

Öffnen Sie die App und klicken Sie im Kassen-Menü auf die Einstellungen. In den Einstellungen wird der Drucker wie nachfolgend beschrieben verbunden.

Drücken Sie zunächst auf übernehmen.

Wenn die Einstellungen anschließend wieder geöffnet werden, wird ein “TSE” Schriftzug mit einem “Start der Installation” Feld angezeigt.

Drücken Sie bitte auf „Start der Installation“.

Mit der Kassensicherungsverordnung müssen sämtliche Kassen und die verwendete technische Sicherheitseinrichtung gemeldet werden, sobald die elektronische Übermittlungsmöglichkeit besteht. Spätestens zum 31.03.2021 muss die Registrierung beim zuständigen Finanzamt erfolgt sein.

Betroffen sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme. Jede verwendete technische Sicherheitseinrichtung muss  beim Finanzamt gemeldet und registriert werden.Die Meldung beim Finanzamt kann durch den Steuerpflichtigen selbst oder den Steuerberater erfolgen.

Für die Meldung werden folgende Informationen übergeben:

Betriebsstätte der Kasse

Das mitzuteilende elektronische Aufzeichnungssystem ist einer Betriebsstätte eindeutig zuzuordnen. Die Abgabe einer Mitteilung hat getrennt für jede Betriebsstätte zu erfolgen. Es können mehrere elektronische Aufzeichnungssysteme pro Betriebsstätte in einer Mitteilung übermittelt werden.

Ordnungskriterium

Der Steuerpflichtige hat im Zuge der Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO als eindeutiges Zuordnungskriterium seine Steuernummer mitzuteilen. Er kann zusätzlich seine Identifikationsnummer gemäß § 139b AO übermitteln. Nach der Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer gemäß § 139c AO ist diese zu übermitteln.

Art der zertifizierten Sicherheitseinrichtung

Die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nach § 146a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 AO setzt sich aus der Zertifizierungs-ID sowie der Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zusammen.Die Anforderungen an die Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ergibt sich einer technischen Richtlinie BSI TR-03153. Die Zertifizierungs-ID wird durch das BSI vergeben und besitzt folgendes Format: BSI-K-TR-nnnn-yyyy. Hierbei bedeutet nnnn eine vierstellige Nummerierung, yyyy eine vierstellige Jahreszahl.

Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

Eine Auswahl zur Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems wird im Meldeverfahren vorgegeben.

Anzahl der insgesamt eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme

Jedes einzelne verwendete elektronische Aufzeichnungssystem ist in der Mitteilung aufzuführen.

Sollten in Verbundsystemen mehrere Geräte mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung verbunden sein, so ist jedes einzelne verwendete Gerät dem Finanzamt mitzuteilen. Sofern einzelne elektronische Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion im Sinne von § 146a AO i.V.m. § 1 Satz 1 KassenSichV verbunden wurden, ist nur das elektronische Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion und nicht die damit verbundenen elektronischen Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion mitteilungspflichtig.

Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssytems

Sie ist herstellerabhängig und von der Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung sowie der Zertifizierungs-ID zu unterscheiden. Die Seriennummer muss jedes elektronische Aufzeichnungssystem i.S.d. § 146a AO i.V.m. § 1 Satz 1 KassenSichV eines Herstellers eindeutig identifizieren (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 3.6.1).

Datum der Anschaffung

Werden elektronische Aufzeichnungssysteme nicht erworben, sondern z. B. geleast oder geliehen, ist statt des Anschaffungsdatums das Datum des Leasingbeginns / Beginn des Leihvertrags / Beginn der Zurverfügungstellung zu übermitteln. Die §§ 145 ff. AO bleiben unberührt.

Datum der Außerbetriebnahme

Die Mitteilung über die Außerbetriebnahme aller bisher im Betrieb eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme kann mit einer Mitteilung je Betriebsstätte / Einsatzort insgesamt erfolgen, ohne jedes einzelne elektronische Aufzeichnungssystem einzeln aufführen zu müssen.

Derzeit kann es nach der Installation des TSE Upgrade-Kits zu Fehlermeldungen und/oder eingefrorenen Bildschirmen kommen. Diese Fehler wurden uns berichtet und wir haben den Sachverhalt nun genauer prüfen können.

Die derzeitigen Fehler werden nicht durch das Programm, sondern durch das Zusammenspiel Drucker und TSE verursacht. Nach ersten Informationen von der Firma Epson, ist die Fehlermeldung durch eine instabile Stromversorgung des Upgrade-Kits begründet. Wenn also mehrere Verbraucher an den Bondrucker angeschlossen sind, kommt es zu einer schwankenden Stromversorgung der TSE – das Kassenprogramm empfängt kein Signal mehr von der TSE und es wird eine Fehlermeldung angezeigt. In seltenen Fällen bleibt der Bildschirm eingefroren.

Wir haben in den letzten Wochen durch mehrere Updates versucht, den Fehler selbst zu beheben, haben aber keinen Zugriff darauf. Zum jetzigen Zeitpunkt sind wir auf eine Lösung von Epson angewiesen, die wir Ihnen in Kürze präsentieren wollen.Dazu stehen wir im ständigen Kontakt mit Epson, um schnell zusammen diesen Umstand für Sie zu korrigieren.

Wir möchten Ihnen die Sorge nehmen, dass Sie nicht abgesichert sind und Ihnen ein weiteres Vorgehen empfehlen.

TSE Upgrade-Kit 

Wenn Sie ein Upgrade-Kit bei uns bestellt haben und es eine Fehlermeldung und/oder einen eingefrorenen Bildschirm mit angesteckter TSE gibt, prüfen Sie bitte zuallererst den Sitz der Speicherkarte – dazu weitere Information weiter unten auf dieser Seite. Sollte es dazu kommen, dass weiterhin eine Fehlermeldung angezeigt wird, wie z.B. das keine TSE installiert ist oder die Verbindung nicht möglich ist, so kann es sein, dass dies mit der oben genannten Stromversorgung zu tun hat.Wir möchten Ihnen empfehlen, in diesem Fall zunächst die TSE noch einmal zu entfernen. Die Meldung, dass keine TSE installiert ist, stimmt in diesem Fall.

Alle Transaktionen werden wie bisher gespeichert. Sie brauchen sich keine Sorgen machen. Sie sind absolut konform. Sie können durch eine Rechnung vorlegen, dass Sie die TSE bereits bei uns erworben haben. Dadurch haben Sie korrekt nach KassenSichV gehandelt. 

Die Firma Epson erarbeitet eine Lösung mit der wir uns anschließend bei Ihnen zurückmelden. Wir informieren Sie darüber, wann Sie die TSE wieder anstecken können. In der Zwischenzeit ist alles konform, abgesichert und gut.

Fiskaldrucker

Seit 2020 verkaufen wir Fiskaldrucker mit integrierter TSE von der Firma Epson. Bisher sind uns keine Fälle bekannt, wo diese Fehlermeldung erscheint. Ein Upgrade-Kit ist nicht nötig, da eine TSE bereits eingebaut ist. Bitte nehmen Sie Kontakt zu uns auf, wenn es zu einer Fehlermeldung kommt.

Ohne TSE

Hier kann es zu keiner Fehlermeldung in diesem Zusammenhang kommen. Es wird jedoch angezeigt, dass keine TSE gefunden werden kann. Unternehmen müssen durch die KassenSichV eine technische Sicherheitseinrichtung vorweisen. Hier können sie alles zur Kassensicherungsverodnung und technischen Sicherheitseinrichtung nachlesen.

Sitz der Speicherkarte

Sollte die TSE-Einrichtung nicht erfolgreich verlaufen, wird folgende Meldung erscheinen:

Es konnte keine Verbindung zu Ihrer TSE hergestellt werden. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.

Es konnte keine Verbindung zu Ihrer TSE hergestellt werden. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.

Hier kann die Ursache darin liegen, dass die Speicherkarte nicht korrekt im Speichermodul sitzt. Um die Speicherkarte auf korrekten Sitz zu prüfen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Drucker vom Strom trennen2. Drucker herumdrehen und die Abdeckung auf der Unterseite des Druckers entfernen3. Das Speichermodul vom Drucker entfernen. Dazu zuerst die dazugehörige Schraube mit einem Schraubenzieher entfernen4. Speichermodul vorsichtig herausziehen5. Die Speicherkarte durch sanften Druck auf Sitz überprüfen. Bei einem klickenden Geräusch sitzt die Karte korrekt. Sollte sich die Speicherkarte nicht in dem dafür vorgesehenen Platz befinden, lässt sich die Abdeckung des Speichermoduls ebenfalls durch leichten Druck lösen und somit die Speicherkarte entnommen werden.6. Nach der Überprüfung des korrekten Sitzes der Speicherkarte befestigen Sie die TSE wieder laut mitgelieferter Anleitung

Nach dem Einbau der Sicherheitseinrichtung kann die Einrichtung in der Anwendung erneut ausgewählt und durchgeführt werden.

Wir haben unser Portfolio an TSEs erweitert und bieten nun auch aktiv die Cloud TSE Lösung der Fiskaly GmbH an. Die Fiskaly Cloud-TSE ist nun vollständig bis 2029 vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert und arbeitet zu 100% softwarebasiert. 

Sie benötigen nicht zwingend einen Laptop oder PC. Die erste Anmeldung können Sie auch an Ihrem neuen Tablet durchführen. Stellen Sie dazu bitte zunächst eine Internetverbindung her. Hierfür wählen Sie die Option „Einstellungen“ auf Ihrem Tablet aus, klicken auf „WLAN“ und wählen dort Ihr Netzwerk aus.

Folgend stehen Ihnen die Zertifikate der Fiskaly Cloud-TSE zum Download bereit:

• CSP-L – “Signature Server” [Download]
• SMAERS – “Connector” [Download]
• TR – “end2end Check”  [Download]

Alternativ finden Sie hier weitere Informationen zur Fiskaly Cloud TSE: https://www.fiskaly.com

Bevor Sie die LocaFox POS-App nutzen können, müssen Sie zuerst Ihre Geschäftsdaten im Backoffice anlegen. Hierzu befolgen Sie bitte die folgenden Schritte:

Besuchen Sie pos.locafox.de und loggen Sie sich mit den Zugangsdaten ein, die Ihnen zusammen mit der Willkommens-E-Mail zugeschickt wurden.

Wenn Sie sich das erste Mal anmelden, werden Sie aufgefordert, ein neues Passwort zu erstellen. Wir haben Ihnen lediglich ein temporäres Passwort für die erste Anmeldung geschickt. Ihr eigenes Passwort bewahren Sie bitte gut auf.

Nach dem Anmelden im Backoffice an Ihrem PC können Sie unter dem Menüpunkt „Einstellungen > Händlerdaten“ die Stammdaten Ihrer Firma sowie einzelne Filialen anlegen. Bitte achten Sie darauf, dass Sie die Pflichtfelder (mit einem roten Stern gekennzeichnet) ausfüllen.

• Händlernummer – wird Ihnen von LocaFox zugewiesen und per E-Mail zugesandt

• Firmenname – Name Ihrer Firma

• Eigentümer – Eingetragener Eigentümer Ihrer Firma; durch das “+” können auch mehrere Eigentümer hinterlegt werden

• Straße, Nr. – Straße und Hausnummer Ihres Geschäfts

• PLZ, Ort – Postleitzahl und Ort Ihres Geschäfts

• USt.ID – Umsatzsteuer-ID

• Unternehmensform – z. B. Einzelunternehmen, GmbH, GbR

• Bankdaten – für die Erstellung von Rechnungen

Außerdem müssen Sie mindestens eine Filiale anlegen. Sie legen neue Filialen über + Neue Filiale an. Neben den Adress- und Kontaktdaten können hier auch die jeweiligen Öffnungszeiten Ihrer Filialen gepflegt werden.

Sie können unter dem Menüpunkt „Einstellungen > Benutzer“ verschiedene Benutzer für Mitarbeiter Ihres Geschäfts oder z. B. für die Betriebsprüfung anlegen.

Um einen neuen Benutzer zu erstellen, klicken Sie auf +Neuer Benutzer.

Tragen Sie den Vornamen, den Nachnamen, sowie den Benutzernamen ein. Der Benutzername wird auf den Kassenzettel gedruckt. Anschließend geben Sie die E-Mail Adresse des Nutzers ein, damit bei Verlust des Passwortes schnell ein neues Passwort zugeschickt werden kann. Zuletzt vergeben Sie Passwort und/oder PIN. Das Passwort wird für den Zugang in das Backoffice benötigt. Der PIN erlaubt die Anmeldung in der Kassenanwendung.

Abschließend wird alles übernommen und gespeichert.

Benutzeranzahl und Benutzerrechte

Grundsätzlich können Sie beliebig viele Nutzer erstellen. So ist es Ihnen möglich, allen Ihren Mitarbeitern einen gesonderten Zugang zu erstellen.

Um den Zugang zu bestimmten Bereichen zu gewähren bzw. zu verbieten, wählen Sie für einen Benutzer die passende Benutzergruppe aus. Zur Auswahl stehen:

• Kassenpersonal – Benutzer der Kassen-App. Kein Zugang zum Backoffice. Reine Kassieraufgaben.

• Administratoren – Benutzer mit allen Rechten im Backoffice und der Kassen-App.

• Betriebsprüfung – Eingeschränkter Benutzer mit lesendem Zugang im Backoffice.

• Steuerberater – Eingeschränkter Nutzer mit lesendem Zugang im Backoffice und Exportberechtigung für die Berichtesektion.

Unter dem Menüpunkt Einstellungen > Bon-Layout können Sie die Gestaltung Ihrer Bons individualisieren. Sie haben die Möglichkeit, Ihr Geschäfts- oder Firmenlogo hochzuladen. Dieses wird dann auf jeden Bon und Rechnung gedruckt. Des Weiteren stehen Ihnen zwei Freitextfelder für individuelle Botschaften zur Verfügung, die ebenfalls Platz auf dem Bon finden.

Das Anlegen von Produktgruppen vereinfacht das organisierte Arbeiten mit dem LocaFox POS. Durch die Aufteilung in Top-Produktgruppen und Produktuntergruppen bestimmen Sie, wie die LocaFox POS Kassen-App aufgebaut ist. Beim erstmaligen Einrichten des Backoffices können Sie Ihrer Warenwirtschaft eine praxisgerechte Struktur geben. Die Produktgruppen geben Ihren Produkten eine Struktur und dienen der systematischen Gliederung, ähnlich wie bei Ordnern. Die Zuordnungen können jederzeit geändert und sogar gelöscht werden.

Die Erstellung von Produktgruppen im Backoffice

Um Ihre Produktgruppen anzulegen, klicken Sie im Hauptmenü auf den Menüpunkt Produktgruppen. Durch Klicken auf + Neue Top-Produktgruppe können Sie neue Produktgruppen anlegen und diese im Produktgruppen-Datenbereich benennen.

Um bestehende Produktgruppen zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen der Produktgruppe. Sie können sie in den Abteilungsdaten umbenennen. Durch Anklicken der beiden Pfeile können Sie die Reihenfolge der Produktgruppen anpassen. Durch das Verschieben der Produktgruppen im Backoffice nach oben/unten ändert sich auch die Anordnung der Produktgruppen in der Checkout-App. Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um eine Top- oder Unterkategorie zu löschen.

Die Artikelerstellung im Backoffice

Unter dem Menüpunkt Produkte können Sie Ihre Verkaufsartikel anlegen. Erstellte Produkte können über die Suchleiste leicht gefunden werden. Falls Sie mehrere Filialen betreiben, können Sie im oberen Bereich die entsprechende Filiale auswählen. Dort finden Sie auch die von Ihnen angelegten Produktgruppen. Auf der rechten Seite werden alle Artikel in Ihrer Bestandsverwaltung aufgelistet. Beachten Sie, dass Ihnen mehrere Filter zur Verfügung stehen, mit denen Sie Ihre Artikel filtern können. Zusätzliche Filter sind auch für Hersteller, Marken, Produktstatus (in / aktive Produkte) und Inventar / Produkte mit geringem Inventar verfügbar.

Erstellen Sie ein neues Produkt

Um ein neues Produkt anzulegen, klicken Sie unter dem Menüpunkt Produkte auf + Neues Produkt . Das Fenster Produkt bearbeiten wird geöffnet.

Basisdaten

Unter Stammdaten werden die wichtigen Daten für jedes Produkt angelegt. Pflichtangaben sind mit einem roten * gekennzeichnet.

Jedes Produkt erhält eine eigene interne Artikelnummer / SKU (Stock Keeping Unit) . Über diese Seite vergibt das System immer automatisch eine individuelle SKU. Sie können aber auch Ihre eigene Zahlen- und Buchstabenkombination wählen.

Eine GTIN / EAN / ISBN ist eine weltweit eindeutige Nummer. Meistens ist es ein Strichcode auf der Verpackung eines Produkts. Wenn Sie diese Nummer in dieses Feld eingeben, können Sie das Produkt im Verkaufsprozess scannen und in den Warenkorb legen.

Der Feldname, der vom Produkt hinterlegt wird, muss einen eindeutigen Namen haben. Der genaue Name liegt bei Ihnen, basiert jedoch in der Regel auf dem Namen des Produkts.

Durch das Hochladen von Bildern können Sie Ihren Produkten Bilder zuordnen. B. die Identifizierung des Produkts in der Kassen-App erleichtern. Alle JPG- und PNG-Dateien, die kleiner als drei Megabyte (3 MB) sind, werden für den Bild-Upload unterstützten.

Schließlich wird jedes Produkt einer angelegten Produktgruppe zugeordnet. Klicken Sie dazu einfach auf Produktgruppe auswählen . In dem sich daraufhin öffnenden Fenster können Sie dieses Produkt dann einer Produktgruppe unterordnen.

Angaben zu Inhalt und Menge

Angaben zu Inhalt und Verkaufsmenge eines Produktes können unter den Angaben zu Inhalt und Menge gemacht werden. Die Verkaufsmenge eines Produkts gibt den Betrag an, für den Sie das Produkt an die Kunden verkaufen.

Sie können die Einstellungen für Verkaufseinheit verwenden z.B. zwischen Stück, Packung oder Flasche unterscheiden. Anhand der Inhaltsauswahl können Sie dann die Menge an Inhalten bestimmen, für die Sie das Produkt an Ihre Kunden verkaufen möchten. Durch die Auswahl von Inhaltseinheiten können Sie die Einheit angeben, mit der das zu verkaufende Produkt beschrieben werden kann.

Es ist auch möglich, gewogenes oder gemessenes Gut über das Feld gemessenes / gewogenes Gut zu verteilen. Sie werden dann beim Verkauf aufgefordert, die gewogene oder gemessene Menge in die Kasse einzugeben.

Mit dem dynamischen Preis bestimmen Sie, ob Sie einen festen Verkaufspreis festlegen (dynamischer Preis: nein) oder ob beim Bezahlvorgang eine Tastatur eingeblendet werden soll, über die Sie selbst den aktuellen Verkaufspreis eingeben können (dynamischer Preis: ja).

Unter Bestandsführung legen Sie fest, ob der Bestand für Ihr Produkt geführt werden soll. Dies ist insbesondere für spätere Auswertungen des Absatzes interessant.

Dynamische Preise

Bei Produkten, für die kein fester Verkaufspreis ermittelt werden kann, besteht die Möglichkeit, Preise beim Verkauf manuell einzugeben. Die sogenannten Platzhalterprodukte mit dynamischen Preisen stehen stellvertretend für die anderen Sonderartikel einer Produktgruppe. Diese werden im Report den entsprechenden Warengruppen zugeordnet.

Wenn Sie während der Produktbearbeitung im Backoffice das Feld Dynamischer Preis auf “Ja” setzen, können Sie die Preise der Artikel beim Verkauf manuell auf Ihrem Tablet eingeben. Wählen Sie dazu einfach den entsprechenden Artikel in Ihrer Kassen-App aus und das folgende Fenster öffnet sich automatisch.

Produktvarianten

Wenn von einem Produkt verschiedene Versionen, sogenannte Varianten, vorliegen, können Sie über Produkt hat Varianten die entsprechenden Einstellungen vornehmen. Anschließend können Sie Eigenschaften (Farben, Größen etc.) definieren, die die Varianten grundlegend unterscheiden. Jeder dieser Eigenschaften werden dann unterschiedliche Werte zugewiesen. Im Beispiel werden den Eigenschaften Größe und Farbe unterschiedliche Werte zugewiesen.

Die verschiedenen Versionen werden dann in einer solchen Übersicht, einer sogenannten Variantenmatrix, angezeigt:

Tragen Sie dann die entsprechende Mehrwertsteuer und den Verkaufspreis unter dem blau geschriebenen Preis ein. Die Marge ergibt sich automatisch aus der Eingabe des Kaufpreises.

Sie können auch Ihren Einkaufspreis festlegen und die Marge definieren, dann wird daraus automatisch der Verkaufspreis berechnet.

Sie pflegen das Inventar, indem Sie auf das blau geschriebene Inventar klicken. Geben Sie im neuen Fenster unter Menge die Menge des Lagerbestands ein und drücken Sie Wareneingang .

Es kann auch eine Notiz eingegeben werden. Zusätzlich kann unter Min. ein Mindestbestand eingegeben werden. Lager . Durch Drücken von Speichern (Post) buchen Sie den Lagerbestand des Produkts.

Anzahlungen

Um einem Artikel einen Pfandbetrag hinzuzufügen, legen Sie den Pfandbetrag im Backoffice während der Produktbearbeitung unter Pfand fest.

Warnung zum Mindestbestand

Die Mindestbestandswarnung gibt Ihnen einen besseren Überblick über den Lagerbestand Ihrer Produkte. Sie sehen schnell, welche Produkte fast ausverkauft sind und können Ihre Nachbestellungen viel schneller organisieren.

In wenigen Schritten können Sie für jedes einzelne Produkt den Mindestbestand festlegen und bei Bedarf per E-Mail informiert werden.

In den Einstellungen Ihres Backoffice können Sie eine E-Mail-Adresse definieren, an die automatisch eine E-Mail gesendet wird, wenn ein Produkt seinen voreingestellten Mindestbestand erreicht. Dieser kann jederzeit ein- und ausgeschaltet werden.

Da nicht jedes Produkt gleich oft verkauft wird, wird der Mindestbestand für jedes Produkt individuell angepasst. Gehen Sie dazu wie gewohnt in die Produktbearbeitung für das ausgewählte Produkt. Sie können Ihren Mindestbestand auch dort festlegen, wo Sie Ihren Bestand bearbeiten.

Wenn der hier eingegebene Lagerbestand erreicht ist, werden Sie benachrichtigt und können Ihre Bestellungen aufgeben. Alternativ können Sie den Mindestbestand auch in der Produktpflegeübersicht einstellen.

Klicken Sie einfach auf die Zahl in der Bestandsspalte und es öffnet sich automatisch das Pop-Up-Fenster Bestände bearbeiten , in dem Sie auch den Mindestbestand eingeben können.

Produkte, die den Mindestbestand unterschreiten, sind auffällig gekennzeichnet:

Um einen besseren Überblick zu bekommen, können Sie nach dem Lagerbestand der Produkte filtern und die Produkte mit geringem Lagerbestand können unter dem Filter Produktstatus angezeigt werden.

Unter dem Menüpunkt Inventur im Backoffice können Sie eine Bestandsaufnahme aller Waren in Ihrem Geschäft oder Lager hinzufügen.

Drücken Sie bitte zunächst auf Jetzt starten.

Nun können Sie Ihre Inventur-Vorlage herunterladen. Ihnen stehen dabei zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

Wollen Sie Ihre Vorlage ausdrucken, um damit die Zählung in den Geschäftsräumen durchzuführen, so setzen Sie bitte den Haken bei im Druckformat. Nun können Sie Ihre Vorlage herunterladen.

Wenn Sie Ihre Vorlage auf dem Rechner ausfüllen wollen, dann entfernen Sie bitte den Haken bei im Druckformat. Anschließend können Sie sich unter Spalten jede Information in die Vorlage übernehmen, die Sie benötigen. Ihre Vorlage besteht somit aus mehr Spalten als im Format zur Druckausgabe.

Zusätzlich wird unter der Checkbox “im Druckformat“ nun auch die Checkbox “Nur aktive Produkte“ angezeigt. Damit haben Sie die Möglichkeit zwischen der Generierung von ausschließlich “aktiven” Produkten oder bei Checkbox-Deaktivierung “aktiven und inaktiven” Produkten zu wählen.

Bei einem Klick auf „Auswahl bestätigen“ wird die Implementierung eingeleitet.

Eine neu angestoßene Inventur Vorlage erscheint in der “Liste der laufenden und abgeschlossenen Exporte“

Befindet sich der Prozess noch in der Abwicklung, wird der Status “Export läuft“ angezeigt. Der Status „Export abgeschlossen“ wird angezeigt, wenn der Prozess abgeschlossen ist. Die Vorlage kann im Excel (xlsx) Format über einen Klick auf „Herunterladen“ generiert werden.

Sie erhalten nun eine Excel-Datei Ihrer Produkte. Tragen Sie in den entsprechenden Spalten Ihres Lagers und Verkaufsraumes die gezählten Mengen ein. Bruch- oder Mangelware zur Abschrift halten Sie in der Spalte Wertmindernde Faktoren fest.

Nachdem Sie alles sorgfältig ausgefüllt haben, laden Sie die Datei im Backoffice unter Upload hoch.

Anschließend wird eine Analyse nach dem Soll- und Ist des Bestandes ausgegeben. Differenzen werden angezeigt. Weichen Produkte von Ihrem vom System gezählten Bestand (Soll) zu den gezählten und eingetragenen Beständen (Ist) ab, so wird Ihnen die Differenz rot markiert angezeigt. Sie haben dann die Möglichkeit, entweder den Bestand so zu buchen oder eine erneute Zählung und einen erneuten Upload durchzuführen.

Wenn Sie die Datei erfolgreich hochgeladen haben, werden die Bestände der Inventur mit Ihren eingepflegten Produkten synchronisiert.

Alle Zählungen erreichen Sie jederzeit unter Inventur > Übersicht Inventurberichte.

Produktdaten lassen sich über unsere Ex- und Importfunktionen schnell und einfach einspielen. Zur weiteren Verwendung lassen sich  diese auch aus dem System exportieren.

NEU: Mit dem neuen Produktdatenimport lassen sich Produkte einspielen oder Produktdaten, wie Bestände, Preise, neue Warengruppenzugehörigkeit etc. aktualisieren.

Wenn Sie also Ihre Produkte auslesen, aktualisieren und mit neuen Informationen einspielen wollen, dann kürzen Sie hier für den entsprechenden Hilfe-Center Artikel ab: Produkte aktualisieren

Über den bisherigen Produktdatenexport ist es Ihnen sogar möglich, die Produkt-, Inventar- und Filialdaten aus Ihrem LocaFox POS in CSV-Dateien zu exportieren. Diese Daten können Sie dann in anderen Programmen bearbeiten oder für den Import in andere Systeme, wie beispielsweise Marktplätze oder das Google Merchant Center zu nutzen.

Die Exportfunktion

Die Exportfunktion erlaubt es Ihnen, die Angaben zu Ihren Filialen, Produktdaten sowie Preis- und Bestandsdaten zu exportieren.

Sie finden die Exporteinstellungen im Menü unter Produktdatenexport. Unter Einstellungen automatischer Produktexport können Sie in frei wählbaren Intervallen alle relevanten Daten zu Ihrem Geschäft exportieren, z. B. für den Verkauf auf anderen Plattformen. Durch Klicken auf Automatischen Export stoppen bzw. Automatischen Export starten können Sie den Export pausieren bzw. aktivieren.

Ist der automatische Export aktiviert, werden im festgelegten Zeitintervall alle Daten zu Filialen, Produkten sowie Preis- und Bestandsdaten in Dateien geschrieben, die über Links aus der Cloud heruntergeladen werden können. Wenn Sie diese Daten Dritten zur Verfügung stellen möchten, brauchen Sie einfach nur die Links zur Verfügung zu stellen. Diese sind nicht mit einem Passwort geschützt.

Wenn Sie den Export (einmalig) manuell anstoßen möchten, können Sie dies unter Manueller Export ausführen, indem Sie auf Export jetzt manuell durchführen klicken. Nach dem Export können Sie Ihre Filialdaten, Produktdaten sowie die Preis- und Bestandsdaten als CSV-Dateien herunterladen.

Der Produktdatenimport

Durch den Produktdatenimport des LocaFox POS ist es möglich, digitale Informationen zu Ihren Artikelbeständen und Preisen einfach und schnell ins System hochzuladen. Das bedeutet, dass Sie nicht jedes Ihrer Produkte einzeln im Backoffice anlegen müssen, was besonders bei einer Vielzahl von Artikeln zeitaufwendig ist, sondern alle gleichzeitig importieren können. Sie können also mehrere Hundert Produkte in einer Liste mit wenigen Klicks ins System importieren.

Außerdem lassen sich jederzeit alle Ihre Produktdaten mit einem Klick aus dem System exportieren, damit Sie in übersichtlicher Form Änderungen an Ihren Produkten vornehmen können, die Sie anschließend wieder in das System importieren.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie dabei vorgehen müssen und was es zu beachten gibt.

1. Bereitstellung der beiden LocaFox-Import-Vorlagen

Unter dem Menüpunkt Produktimport & - export finden Sie den Registerpunkt Importieren:

Wenn Sie nun auf + Neue Daten importieren klicken, öffnet sich folgendes Fenster mit der Überschrift Neuer Import.

Steht Ihnen die Produktexport-Funktion mit den bereits für Sie perfekt angepassten Tabellen für den

Produktimport nicht zur Verfügung, bieten wir Ihnen grundsätzlich zwei verschiedene Excel-Vorlagen zum Produktimport an (die Nutzung von Excel als Programm wird empfohlen, um etwaige Synchronisationsfehler auszuschließen). Die einfache Vorlage empfiehlt sich für Händler, die nur ein Geschäft führen. Die erweiterte Vorlage ist etwas komplexer und für Händler geeignet, die mehrere Filialen führen. Sie enthält auch Spalten für Pfand und dynamische Preise. Egal welche Vorlage Sie am Ende nutzen, wichtig ist dabei, stets die gleiche Struktur zu verwenden. 

Die beiden Beispieldateien bitte nicht für den eigentlichen Produktimport verwenden. Sie dienen nur zur Veranschaulichung/Erläuterung, wie die Dateien ordentlich ausgefüllt werden:

Einfache Beispieldatei für Händler mit einem Geschäft:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1MrBL4tIHP-FsOVW-aQr35XUCO9vBOcWT3Cv5GroGvV0/export?format=xlsx

Erweiterte Beispieldatei für Händler mit zwei Geschäften:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1F_cHVmo6RCwgZa9EUd86ZyjKoul9H38rsdfuvfRHZ8o/export?format=xlsx

Die nachfolgenden Vorlagen können Sie gerne für den Produktimport nutzen und auf Ihre Bedürfnisse anpassen (unter Einbehaltung der korrekten Struktur und Reihenfolge). Sollten die Produktlabel- und Online Shop Anwendungen nicht Teil Ihrer Buchung sein, können Sie diese Spalten vor dem Import entfernen:

Einfache Vorlage für Händler mit einem Geschäft:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1mPqKfkQpgpOYfnFgbaCOygDsz93imgaSvdIm0PzlcWw/export?format=xlsx

Erweiterte Vorlage für Händler mit zwei Geschäften:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1V5t4wy-ayEe2lcbmEemojazTs2R5Vtxb6zWigi7T9PU/export?format=xlsx

Nähere Erläuterungen zu den auszufüllenden Feldern, können Sie in dem nächsten Kapitel nachlesen. 

2. Pflichtfelder ausfüllen

Grundlage für eine funktionierende Warenwirtschaft ist die sorgfältige Dateneingabe. Es ist daher empfehlenswert, möglichst viele Produktinformationen durch den Import im System zu hinterlegen. Achten Sie beim Ausfüllen auch auf die kleinen roten Ecken, die Sie in vielen Spalten finden. Bei diesen roten Ecken handelt es sich um von uns hinzugefügte Hinweise zum Ausfüllen der Vorlage. Um die Notizen anzeigen zu lassen, gehen Sie einfach mit dem Mauszeiger über die rote Ecke.

Es gibt gewisse Pflichtfelder, die Sie ausfüllen müssen, damit der Produktdatenimport funktioniert:

• Artikelnr. SKU: SKU steht für Stock Keeping Unit und ist eine der wichtigsten Nummern im System. Anhand dieser identifiziert das System jedes einzelne Produkt. Da jede SKU nur genau ein Mal verwendet werden darf, sollte sie nicht zu kurz ausfallen; vergeben Sie also am besten mindestens achtstellige Nummern. Innerhalb der SKU kann ein eigenes System bzw. eine eigene Logik verwendet werden, z. B. sortiert nach Hersteller, Lieferdatum, Farbe, etc. (Beispiel: 1519382805509 oder H-1513-a). Werden Produkte im Backoffice manuell angelegt, wird die SKU automatisch generiert; bei der Nutzung des Imports müssen Sie selbst die Nummern vergeben und sollten dabei einer Logik folgen.

• Varianten SKU: Diese werden nur dann benötigt, wenn Varianten für ein Produkt gebildet werden (z. B. blau/rot/grün oder groß/klein/medium). Dann wird die SKU einfach erweitert. Beispiel: SKU: H-1513-a –> Rot: H-1513-a-01, –> Grün: H-1513-a-02, –> Blau: H-1513-a-03, etc.

• Produktbezeichnung: Mit der Produktbezeichnung legen Sie den Namen des Produktes im System fest.

• Variantenbezeichnung (wenn Varianten vorhanden): Legen Sie einen Namen für die Variante fest.

• Variantenbild (wenn Varianten vorhanden): Hinterlegen Sie hier einen Link zum Variantenbild, wenn Sie möchten, dass die Bilder entsprechend auch in der Kassenapp angezeigt werden sollen (wichtig: Bitte achten Sie darauf, dass es ein statischer Link ist).

• Maß-Wiegeware: Diese Angabe benötigen Sie nur, wenn Sie Produkte anbieten, die nach bestimmten Maßeinheiten oder Gewicht bezahlt werden müssen. Geben Sie in der Zeile „ja“ ein, wenn es sich bei dem Produkt um Maß-Wiegeware handelt oder lassen Sie das Feld leer bzw. tippen Sie „nein“ ein, wenn das Feld nicht benötigt wird.

• Verkaufseinheit: Geben Sie das Kürzel für die jeweilige Verkaufseinheit ein (siehe Tabelle am Ende dieser Seite).

• Bestandsführung: Je nachdem, ob das LocaFox POS den Bestand dieses Produkts verwalten soll, tragen Sie entweder „ja“ oder „nein“ ein.

• Warengruppe: Für die jeweilige Warengruppe, also die Zuordnung der Kategorie, sind drei Ebenen möglich. Beispiel: Kleidung –> Herren –> Mäntel

• Verkaufspreis: Hier geben Sie den Endpreis für den Kunden (brutto) an.

• Filiale: Geben Sie den Namen der Filiale an, so wie im Backoffice unter Händlerdaten hinterlegt.

• Filialverkaufspreis: Ein Produkt muss nicht in jeder Filiale gleich viel kosten. Bei Bedarf können Sie für jede Filiale einen anderen Preis festlegen (Filialverkaufspreis (Brutto)1 für Filiale 1, Filalverkaufspreis (Brutto 2) für Filiale 2 usw.). Sollten die Produktpreise für alle Filialen identisch sein, reicht es, den entsprechenden Preis in das Feld „Verkaufspreis (Brutto) in Euro“ einzutragen.

• Filialbestand: Tragen Sie hier den tatsächlichen Bestand pro Filiale ein.

• Dynamischer Preis: Wenn Sie für ein Produkt keinen festen Verkaufspreis festlegen möchten, tragen Sie in dieser Spalte „ja“ ein. Die Festlegung des Preises dieses Produkts erfolgt dann immer erst beim Verkauf in der Kasse.

Außerdem empfehlen wir Ihnen, diese Felder auszufüllen:

• EAN: Die EAN (oder auch GTIN genannt) ist eine international eindeutige Produktnummer, die vom Hersteller festgelegt wird. Vorteil für Sie, wenn Sie diese eintragen: Sie können den Barcode eines Produktes an der Kasse einfach abscannen, und das Produkt landet automatisch im Warenkorb. Auch für den Warenein- und -ausgang an der Kasse ist die EAN sinnvoll.

• Produktbild: Hinterlegen Sie hier einen Link zu dem Produktbild, wenn Sie möchten, dass das Bild auch in der Kassenapp angezeigt werden sollen (wichtig: Bitte achten Sie darauf, dass es ein statischer Link ist).

Diese weiteren Felder können optional ausgefüllt werden.

Produktlabel 1: Die Produktlabel werden einmal eingetragen und sind dann für alle Filialen gültig. Die Anzahl an Produktlabeln pro Produkt/Variante ist momentan nicht limitiert.Sollen mehrere Produktlabel für die Produkte neu angelegt werden, so muss pro Label eine neue Spaltenüberschrift im Produktdatenimport fortlaufend hinzugefügt werden → Produktlabel 1, Produktlabel 2, Produktlabel 3, Produktlabel 4...

Übrigens: Bei einem Variantenprodukt müssen alle Varianten in dem Produktimport mit den gleichen Produktlabeln ausgestattet werden. Die einzelnen Varianten eines Produktes können keine unterschiedlichen Label enthalten. Hintergrund hier: Wird ein Variantenprodukt in der Produktpflege angelegt und erhält es Produktlabel, so werden diese nur einmalig in den Stammdaten der Bearbeitungsmaske angelegt. Die Label werden vom System dann automatisch auf alle Varianten übertragen.

fortlaufende Produktlabel:

Online Shop 1: Die Spalte "Online Shop 1" wird für Prestashop oder Zalando benötigt. Nutzt ein Händler beide Anwendungen, so ist eine neue Spalte mit der Überschrift "Online Shop 2" notwendig. 

Übrigens: Bei einem Variantenprodukt müssen alle Varianten in dem Produktimport mit den gleichen Onlineshop-Werten ausgestattet werden. Die einzelnen Varianten eines Produktes können keine unterschiedlichen Werte enthalten. Hintergrund hier: Wird ein Variantenprodukt in der Produktpflege angelegt und erhält es einen oder zwei ausgewählte Onlineshops, so werden diese nur einmalig in den Stammdaten der Bearbeitungsmaske angelegt. Die Werte werden vom System dann automatisch auf alle Varianten übertragen.

Eintragungen bei 2 Onlineshops: 

3. Vorlage hochladen

Nachdem Sie die Vorlage entsprechend ausgefüllt und gespeichert haben, können Sie diese hochladen. Dazu klicken Sie im Backoffice auf das Feld Ausgefüllte Vorlage hochladen. Die Datei wird nun verarbeitet, und Sie erhalten die Meldung „Import läuft“. Falls der Import fehlschlägt, wird dies mit einer entsprechenden Fehlermeldung signalisiert.

In diesem Fall beachten Sie die Fehlermeldung und überprüfen Sie die eingegebenen Daten. Korrigieren Sie die Fehler und laden Sie dann die gespeicherte Datei erneut hoch.

Wenn die Überprüfung erfolgreich gewesen ist, werden die einzelnen Änderungen aufgelistet:

4. Änderungen übernehmen

Um die Daten aus dem Import zu übernehmen, klicken Sie entweder auf Alles übernehmen oder auf Übernehmen bei den Daten, die Sie ins System einspielen möchten. Anschließend sind die Daten im System eingetragen,

Bei weiteren Importen können Sie auch nur einzelne Werte, wie beispielsweise den Produktpreis, ändern. Und Sie können natürlich auch nur einen Teil Ihrer Produkte in einem Import ändern. Dafür kann es hilfreich sein, einzelne Importe, zum Beispiel nach Hersteller, durchzuführen.

Unser LocaFox Importservice

Wenn Sie den Produktdatenimport nicht selbst durchführen möchten, übernehmen wir diesen Service gern für Sie. Für Details und Preise wenden Sie sich bitte direkt an unseren Kundendienst.

Produktdaten aktualisieren

Innerhalb des Produktdatenimports können Sie Ihre Produktdaten jederzeit durch einen Import aktualisieren. Das ist besonders praktisch, wenn Sie für zahlreiche Produkte zeitgleich Änderungen vornehmen wollen. Somit lassen sich alle Attribute eines Produktes ändern. Das praktische dabei ist, dass dieser Export in dem selben Format, wie der Import ausgegeben wird.

1. Produktdaten exportieren

Für eine Aktualisierung werden zunächst die Produkte exportiert.

Gehen Sie bitte dafür innerhalb des Produktdatenimports auf den Reiter Exportieren und drücken Sie anschließend auf + Neue Daten exportieren.

Anschließend öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie eine Auswahl treffen können, ob aktive oder auch inaktive exportiert werden sollen, welche Filiale berücksichtigt werden soll und welcher Vorlagen-Typ verwendet werden soll (siehe oben).

Anschließend drücken Sie auf Export starten.

2. Produktdaten bearbeiten

Der Export wird als Excel-Tabelle auf Ihren Rechner heruntergeladen. Dort können Sie die Tabelle in Ruhe bearbeiten. Das Backoffice muss dazu nicht geöffnet bleiben.

Wie ein Produktdatenimport aufgebaut ist, welche Informationen benötigt werden und weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem obigen Punkt 8.2 Der Produktdatenimport.

3. Produktdaten importieren

Damit die aktualisierten Produktdaten wirksam werden, muss Ihre bearbeitete Datei abschließend wieder in das System importiert werden. Dazu gehen Sie bitte auf den Reiter Importieren innerhalb des Produktdatenimports.

Klicken Sie auf + Neue Datei importieren und wählen Sie anschließend Ihre Datei über Ausgefüllte Vorlage hochladen aus. Der Import startet und Ihre Produkte sind nun aktuell.

8.4 Beispiel-Import

Um Ihnen das Ausfüllen der Vorlage zu vereinfachen, haben wir Ihnen ein Beispiel für die Eingabe konzipiert. In diesem Muster können Sie Schritt für Schritt nachvollziehen, wo Sie welche Daten eintragen müssen. Dabei wird ein Produkt mit Varianten eingepflegt.

Das Beispielprodukt ist ein Kleidungsstück von der Marke „Brando“ (siehe 1) und dem Hersteller „Imported Goods Inc.“ (siehe 2). Diese Angaben werden in die Spalten R und S eingetragen.

Es handelt sich hierbei um das Shirt „Importico“, das in vier unterschiedlichen Varianten existiert (Blau M, Blau L, Rot M, Rot L). Das Produkt besitzt die Artikelnummer/SKU „1234“.

Grundsätzlich wird zwischen Produkt- und Variantenfeldern unterschieden. Bei Produktfeldern genügt es, die jeweiligen Daten (z. B. Shirt „Importico“, siehe 3) nur in die oberste Zeile einzutragen, denn unabhängig von der Variante bleiben diese Angaben (wie Marke und Hersteller) identisch.

Bei den Variantenfeldern tragen Sie Ihre Daten dementsprechend für jede Variante in jeweils einzelne Zeilen ein (z. B. „Variantenbezeichnung“, siehe 4). Beachten Sie: Bei einem Produkt mit Varianten sind die Felder Varianten SKU und Variantenbezeichnung Pflichtfelder. Für die Varianten-SKU können Sie beispielsweise die Artikelnr. SKU nehmen und dahinter ein Kürzel hängen (z. B. „1234a“, siehe 2).

Sollten Sie Artikelbilder (siehe 5) importieren wollen, beachten Sie bitte, dass Sie uns diese unter statischen URLs (z.B. auf einer Plattform wie Google Drive, Dropbox, etc.) zur Verfügung stellen. Wenn Sie dazu momentan keine Möglichkeit haben, importieren Sie Ihre Datei einfach ohne Bilder und fügen Sie diese später im Backoffice hinzu. Dort können Sie Bilder direkt von Ihrer Festplatte hochladen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob es sich in der jeweiligen Spalte um ein Produktfeld handelt oder nicht, können Sie Ihre Produktdaten auch erst einmal in jede einzelne Zeile eintragen. Das Programm liest dann nur die oberste Zeile und ignoriert die restlichen Zeilen (siehe Abbildung oben).

Das Shirt gehört zu der Warengruppe „Kleidung“ mit der Warenuntergruppe „Hemden“ und soll unter dem Suchbegriff „Importico Hemd“ gefunden werden.

Grundsätzlich können Sie durch den Import Ihre Produkte in bis zu vier Warengruppen-Ebenen unterteilen, sodass eine genaue Spezifizierung möglich ist. Im Feld „Suchbegriffe“ geben Sie die Begriffe ein, anhand derer Sie den Artikel im Backoffice und in der Kasse finden möchten. Wenn Sie jede Variante separat finden wollen, können Sie noch Variantensuchbegriffe ergänzen.

Die Shirts besitzen die EANs 9876a („Blau M“), 9876b („Blau L“), 9876c („Rot M“), 9876d („Rot L“).

Unter der GTIN/EAN/ISBN versteht man die Identifikationsnummer, die sich meist in Form eines Strichcodes auf der Ware befindet. Diese Nummer muss hier hinterlegt werden, damit Sie das Produkt später scannen und zum Warenkorb hinzufügen können. Vergessen Sie nicht, dass jede Variante einen eigenen GTIN/EAN/ISBN-Code besitzt und entsprechend in eine eigene Zeile eingetragen werden muss (siehe 1). Genauso verhält es sich, wie bereits erläutert, bei der Variantenbezeichnung (siehe 2).

Wenn sich die Varianten des Produkts in mehr als einem Attribut unterscheiden, müssen Sie pro Variantenkombination eine Zeile anlegen. In unserem Beispiel besitzt das Produkt zwei Attribute (Farbe und Größe). Entsprechend ergeben sich vier Zeilen (roter Rahmen).

Die erste Filiale ist die „Hauptstelle“. Hier kostet das Shirt 30,00 EUR brutto. Es gibt von Variation Hemd „Blau M“ 10 Stück, „Blau L“ 12 Stück, „Rot M“ 14 Stück und „Rot L“ 16 Stück.

In der zweiten Filiale, die als „Zweigstelle“ angelegt wurde, kosten die Hemden alle 25 Euro brutto, und es sind von jedem Hemden jeweils zehn Stück vorrätig.

In dem Feld „Filiale 1“ müssen Sie den Namen Ihres bereits im Backoffice angelegten Geschäfts angeben (in unserem Fall heißt Filiale 1 „Hauptstelle“ und Filale 2 „Zweigstelle“). Hierbei handelt es sich um ein Pflichtfeld. Wenn Sie keinen Namen für Ihre Filiale angeben, kann der Datenimport fehlschlagen. Falls Sie noch ein weiteres Geschäft besitzen sollten, tragen Sie in dem Feld „Filiale 2“ den Namen Ihrer ebenfalls im Backoffices hinterlegten Filiale ein (siehe 2). Wenn sich der Name nicht im Backoffice befindet, können die eingepflegten Daten nicht zugeordnet und nicht importiert werden. Sollten Sie mehr als zwei Filialen haben, kontaktieren Sie bitte unseren Support.

Für jede Variation des Shirts müssen Sie nun noch den Preis und den Bestand der jeweiligen Filiale (1,2) eintragen (siehe Vorlage). Bitte beachten Sie, dass Sie Angaben zum „Mehrwertsteuersatz in Prozent“ hinterlegen (siehe 1).

Um die Verkaufs- und Inhaltseinheit eines Ihrer Produkte in der Importvorlage zu ändern, müssen Sie den korrekten UN/CEFACT Code für die gewünschte Einheit in das Feld I „Verkaufseinheit“ bzw. L „Inhaltseinheit“ eingeben.

Unser System unterstützt folgende UN/CEFACT Codes für die Verkaufs- und Inhaltseinheiten:

Einheit

UN/CEFACT Code

Ballen

BL

Behälter

DL

Beutel

BG

Blatt

ST

Block

D64

Box

BX

Bund

CL

Büchse

CA

Centimeter

CMT

Container

CH

Dose

TN

Eimer

BJ

Etui

CS

Fass

Z3

Flasche

BO

Glas

JR

Gramm

GRM

Karton

CG

Kilogramm

KGM

Kit

KT

Kubikmeter

MTQ

Liter

LTR

Meter

MTR

Milliliter

MLT

Minute

MIN

Paar

PR

Packung

PA

Paket

PK

Palette

D97

Quadratmeter

MTK

Rolle

Roll

Sack

SET

Sekunde

SEC

Spule

RL

Stunde

HUR

Stück

C62

Tag

DAY

Tube

TU

Zentiliter

CLT

Bevor Sie die LocaFox POS-App nutzen können, müssen Sie zuerst Ihre Geschäftsdaten im Backoffice anlegen.

Nachdem Sie Ihre Zugangsdaten - die wir Ihnen im Vorfeld per Mail zugesandt haben - im LocaFox Backoffice eingetippt haben, um sich zum ersten Mal einzuloggen, werden Sie aufgefordert Ihre geschäftlichen Daten einzutragen:

 Alle Felder, die mit dem roten Sternchen (*) versehen sind, sind Pflichtfelder.

Falls Sie Ihre SteuerNr. oder USt.ID nicht wissen sollten, können Sie Ihren Steuerberater um Hilfe bitten. Die Steuerberater wissen i.d.R. Bescheid und können Sie beim Ausfüllen der Geschäftsdaten unterstützen. Falls Sie zukünftig die Geschäftsdaten bearbeiten möchten, weil sich z.B. Ihre E-Mail-Adresse geändert hat, können Sie das problemlos durchführen.

So kommen Sie zu die Geschäftsdaten im Backoffice:

Einstellungen > Händlerdaten

Die Funktionsleiste bietet Ihnen die Möglichkeit, schnell und einfach einzelne oder mehrere Produkte neu anzulegen oder Produktdetails zu bearbeiten.

+Neues Produkt

Es öffnet sich das Fenster Produkt bearbeiten. Wie Sie neue Produkte anlegen, entnehmen Sie bitte dem Abschnitt:  Ein neues Produkt anlegen.

+ Mehrere Produkte erstellen

Mit dieser Funktion können Sie mehrere Produkte gleichzeitig erstellen. Tragen Sie in Anzahl der Produkte festlegen ein, wie viele Produkte Sie neu anlegen wollen oder drücken Sie auf Weiteres Produkt hinzufügen für eine weitere Zeileneingabe.

Anschließend wählen Sie unter Spalten zusätzliche Produktinformationen aus, die Sie zu den neuen Produkten hinterlegen wollen. Nun tragen Sie die Produktinformationen ein und erstellen mit dem abschließenden Druck auf Speichern Ihre neuen Produkte.

Filiale zuordnen

Unternehmen, die den Verkaufsort ihrer Produkte unterscheiden müssen, nutzen die Funktion Filiale zuordnen. Damit ist es möglich, die Filiale(n), in denen das Produkt auf der Kasse angezeigt und verkauft werden soll, zuzuordnen. Sie haben es somit in der Hand, wo Sie welche Produkte präsentieren und verkaufen wollen. Das lohnt sich für alle Unternehmer, die mehr als nur einen Store haben und viel variabler ihre Produkte anbieten wollen.

Archivieren

Nicht mehr genutzte Produkte, die nicht wieder in den Verkauf gehen, werden archiviert. Dadurch erhalten Sie eine aufgeräumte Warenwirtschaft. Sämtliche Umsätze sind aber in den Statistiken weiterhin einsehbar.

Duplizieren

Für die Produktanlage von ähnlichen vorhandenen Produkten nutzen Sie diese Funktion. Dazu wählen Sie Ihre vorhandenen Produkte aus und drücken auf Duplizieren. Anschließend können Sie die Kopie dieses Produktes mit den anderen Funktionen weiter bearbeiten.

Bestand bearbeiten

Mit dieser Funktion lassen sich Wareneingänge und Umbuchungen abbilden. Zusätzlich sind Änderungen des Mindestbestandes machbar

Schließen Sie den DYMO LabelWriter mit dem USB-Kabel an Ihren Computer an. Stellen Sie sicher, dass der LabelWriter mit dem Stromnetz verbunden ist. Bitte laden Sie zunächst die Installations-Software beim Hertsteller Dymo herunter. Nach erfolgreicher Installation der Software und des Gerätes können Sie direkt mit dem Drucken Ihrer Etiketten loslegen.

Etiketten drucken mit einem Windows-PC

Für den Etikettendruck unter Windows gibt es zwei verschiedene Szenarien. Zum einen die Standardeinstellung, bei der der Barcode auf dem Etikett rein aus Zahlen besteht und zum anderen der Fall, dass im Barcode Zahlen und Buchstaben abgebildet werden sollen.

Etikettendruck, bei dem nur Zahlen für den Barcode verwendet werden

Öffnen Sie in Ihrem Backoffice den Menüpunkt Produkte. Wählen Sie die Filiale, für die Etiketten gedruckt werden sollen. Für die Produkte, für welche Etiketten erstellt werden sollen, drücken Sie ganz rechts auf das Druckersymbol.

Achtung: Das Drucker-Symbol wird nur angezeigt, wenn Sie die Filiale ausgewählt haben, für die die Etiketten erstellt werden sollen.

Anschließend stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl, welche Informationen Sie auf die Etiketten drucken wollen. Sie können selbst entscheiden, ob der Titel (Produktbezeichnung), der Preis, die SKU oder, falls hinterlegt, die GTIN, der Grundpreis oder das Pfand auf das Etikett gedruckt werden sollen. Dafür wählen Sie das entsprechende Feld. Wird es blau angezeigt, dann wird es auch gedruckt.

Anschließend drücken Sie auf das Drucker-Symbol (hier gelb markiert).

In diesem neuen Fenster wählen Sie:

• Ziel: Dymo LabelWriter (vorherige Installation erforderlich)

• Papierformat: 30336 (1 in 2-1/8in)

• Kopien: Anzahl an Etiketten dieses Produkts

• Skalieren: An Seite anpassen

Durch Klick auf Drucken wird nun Ihr Etikett gedruckt.

Sämtliche Einstellungen werden für einen weiteren Druck von Etiketten gespeichert.

Etikettendruck, bei dem auch Buchstaben für den Barcode verwendet werden

Öffnen Sie in Ihrem Backoffice den Menüpunkt Produkte. Wählen Sie die Filiale, für die Etiketten gedruckt werden sollen. Für die Produkte, für welche Etiketten erstellt werden sollen, drücken Sie ganz rechts auf das Druckersymbol.

Achtung: Das Drucker-Symbol wird nur angezeigt, wenn Sie die Filiale ausgewählt haben, für die die Etiketten erstellt werden sollen.

Anschließend stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl, welche Informationen Sie auf die Etiketten drucken wollen. Sie können selbst entscheiden, ob der Titel (Produktbezeichnung), der Preis, die SKU oder, falls hinterlegt, die GTIN, der Grundpreis oder das Pfand auf das Etikett gedruckt werden sollen. Dafür wählen Sie das entsprechende Feld. Wird es blau angezeigt, dann wird es auch gedruckt.

Anschließend drücken Sie auf das Drucker-Symbol (hier gelb markiert).

In dem neuen Fenster wählen Sie bitte zunächst Über das Systemdialogfeld drucken… aus.

Drücken Sie als nächstes bitte auf Einstellungen und anschließend auf Erweitert.

Im letzten Schritt bestimmen Sie die:

• Papiergröße: 30336 (1 in x 2-1/8 in)

• Druckdichte: light (Auswahlfenster)

Abschließend bestätigen Sie mit OK und Drucken das Etikett.

Etiketten drucken mit einem Apple Mac unter OS X

Achtung: Drucken Sie auf Mac-Computern mit dem DYMO LabelWriter nur SKU/GTIN, dessen Code sich aus maximal 14 Ziffern zusammensetzt.

Stellen Sie zunächst sicher, dass der DYMO LabelWriter als Drucker unter Ihren Geräten aufgeführt ist. Gehen Sie hierzu in die Systemeinstellungen > Drucker & Scanner.

Nun werden Ihnen alle mit Ihrem Mac verbundenen Drucker/Scanner angezeigt. Ist der DYMO LabelWriter nicht unter diesen Geräten aufgeführt, klicken Sie bitte auf das „+“ und auf „Drucker oder Scanner hinzufügen“…

… und wählen den DYMO LabelWriter 450 Turbo aus (siehe 1). Um das Gerät hinzufügen zu können, müssen Sie noch Treiber auswählen > Software auswählen (siehe 2) und auf „DYMO Label Printer“ klicken.

Zum Schluss bestätigen Sie mit „Hinzufügen“ und der LabelWriter sollte nun unter den verbundenen Geräten aufgeführt werden.

Achtung: Drucken Sie auf Mac-Computern mit dem DYMO LabelWriter nur SKU/GTIN, dessen Code sich aus maximal 14 Ziffern zusammensetzt.

Öffnen Sie in Ihrem Backoffice den Menüpunkt Produkte. Wählen Sie die Filiale, für die Etiketten gedruckt werden sollen. Für die Produkte, für welche Etiketten erstellt werden sollen, drücken Sie ganz rechts auf das Druckersymbol.

Achtung: Das Drucker-Symbol wird nur angezeigt, wenn Sie die Filiale ausgewählt haben, für die die Etiketten erstellt werden sollen.

Es öffnet sich folgendes Fenster:

Hier können Sie nun auswählen, welche Informationen auf dem Etikett angezeigt werden sollen. Sollten Sie beispielsweise den Preis nicht mit angezeigt haben wollen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Preis, dann verschwindet die Anzeige vom Etikett. Die Varianten Ihrer Produkte werden unter dem Produktnamen in Klammern angezeigt.

Drücken Sie erneut auf das Drucker-Symbol und wählen Sie eine geeignete Größe aus.

Um die bestmögliche Qualität sicherzustellen, empfehlen wir Ihnen die folgenden Einstellungen:

Stellen Sie bitte auch sicher, dass der DYMO LabelWriter als Ihr aktueller Drucker ausgewählt ist. Als Papierformat empfehlen wir Ihnen 11351 Jewelry Label.

Beenden Sie den Vorgang durch Klicken auf Drucken.

Die Benutzergruppen-Verwaltung finden Sie in den Menüunterpunkten der Backoffice Einstellungen:

Eine neue Benutzergruppe können Sie durch das klicken auf die Schaltfläche “Neue benutzerdefinierte Gruppe anlegen” erstellen:

Nun öffnet sich eine neue Maske. Der neue Name der Gruppe kann in der Textbox unter “Neue benutzerdefinierte Gruppe” frei eingegeben werden:

Als nächstes klicken Sie die Auswahlbox “Wählen Sie den übergeordneten Gruppentyp aus” an und ein Dropdown mit den bestehenden Benutzergruppen - Administrator, Betriebsprüfer, Kassenpersonal und Steuerberater - erscheint:

Nachdem Sie eine der 4 Gruppentypen ausgewählt haben, werden die jeweiligen Berechtigungen des Typs angezeigt. Hinweis: Alle Berechtigungen sind in der Grundeinstellung aktiviert. Über die Checkbox “Alle auswählen/abwählen” (oben rechts) können alle Berechtigungen deaktiviert oder wieder aktiviert werden:

Die einzelnen Berechtigungen können Sie über das Anklicken der blau/weißen Checkboxen deaktivieren/aktivieren. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, können die Zuweisungen über die “Speichern” Schaltfläche rechts unten abgespeichert werden:

Hinweis: Jede einzelne Berechtigung ist mit einem kleinen “i” ausgestattet. Fahren Sie mit Ihrer Maus über das “i”, so wird Ihnen die Bedeutung der Berechtigung in einem kleinen Infofeld etwas näher erklärt:

Nach der Abspeicherung der Berechtigungen, landen Sie wieder auf der initialen Verwaltungsansicht:

Änderung des Gruppennamens und der bestehenden Berechtigungen

Von der initialen Verwaltungsansicht aus können Sie eine existierende Benutzergruppen über das Dropdown-Menü der Auswahlbox “Wählen Sie eine benutzerdefinierte Gruppe zum Bearbeiten aus” wählen:

Über die Textbox “Benutzerdefinierter Gruppenname” können Sie den bestehenden Gruppennamen bei Bedarf ändern:

Bestehende Berechtigungen können Sie ebenfalls anpassen und die Änderungen danach über “Speichern” bestätigen:

Danach landen Sie wieder auf der initalen Verwaltungsansicht:

Löschen einer Benutzergruppe

Von der initialen Verwaltungsansicht aus, können Sie unter “Wählen Sie eine benutzerdefinierte Gruppe zum Bearbeiten aus”, die zu löschende Benutzergruppe auswählen:

Danach können Sie die unten links befindliche Schaltfläche “Gruppe löschen” klicken:

Ein modales Fenster mit folgendem Text öffnet sich: “Hinweis! Alle zugewiesenen Benutzer werden aus dieser Gruppe entfernt. Sind Sie sicher, dass Sie diese Benutzergruppe löschen möchten?” Dieses Fenster und damit die Löschung können Sie über “OK” bestätigen:

Sie landen nach der Löschung wieder auf der initialen Verwaltungsansicht.

Wichtiger Hinweis: Bei Löschung einer benutzerdefinierten Benutzergruppe, wird die bestehende Zuweisung bei den relevanten Benutzern gelöscht. Eine erneute manuelle Benutzergruppen-Zuweisung ist dann in der jeweiligen Benutzer-Bearbeitungsmaske erforderlich. Wir weisen in der Benutzerpflege mit einem roten Warndreieck auf so eine erforderliche Zuweisung hin:

Fahren Sie mit dem Mauszeiger über das Warndreieck, so erscheint die Meldung, dass diesem Benutzer eine Gruppenzuordnung fehlt:

Die neu erstellten oder bereits existierenden benutzerdefinierten Gruppen, können über die Benutzerpflege individuell zugewiesen werden:

Erklärung der Berechtigungen

APP-Berechtigungen:

Rabatt-Preisänderung: Möglichkeit der Eingabe von 

•  Positionsrabatten (Produkte können rabattiert werden) 

•  Warenkorbrabatten (Alle Positionen eines Warenkorbs können über diese Funktion 

• rabattiert werden)

Zugehörige Benutzergruppen: Administratoren + Kassenpersonal

Kassenabschluss durchführen: Möglichkeit der 

• Durchführung eines kompletten Kassenabschlusses

Zugehörige Benutzergruppen: Administratoren + Kassenpersonal

Produkte retournieren und stornieren: Möglichkeit der

• Durchführung von Retouren über das Bonjournal -> Hinweis: Dieser Teil der Berechtigung ist nur nutzbar, wenn auch die “Bonjournalsichtbarkeit” aktiviert ist

• Durchführung von Stornierungen -> Hinweis: Eine Stornierung über das Bonjournal ist nur möglich, wenn die “Bonjournalsichtbarkeit” aktiviert ist

Zugehörige Benutzergruppen:  Administratoren + Kassenpersonal

Bonjournalsichtbarkeit: Möglichkeit der

• Anzeige des Bonjournals -> Hinweis: Wurde die Berechtigung “Produkte retournieren und stornieren” deaktiviert, können Retouren und Stornierungen nicht durchgeführt werden

Zugehörige Benutzergruppen: Administratoren + Kassenpersonal

Einzelstücke anlegen: Möglichkeit der

• Anlage/des Verkaufs von Einzelstücken

Zugehörige Benutzergruppen: Administratoren + Kassenpersonal

Bestandsänderung: Möglichkeit der

• Eingabe von Beständen via Warenein- und -ausgang

Zugehörige Benutzergruppe:  Administratoren

Preisänderung: Möglichkeit der

• Eingabe/Änderung des  EK-Preis (netto), Marge, Steuersatz, VK-Preis (brutto) und Pfand via Warenein- und -ausgang

Zugehörige Benutzergruppe: Administratoren

Rechnungszahlung: Möglichkeit der

• Durchführung von Rechnungszahlungen

Zugehörige Benutzergruppen: Administratoren + Kassenpersonal

Gutscheinbezahlung: Möglichkeit der

• Anlage und Durchführung von Gutscheintransaktionen

Zugehörige Benutzergruppen: Administratoren + Kassenpersonal

Kundenbearbeitung: Möglichkeit der

• Bearbeitung von Kundendaten über die Kundenverwaltung. Hinweis: Die Anlage neuer Kunden ist noch möglich, wenn das Recht deaktiviert ist.

Zugehörige Benutzergruppe: Administratoren

Backoffice Berechtigungen:

Bestandsänderung: Möglichkeit der

• Bearbeitung von Produktbeständen in der Produktpflege und Zugriff auf das Hochladen von Inventurdaten

Zugehörige Benutzergruppe: Administratoren

Produkte anlegen: Möglichkeit der

• Anlage von Produkten in der Produktpflege. Hinweis: Bei einer Deaktivierung dieses Rechtes, können weiterhin neue Varianten zu existierenden Variantenprodukten hinzugefügt werden

Zugehörige Benutzergruppe: Administratoren

Preisänderung: Möglichkeit der

• Anpassung/Änderung von Preisen in der Produktpflege

Zugehörige Benutzergruppe: Administratoren

Datenimporte: Möglichkeit der

• Durchführung eines Produktdatenimports und Zugriff auf die Inventurfunktion

Zugehörige Benutzergruppe: Administratoren

Datenexporte: Möglichkeit der

• Durchführung eines manuellen (Produktdatenimport -> Exportieren)  und automatischen Produktdatenexports

Zugehörige Benutzergruppe: Administratoren, Betriebsprüfung

Berichtssichtbarkeit: Möglichkeit des

• Zugriffs auf die Berichte, Analysen & Statistiken

Zugehörige Benutzergruppen: Administratoren, Betriebsprüfung, Steuerberater

Einstellungen bearbeiten: Möglichkeit des

• Zugriffs auf die Menüpunkte in den Einstellungen. Hinweis: Die “Benutzergruppen-Verwaltung” und “DATEV” (Berichtssichtbarkeit) sind über die separaten Berechtigungen zuzuweisen

Zugehörige Benutzergruppe: Administratoren

Benutzergruppen-Verwaltung: Möglichkeit der

• Anlage und des Löschens von benutzerdefinierten Gruppen. Änderungen von Berechtigung innerhalb der existierenden Benutzergruppen.

Zugehörige Benutzergruppe: Administratoren

Kundenbearbeitung: Möglichkeit der

• Bearbeitung von Kundendaten in der Kundendatenbank.

Zugehörige Benutzergruppe: Administratoren

Die Rabatt-Funktionen können Sie über den Menüpunkt “Produktlabel” eingesehen werden:

Neu hinzugefügt wurden in dieser Übersicht die Spalte “Rabatt-Typ” und “Rabatt-Wert”:

Über die Schaltfläche “+ Neue Produktlabel” können Sie einen neuen Gruppenrabatt anlegen:

Im Feld “Produktlabel” müssen Sie den Namen des Gruppenrabattes frei vergeben. Dieser Name sollte den Gruppenrabatt gut beschreiben. Er wird dann später auf dem digitalen oder manuellen Kassenbon mit ausgedruckt:

Bei “Rabatt-Typ” können Sie zwischen “Rabatt in Prozent” oder “Rabatt in Euro” wählen. Sollten Sie ein ganz normales Produktlabel anlegen wollen, wird “Kein Rabatt” gewählt:

Den “Rabatt-Wert” geben Sie ebenfalls in dem relevanten Feld ein:

Den Rabatt speichern Sie wie gewohnt über die Schaltfläche “Speichern”:

In der Produktpflege können Sie den jeweiligen Rabatt nun über die bestehende “Produktlabel verwalten” Funktion den Produkten einzeln zuordnen. Es ist aber auch möglich, die Produktlabel über die “Produkt bearbeiten” Maske einzugliedern. Die bestehende Funktionsweise bleibt unberührt. Hinweis: Wurde einem Produkt ein Produktlabel mit Rabatt hinzugefügt, verändert sich der Preis in unserem Backoffice nicht. Diese Preisänderung wird nur in der Kassen-App angezeigt, wenn das Produkt dem Warenkorb hinzugefügt wurde.

Produktlabel verwalten in der Produktpflege:

Produktlabel in der “Produkt bearbeiten” Maske:

Wichtig zu wissen: Da Produktlabel in der Produktpflege jeweils nur für einzelne Produkte zugewiesen werden können, ist es momentan sinnvoller, den Produktdatenimport für eine breitere und schnellere Zuweisung zu nutzen. Natürlich müssen die Produktlabel mit den Rabattierungen entweder vorher im Backoffice angelegt oder die Rabattierung nach dem Import in der Produktlabel-Verwaltung noch nachgetragen werden. Die bestehende Funktionsweise bleibt unberührt.

Werden mehrere Produktlabel mit einem Rabatt angelegt, so sucht sich das System automatisch das Label mit der höchsten Rabattierung:

Beispiel: Produkt-Preis 10,00 €a. Rabatt in Euro: 5,00€ vs. Rabatt in Prozent: 49% = Rabatt in Euro wird übernommen

b. Rabatt in Euro: 5,00€ vs. Rabatt in Prozent: 51% = Rabatt in Prozent wird übernommen

APP

Wird ein Produkt mit Rabattierung in den Warenkorb gelegt, so wird der reduzierte Endpreis, der durchgestrichene Originalpreis in rot und die Einsparung in Prozent in rot angezeigt. Dabei ist es egal, ob ein Rabatt in Euro oder ein Rabatt in Prozent im Backoffice eingetragen wurde. Die Reihenfolge der Anzeige bleibt immer gleich:

Beispiel - Produkt mit 5 Euro Rabatt:

Beispiel - Produkt mit 50 Prozent Rabatt:

Der Wert des Rabattes in % und Euro und der Name des Gruppenrabattes wird auf dem digitalen + manuellen Kassenbon wie folgt ausgewiesen:

Digitaler Bon:

Manueller Bon:

Wir bieten ab sofort die Möglichkeit an, Barcodes von Maß-/Wiegeware und/oder dynamischen Preisen zu scannen. Diese Funktion kann sowohl in LocaFox Tablet App als auch der LocaFox Self-Checkout (SCO) App genutzt werden. Die neue Funktion "Barcode-Präfix-Verwaltung" ist ab dem Paket M verfügbar. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie diese Funktion nutzen können.

Anwendungsfälle

1. Weiterverkauf voretikettieter Ware (z.B. Fleisch, Käse, etc.), bei der sich der Barcode abhängig vom Gewicht (oder anderen Maßeinheiten) ändert
   
2. Sie verkaufen in Ihrem Geschäft (z.B. kleiner Supermarkt) Ware, die Sie von lokalen Metzgern, Käsereien oder Hofläden bekommen und die Produkte sind vorher abgewogen und etikettiert worden
   
3. Verkauf von Ware, die im Geschäft vorab gewogen und mit Etiketten einer Etikettierwaage ausgestattet wird
   
4. Sie haben eine Waage im Geschäft, die Kunden benutzen, um Ware (z.B. Obst oder Gemüse) abzuwiegen und dann selbst zu etikettieren
5. Sie haben eine Käse- oder Wursttheke (o.Ä.) in Ihrem Geschäft mit einer Etikettierwaage
   
6. Sie haben einen Self-Checkout (SCO) und bieten oben genannte Ware an

Technischer Hintergrund

Der Barcode für Maß-/Wiegeware oder dynamische Preise besteht aus einem Präfix (2-stellig), einer SKU (5-stellige Artikelnummer), einem Gewicht oder Preis (5-stellig) und einem Trennzeichen (einstellig). Das Erkennungs-Präfix muss in der Waage vorprogrammiert sein, um die Informationen des Barcodes auslesen zu können.

Verwendung der Barcode-Präfix-Verwaltung

Um das Erkennungs-Präfix der Waage zu speichern, navigieren Sie zum Menüpunkt "Barcode-Präfix-Verwaltung" in den Einstellungen und klicken auf "+ Neues Barcode-Präfix hinzufügen". Geben Sie das Erkennungs-Präfix in die Textbox ein und speichern Sie es ab. Es werden nur Zahlen akzeptiert, aber wenn Sie 0 bis 9 eingeben, wird automatisch eine 0 vorangestellt. Das Präfix wird nun in der Auflistung angezeigt und kann jederzeit über die "Entfernen" Schaltfläche gelöscht werden.

Um die Barcode-Präfixe für Ihre Produkte zu aktivieren, öffnen Sie die Produktdetailseite und geben entweder die Artikelnr.SKU oder GTIN/EAN/ISBN ein. Speichern Sie dann die Änderungen. Jetzt können Sie das Produkt über den von der Waage generierten Barcode scannen und in den Warenkorb der Kassenapp einfügen.

Verwaltung von Benutzergruppen

In der Benutzergruppen-Verwaltung können Administratoren die Berechtigung "Barcodeunterstützung für Maß-/Wiegeware und dynamische Produkte" erteilen oder abwählen. Diese Berechtigung ermöglicht es, neue Barcode-Präfixe anzulegen oder zu löschen. Beachten Sie jedoch, dass diese Berechtigung standardmäßig bei existierenden benutzerdefinierten Gruppen deaktiviert ist und manuell aktiviert werden muss.

Die Barcode-Präfix-Verwaltung ermöglicht es Ihnen, Barcodes von Maß-/Wiegeware und dynamischen Preisen mit einer Waage zu scannen. Durch das Speichern des Erkennungs-Präfixes in der Verwaltung und das Aktivieren der Barcode-Präfixe für Ihre Produkte, können Sie jetzt Ihre Produkte bequem mit der Waage scannen und in den Warenkorb der Kassenapp einfügen. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an unseren Kundensupport.

Die Hardware-Komponenten des LocaFox POS

Zum LocaFox POS-Komplett-Set gehören folgende Hardware-Komponenten:

Hochwertiges Tablet 
Epson Bondrucker
ANKER Kassenlade

Darüber hinaus bieten wir weitere zusätzliche (optionale) Komponenten an:

Scanner
Etikettendrucker 
Kundendisplay
ANKER Tablethalterungen
ANKER Untertischhalterungen

Wir beraten Sie gerne.

Das Anschließen der Hardware-Komponenten

Eine Anleitung zum Anschließen der Hardware-Komponenten liegt Ihrem Paket bei. Bitte wenden Sie sich bei Fragen gerne an unseren Kundendienst. Bitte befolgen Sie die beschriebenen Schritte, um die Hardware anzuschließen und betriebsbereit zu machen. Beachten Sie, dass der Tablet-Halter nicht im Komplett-Set enthalten ist!

1. Schalten Sie das Tablet durch längeres Halten der Powertaste am oberen Rand ein. Um den Bildschirm zu entsperren, wischen Sie von links nach rechts mit dem Finger über den Bildschirm.

2. Lösen Sie die untere Abdeckung des Bondruckers. Verbinden Sie die Kassenlade mit dem Bondrucker und schließen Sie das beigelegte Stromkabel an. Sollten Sie sich für die Epson TSE entschieden haben, stecken Sie die Micro-SD Karte in den vorgesehenen Kartenschlitz neben der Stromversorgung des Druckers. Befestigen Sie anschließend die Abdeckung des Bondruckers wieder am Gerät.

3. Zum Einlegen der Bonrolle öffnen Sie bitte die Oberseite des Bondruckers und legen Sie die Papierrolle, wie auf der Deckelinnenseite dargestellt, ein.

4. Zum Herstellen der Verbindung zwischen Drucker und Tablet gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. a. Einschaltknopf des Epson Bondruckers gedrückt halten, bis die blaue Lampe aufblinkt.
   b. Bluetooth-Einstellungen des Tablets öffnen und nach Geräten scannen.
   c. Epson Drucker auswählen und koppeln. Achten Sie darauf den richtigen Drucker auszuwählen, falls mehrere          Drucker in der Nähe des Tablets stehen!
   d. In den LocaFox App Einstellungen den Epson Drucker auswählen
2. 
   
3. Sollten Sie einen Seiko Drucker besitzen, folgen Sie dem folgenden Artikel
4. 
   

5. Zum Herstellen der Verbindung zwischen Scanner und Tablet öffnen Sie die Anleitung für Ihren Barcodescanner und folgen Sie den Anweisungen.

a.  Honeywell Voyager 1452g
b.  Socket Mobile S700

6. Für die Inbetriebnahme eines Kundendisplays entfernen Sie die untere Abdeckung des Bondruckers und stecken Sie das USB-Kabel in einen der USB-Anschlüsse des Druckers.

7. Das SumUp-Kartenlesegerät wird über eine Bluetooth-Verbindung mit dem Tablet gekoppelt.

8. Der Etikettendrucker wird per USB-Kabel an einen separaten Computer angeschlossen und kann nicht über die Tabletkasse bedient werden. Für die Benutzung des Gerätes muss der Druckertreiber auf einem Computer installiert werden. Den Treiber finden Sie im Downloadbereich auf der Herstellerseite.

Sie finden die LocaFox POS-App auf Ihrem entsperrten Tablet als kleines Icon mit einem blauen Fuchskopf. Starten Sie diese einfach mit einem Klick.

Wenn Sie die LocaFox POS-App das erste Mal starten, werden Sie im ersten Schritt aufgefordert, Ihre Zugangsdaten einzugeben.

Tragen Sie hierzu einfach Ihre vierstellige Händlernummer oben ein, nachfolgend dann Ihren Benutzernamen und das dazugehörige Passwort.

Es öffnet sich anschließend die Auswahl der Filiale, in der dieses Tablet genutzt werden soll. Für den Fall, dass Sie mehrere Filialen mit dem LocaFox POS ausstatten, klicken Sie einfach auf den kleinen Pfeil nach unten und wählen Sie die entsprechende Filiale aus und klicken Sie auf Weiter.

In der nächsten Ansicht werden alle im Backoffice hinterlegten Informationen mit dem Tablet synchronisiert. Es werden alle gemachten Angaben zu Ihrem Geschäft, den Benutzern, dem Bon-Layout sowie die angelegten Warengruppen und Artikel in die LocaFox POS-App geladen.

Zuletzt werden Sie aufgefordert, sich mit Ihrem Benutzernamen und dem dazugehörigen PIN einzuloggen. Die Kasse ist nun fertig eingerichtet. Nach der PIN-Eingabe sind Sie startklar.

Wie Sie Ihren Benutzernamen und den PIN anlegen, erfahren Sie in Benutzerprofile anlegen und Nutzerrechte vergeben.

Nachdem Sie sich mit Ihrem Benutzer und Ihrem PIN eingeloggt haben, werden Sie immer auf die folgende Startansicht geleitet:

Nachdem Sie sich mit Ihrem Benutzer und Ihrem PIN eingeloggt haben, werden Sie immer auf die folgende Startansicht geleitet:

Im Hauptbildschirm finden Sie im oberen Bereich die angelegten Warengruppen, denen Ihre Produkte zugeordnet sind. Auf der rechten Seite ist der Warenkorb abgebildet, in dem Produkte durch einfaches Klicken zum Verkauf hinzugefügt werden können. Oberhalb der Warengruppe ist außerdem eine Suchleiste zu finden. In der Mitte können Sie einzelne Produkte als Favoriten auf Ihrem Startbildschirm anordnen, um sie für den Verkauf noch schneller auswählbar zu machen.

Um einen Favoriten hinzuzufügen, klicken Sie so lange auf den Artikel, den Sie zu den Favoriten hinzufügen möchten, bis ein Sternchen erscheint und schieben Sie das Sternchen nach rechts. Das Produkt ist nun zu den Favoriten hinzugefügt und wird jederzeit auf dem Startbildschirm angezeigt.

Sie können auf diese Art und Weise beliebig viele Produkte als Favoriten hinzufügen.

Durch einfaches Klicken auf die Artikel auf der linken Seite können Sie Produkte in den Warenkorb auf der rechten Seite des Hauptbildschirmes hinzufügen.

Positionsrabatt

Sie können nun einen Positionsrabatt durch das Drücken auf das % Symbol hinzufügen und dabei festlegen, ob Sie den Rabattwert in Euro oder Prozent festlegen wollen oder ob Sie den einmaligen Preis für diesen Verkauf setzen.

Mit dem Positionsrabatt ist es möglich, einzelne Artikel zu rabattieren. Beachten Sie, dass es sowohl möglich ist, einen Rabattwert in % oder auch einen Abzug in Euro festzulegen. Sie können auch einen Endpreis festlegen, den das Produkt kosten soll. Wieder rückgängig können Sie den Positionsrabatt über das Feld Rabatt entfernen machen.

Einzelstück verkaufen

Über das + Symbol können Sie einen Einzelstückverkauf hinzufügen, für all die Produkte, die nicht in Ihrer Warenwirtschaft geführt werden. Diese werden dann in den Statistiken ebenfalls als Einzelstück geführt.

Durch einen Klick auf das + Symbol haben Sie die Möglichkeit, Einzelstücke zu verkaufen. In der Praxis sind das oft Produkte, die verkauft werden sollen, allerdings nicht im Backoffice bzw. der Warenwirtschaft angelegt sind – ein Beispiel wären Einmalartikel.

Sie können einfach einen Preis, den Steuersatz und einen Produktnamen festlegen, sowie den Artikel durch Klicken auf OK zum Warenkorb hinzufügen.

Mehrzweckgutscheine erstellen

Durch das Drücken auf das Geschenk-Symbol, können Sie einen Mehrzweckgutschein erstellen.

Warenkorb löschen

Mit einem Klick auf das Kreuz in einem Kreis ⊗ oben links löschen Sie den gesamten Inhalt des Warenkorbs.

Positionsnotiz

Über die Positionsnotiz lassen sich Anmerkungen zu einzelnen verkauften Produkten verfassen. So können z. B. Erklärungen zu möglichen Rabatten hinterlegt werden.

Verkaufsmengen

Bei Produkten im Warenkorb kann die Anzahl durch Klick auf + erhöht werden.

Mit einem Klick auf das Kreuz in einem Kreis ⊗ kann ein Produkt aus dem Warenkorb entfernt werden.

Ist die Anzahl eines Produktes größer als eins, wird statt des ⊗ ein – angezeigt, über das die Anzahl reduziert werden kann.

Warenkorbrabatt

Mit dem Warenkorbrabatt lässt sich ein Rabatt auf alle Positionen eines Warenkorbs anwenden. Genauso wie beim Positionsrabatt können Sie entweder einen Rabattwert in % oder einen bestimmten Geldbetrag eintragen. Ebenfalls können Sie einen Endpreis festlegen, sowie alle Rabatte wieder entfernen.

Pfand hinzufügen

Um das Pfand hinzuzufügen, gehen Sie beim Verkauf eines Artikels links oben auf den Menüreiter der App und wählen Sie manuell Pfand hinzufügen oder Pfandrückgabe aus.

Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie manuell den Betrag, die Mehrwertsteuer, die Menge sowie den Pfandnamen eingeben können. Wichtig ist, dass mindest eines Ihrer Produkte mit einem Pfand in Ihrer Warenwirtschaft

Um einen Gutschein zu verkaufen, klicken Sie im Warenkorb einfach auf das Gutschein-Symbol. Geben Sie dann den Wert des Gutscheins und gegebenenfalls, eine Notiz ein. Schließen Sie dann mit einem Klick auf OK ab.

Die Bezahlung mit einem Gutschein unterscheidet sich kaum vom üblichen Zahlungsvorgang. Wählen Sie im Bezahlfenster einfach das Feld für den Gutschein aus. Hier können Sie jetzt wählen zwischen einem Locafox-Gutschein, den Sie über diese Kasse verkauft haben und einem fremden Gutschein.

Im Falle eines LocaFox Gutscheins scannen Sie den Barcode auf dem Gutschein-Bon oder geben die Gutscheinnummer selbst ein. Sie können nun im Zahlungsvorgang fortfahren, indem Sie auf Abschließen klicken.

Möchte dagegen ein Kunde mit einem Gutschein bezahlen, der nicht über das LocaFox Kassensystem verkauft wurde, wählen Sie das Feld Fremder Gutschein. Tragen Sie hier den jeweiligen Wert des Gutscheins ein und setzen den Bezahlvorgang wie gewohnt fort.

Klicken Sie auf das Menü-Icon mit den drei Strichen in der oberen linken Ecke, um das Menü zu öffnen:

Hier finden Sie den Zugang zu den Menüpunkten:

• Kassenabschluss
• Bonjournal/Retouren
• Einlage/Ausgabe
• Warenein-/Ausgang erfassen
• Backoffice
• Kundenverwaltung (wenn gebucht)

Der Kassenabschluss

Der Kassenabschluss dient am Ende einer Schicht oder am Feierabend dem Vergleich des Ist-Bestandes der Kasse (tatsächlicher Geldbetrag in der Kassenlade) mit dem Soll-Bestand (Geldbetrag, der laut Transaktionen in der Kasse enthalten sein soll). Dieser Vorgang gibt Ihnen die Möglichkeit, Abweichungen früh zu erkennen oder Fehlbuchungen zu korrigieren.

Gleichzeitig finden Sie auf der rechten Seite den X-Bericht, der Ihnen alle getätigten Umsätze anzeigt.

Um den Kassensturz durchzuführen, klicken Sie auf Weiter. Anschließend können Sie nun das in der Kasse vorhandene Geld zählen und die Anzahl an Scheinen und Münzen in die dafür vorgesehenen Felder eintragen.

Abschließend drücken Sie auf Speichern. Wollen Sie auf die Zählung verzichten, so drücken Sie auf Überspringen.

Durch die Eingabe des gezählten Bargeldes und das Drücken von Speichern und Bestätigen, wird Ihr Ist-Bestand errechnet.

Im nächsten Schritt steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, Geld aus der Kasse aus zu buchen.
In der Einlage/Ausgabe können Sie nun eine Wechselgeldentnahme, eine Entnahme und eine Bankeinzahlung buchen. Mehr dazu im nächsten Abschnitt. Drücken Sie bitte wieder Speichern und ein Bon der Buchung wird gedruckt.

Im letzten Schritt Kasse schließen wird Ihnen der Ist-Bestand, der Soll-Bestand und eine mögliche Differenz angezeigt. Über Kasse schließen wird der Z-Bericht ausgedruckt.

Einlagen/Ausgaben

Sie haben über die Funktion Einlage / Ausgabe die Möglichkeit, folgende Sondergeschäftsvorfälle zu buchen:

Drücken Sie bitte auf Einlage/Ausgabe um Ihre Buchung vorzunehmen.

Folgende Buchungen stehen Ihnen zur Verfügung:

• Wechselgeldentnahme – Sie nehmen Geld aus der Kasse, um es an einem anderen Ort zu sichern.
• Wechselgeldeinlage – Sie legen Geld in die Kasse, um z. B. ausreichend Wechselgeld zu haben.
• Entnahme – Sie nehmen Geld aus der Kasse für Ihren privaten Gebrauch.
• Einlage – Sie legen Ihr privates Geld in die Kasse.
• Ausgabe – Sie entnehmen Geld aus der Kasse, um etwas zu kaufen oder einen Lieferanten zu bezahlen.
• Bankeinzahlung – Sie entnehmen Geld aus der Kasse und bringen es zur Bank.
• Kasseneinzahlung – Sie heben Geld von ihrem Konto ab und legen es in die Kasse.
• Rechnungsanzahlung – Sie nehmen ein (An-) Zahlung einer Rechnung entgegen
  
  

Klicken Sie auf Übernehmen, um eine Buchung abzuschließen.

Unter Bonjournal/Retouren im Menü können Sie Einsicht in alle Transaktionen (Verkäufe, Retoure, Sondergeschäftsvorfälle etc.) nehmen und gegebenenfalls Retouren vornehmen.

Sie können das Bonjournal nicht nur nach Bonnummer und Zeitraum filtern, sondern auch nach Art des Geschäftsvorfalls.

Durch Klicken auf einen Geschäftsvorfall gelangen Sie in die Bon-Ansicht. In der Bon-Ansicht lassen sich auch einzelne Positionen oder ganze Bons retournieren und stornieren. In der Bon-Detailansicht sind alle verkauften Produkte aufgelistet.

Um einen Bon zu drucken, zu stornieren oder einzelne Positionen zu retournieren, klicken Sie auf den kleinen blauen Bon oben rechts.

Wählen Sie nun Ihren nächsten Schritt aus. Zur Auswahl stehen:

• Positionen retournieren
• A4-Rechnung drucken
• Bon drucken
• Bon stornieren
  
  

Um die Anzahl der zu retournierenden Artikel zu verändern, wählen Sie diese zunächst aus und klicken Sie auf das Zurück-Pfeil-Symbol, um die Ware zurück in den Bestand zu buchen.

Durch „+“ und „-“ können Sie die Anzahl der Artikel, die in den Warenbestand wieder aufgenommen werden sollen, verändern. Dies ist empfehlenswert, wenn ein Artikel beispielsweise neuverpackt ist oder keine Gebrauchsspuren aufweist. Ist er beschädigt, sollte er nicht in den Bestand zurückgebucht werden.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, im Freitextfeld eine optionale Notiz vorzunehmen. Hierfür klicken Sie auf den Auswahl-Button rechts oben.

Des Weiteren ist es möglich, die Zahlungsmethode zu wählen, mit der Sie die Retoure erstatten möchten. Hierbei können Sie zwischen einer Bargeld Rückzahlung oder einer Rückzahlung in Form eines Gutscheins wählen.

Bei Retouren, die mit Rechnungen bezahlt wurden (mehr dazu unter Kauf auf Rechnung) wird automatisch die Retoure in Rechnung eingeblendet.

Ihre Retoure wurde nun durch das abschließende Drücken auf Auszahlen gebucht.

Das Backoffice

Unter Backoffice im Menü können Sie vom Tablet aus das Backoffice aufrufen, um z. B. den aktuellen Tagesabschluss einzusehen oder die Analysen & Statistiken zu überprüfen (Voraussetzung hierfür ist eine aktive Internetverbindung).

---

Wareneingänge / -ausgänge scannen

Um Wareneingänge und -ausgänge zu erleichtern und Zeit zu sparen, können Sie Ihre Artikel einscannen und die gesamte Menge der Wareneingänge bzw. -ausgänge manuell eingeben.

Klicken Sie auf Warenein-/ Ausgang erfassen im Menü, um die Funktion nutzen zu können.

Nach dem Abscannen eines Produktes, können Sie die Anzahl der Waren, die in den Bestand aufgenommen oder entnommen werden sollen, eingeben und Ihre neuen Bestände und Preise buchen.

---

Einstellungen

Unter den Einstellungen im Menü können verschiedene Einstellungen für Ihre LocaFox Kasse vorgenommen werden.

• Kassenname: es kann der Name der Kasse geändert werden
• Drucker wählen: es steht Ihnen eine Auswahl zur Verfügung, unter der Sie sich Ihren Bondrucker auswählen können
• Barcode-Scanner wählen: es steht Ihnen eine Auswahl zur Verfügung, unter der Sie sich Ihren Barcode-Scanner auswählen können
• Kundendisplay einschalten: wenn Sie ein System mit Kundendisplay erworben haben, können Sie dies hier einschalten
• Bons automatisch drucken: wollen Sie das Bon bei einem Verkauf automatisch über den Bondrucker gedruckt werden sollen, so aktivieren Sie bitte diese Einstellung. Andernfalls deaktivieren Sie die Schaltfläche.
• Kassenlade bei EC- und Kreditzahlungen öffnen: bei aktivierter Schaltfläche wird die Kassenlade bei diesen Verkäufen geöffnet. Bei deaktivierter Schaltfläche bleibt Sie geschlossen.
• Erinnerung: Kassenabschluss durchführen: Möchten Sie eine Erinnerung haben, die Sie zum Ladenschluss an den Kassenschluss erinnert? Dann aktivieren Sie bitte diese Schaltfläche. Der Zeitpunkt richtet sich nach den hinterlegten Öffnungszeiten.
  
  

Klicken Sie anschließend auf Übernehmen, um die Änderungen zu sichern.

Weiterhin finden Sie hier die Login-Möglichkeit für Ihren SumUp-Account, sowie die Systeminformationen ihrer aktuellen Softwareversion.

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Durch einfaches Klicken auf die Artikel auf der linken Seite können Sie Produkte in den Warenkorb auf der rechten Seite des Hauptbildschirmes hinzufügen.

Mit einem Klick auf das Kreuz in einem Kreis ⊗ oben links löschen Sie den gesamten Inhalt des Warenkorbs.

Bei Produkten im Warenkorb kann die Anzahl durch Klick auf + erhöht werden.

Mit einem Klick auf das Kreuz in einem Kreis ⊗ kann ein Produkt aus dem Warenkorb entfernt werden.

Ist die Anzahl eines Produktes größer als eins, wird statt des ⊗ ein – angezeigt, über das die Anzahl reduziert werden kann.

Mit dem Warenkorbrabatt lässt sich ein Rabatt auf alle Positionen eines Warenkorbs anwenden. Genauso wie beim Positionsrabatt können Sie entweder einen Rabattwert in % oder einen bestimmten Geldbetrag eintragen. Ebenfalls können Sie einen Endpreis festlegen, sowie alle Rabatte wieder entfernen.

Bezahlarten

Nach dem Klick auf Bezahlen gelangen Sie in den so genannten Checkout. Dort ist der Warenkorb mit allen Verkaufspositionen auf der linken Seite zu finden. Es kann zwischen den Zahlungsmethoden Bar, EC, Kreditkarte, Zahlung splitten und Rechnung gewählt werden. Bei der Auswahl von Bar als Zahlungsmethode kann entweder über das Zahlenpad oder die vom System vorgeschlagenen Mengen der gegebene Betrag ausgewählt werden. Es wird dann automatisch das Wechselgeld berechnet. Anschließend kann über Abschließen der Verkaufsvorgang abgeschlossen werden.

Möchte ein Kunde mit mehreren Zahlungsmitteln bezahlen, gibt es die Möglichkeit, die Zahlung aufzusplitten.

Gehen Sie hierzu auf den Tab Zahlung splitten im Checkout.

Anschließend gelangen Sie zu der Zahlungssplit-Übersicht. Hier sind alle möglichen Zahlungsmittel aufgelistet.

Wählen Sie nun die erste gewünschte Bezahlmethode aus und fügen den Betrag hinzu. Wenn Sie die nächste Zahlungsart auswählen, wird automatisch der Restbetrag hinterlegt. Sie können diesen bei Bedarf reduzieren und weitere Zahlungsarten hinzufügen.

In diesem Beispiel wird ein Teil mit EC-Karte, der Rest in bar bezahlt. Mit Klick auf Teilzahlung buchen starten Sie die erste Teilzahlung, in diesem Beispiel die Kartenzahlung.

Nach erfolgter Kartenzahlung klicken Sie auf Abschließen, um die Buchung zu bestätigen.

Im darauf folgenden Bestätigungsbildschirm klicken Sie auf Zur nächsten Teilzahlung um den Restbetrag in bar zu verbuchen.

Verkauf abgeschlossen

Nach dem Klicken auf Abschließen gelangen Sie in den Abschlussbildschirm.

Zentral angeordnet finden Sie die Rückgabemenge bzw. das Wechselgeld.

Über das Symbol rechts unten erreichen Sie weitere Optionen:

• Bon drucken: Manueller Druck des entsprechenden Belegs zum Verkaufsvorgang
• A4-Rechnung drucken: Erstellt eine Rechnung im DIN-A4-Format.
• Verkauf stornieren: Storno des gerade durchgeführten Verkaufs.
• QR Code_ Anzeige eines QR Code, den der Kunde für einen digitalen Bon mit dem Smartphone abscannt  
  
  

Der Verkaufsvorgang kann durch das Klicken auf Neuer Auftrag abgeschlossen werden.

---

Mit der Funktion Manuelle Retouren haben Sie die Möglichkeit, Retouren manuell freizugeben. So können Sie z.B. Retouren für Produkte, die an einer anderen Kasse oder in einer anderen Filiale gekauft wurden, entgegennehmen und durchführen.

Backoffice:

Die Benutzergruppe “Administratoren” ist für diese Funktion automatisch freigeschaltet. Die App-Berechtigungen für “manuelle Retouren” mit oder ohne “Preisüberschreibung” können in der Benutzergruppen-Verwaltung deaktiviert werden. Sollten Sie aufgrund Ihres LocaFox Abos nicht über die Benutzergruppen-Verwaltung verfügen, sind beide Funktionen für die Benutzergruppe “Administratoren” freigeschaltet.

App:

Ist ein Administrator mit der neuen Retouren-Funktion ausgestattet, wird der neue Menüpunkt “Manuelle Retoure” angezeigt.

Wird der Menüpunkt angesteuert, ändert sich der Warenkorb in eine “Manuelle Retoure”.

Wenn der Bon einer anderen Kasse gescannt wird, wird Ihnen ein modales Fenster angezeigt. Wenn Sie dieses Fenster mit “OK” bestätigen, wechselt der Warenkorb in die Option “Manuelle Retoure”. Wird das Fenster über “Abbrechen” geschlossen, bleiben Sie in der normalen Warenkorb-Ansicht.

Es gibt 2 Möglichkeiten Manuelle Retouren durchzuführen:

• Manuelle Retoure über Artikelscan oder Kategorie- bzw. Produktsuche
  
• Manuelle Retoure über Einzelstückfunktion
  

Manuelle Retoure über den Artikelscan oder die Kategorie- bzw. Produktsuche

Bestehende Artikel (inklusive Artikel mit dynamischen Preis oder Maß- und Wiegeware) können über Scanner oder via Touchscreen in den "Manuelle Retoure” Warenkorb gelegt werden. Die Preise der eingepflegten Artikel werden immer mit einem Minuszeichen versehen, da es sich hierbei um Rückgaben handelt.

Soll der bestehende Preis geändert werden, muss das “Prozentsymbol” aktiviert werden.

Ist der Benutzer nur für die manuelle Retourenfunktion ohne die Preisüberschreibung berechtigt, wird ihm hier eine Fehlermeldung angezeigt.

Ein modales Fenster mit dem Titel “Manuelle Preisangabe” öffnet sich. Hier kann nun der Preis über das virtuelle PIN-Pad geändert und mit “OK” bestätigt werden. Eine Wahl der MwSt ist ebenfalls möglich.

Die Preisänderung wird nun im Warenkorb der “Manuellen Retoure” angezeigt.

Manuelle Retoure über die Einzelstückfunktion

Vom Warenkorb der “Manuellen Retoure” kann eine Retoure über die “Einzelstück-Funktion” angestoßen werden, indem das “+” Zeichen aktiviert wird.

Ein modales Fenster öffnet sich. Der Preis, die MwSt und der Produktname können nun frei eingegeben bzw. ausgewählt und über “OK”  abgespeichert werden.

Der Artikel wird dann im Warenkorb der "Manuellen Retoure” angezeigt.

Bezahlvorgang

Nachdem Artikel im Warenkorb der “Manuellen Retoure” eingefügt wurden, kann die Transaktion über “Bezahlen” fortgesetzt werden. Für die Auszahlung stehen folgende Zahlungsmittel zur Verfügung: Bar, EC-Karte, Kredit-Karte, Gutschein. Nach Auswahl des Zahlungsmittels wird der Vorgang über die “Auszahlen” Schaltfläche bestätigt.

Die Transaktion wird mit einer “Retoure abgeschlossen” Anzeige und der Aktivierung der “Neuer Auftrag"-Schaltfläche erfolgreich beendet.

Besonderheiten der manuellen Retouren

• Gutscheine können nicht generiert werden während eine Rückgabe durchgeführt wird

• Die “Pfand hinzufügen” und “Pfandrückgabe”-Optionen sind deaktiviert

• Es ist möglich, einen Kunden hinzuzufügen (Kundenkarten-Rabatte werden nicht berücksichtigt) oder eine Warenkorbnotiz zu erstellen

• Es ist nicht möglich, einen Warenkorbrabatt einzugeben.

• Wird der Retouren-Warenkorb mit einem Artikel über das “x” geschlossen, so bleibt der Artikel im Warenkorb geparkt. Beim nächsten Öffnen der “manuellen Retoure” ist der Artikel weiterhin sichtbar.

• Die Funktion “Rückbuchung in den Bestand” ist bei den “manuellen Retouren” nicht vorhanden. Der Artikel wird nach Abschluss der Transaktion automatisch in den Bestand zurückgebucht.

• Die “normale” Retourenfunktion im Bonjournal bleibt erhalten

Einrichtungsschritte

1. Schalten Sie das Tablet durch längeres Halten der Powertaste ein. Um den Bildschirm zu entsperren, wischen Sie mit dem Finger über den Bildschirm
2. Verbinden Sie die Kassenlade mit dem Bondrucker und schließen Sie das beigelegte Stromkabel an
3. Zum Einlegen der Bonrolle bewegen Sie den Lösehebel, um die Papierabdeckung zu öffnen (Bewegen Sie den Lösehebel unbedingt bis in die Endposition. Andernfalls kann sich die Papierabdeckung nicht öffnen)
4. Entfernen Sie das verklebte Endstück vom Thermopapier und fügen Sie das Thermopapier in die Papierhalterung ein. Es wird darauf hingewiesen, dabei das Schneideblatt nicht direkt zu berühren

Hinweis!

Bitte darauf achten, dass das Thermopapier nicht schief eingesetzt ist. 

Verbindung zwischen Drucker und Tablet

1. Einschaltknopf des Seiko Bondruckers für 7 Sekunden gedrückt halten, bis die blaue Lampe anfängt zu blinken. Der Drucker fällt für 60 Sekunden in einen Kopplungsmodus
   
2. Bluetooth-Einstellungen des Tablets öffnen und nach Geräten scannen
3. Seiko Drucker (RP-F10) auswählen und koppeln. Achten Sie darauf den richtigen Drucker auszuwählen, falls mehrere Drucker in der Nähe des Tablets stehen!
4. In der LocaFox App Einstellungen den Seiko Drucker auswählen

Generelle Hinweise zu dem Bondrucker

• Fügen Sie das Thermopapier gerade in den Bondrucker ein
• Drücken Sie die Papierabdeckung fest zu, um sie zu schließen und eine einseitige Verriegelungsstörung zu vermeiden
• Decken Sie die Papierausgabe NICHT ab und ziehen Sie NICHT am ausgegebenen Thermopapier. Das kann zu einem Papierstau führen
  
• Berühren Sie NICHT das Getriebe der Druckwalze und/oder das Getriebe des Druckers. Das kann zu einer Verschlechterung der Druckqualität und Schäden führen
  
• Wickeln Sie eine locker sitzende Thermopapierrolle vor der Verwendung neu auf
  

Tipp

• Wenn das Thermopapier lange Zeit im Drucker eingesetzt bleibt, kann es zu einer Papierzufuhrstörung kommen, da die Oberfläche des Thermopapiers aufgrund von Änderungen der Umgebungsbedingungen am Thermokopf anhaftet. Öffnen Sie in diesem Fall die Papierabdeckung, um das Thermopapier vom Thermokopf zu trennen, und schließen Sie dann vor der Verwendung die Papierabdeckung.

Unter dem Menüpunkt Berichte im Backoffice finden Sie verschiedene Berichte Ihres Geschäfts. Der Tagesabschluss zeigt Ihnen, wann die Kasse eröffnet und geschlossen wurde. Zudem sehen Sie, wie viel Umsatz in diesem Zeitraum gemacht wurde. Das Kassenbuch zeigt Ihnen die Kassenstürze und eventuelle Differenzen. Eine Datenträgerüberlassung (Z3) können Sie ebenfalls herunterladen und beispielsweise Ihrem Steuerberater übergeben.

Auf den folgenden Seiten stellen wir die Berichte vor.

Im Bonjournal können Sie alle Transaktionen (mit der zugehörigen Belegnummer) einer Filiale in einem ausgewählten Zeitraum nachvollziehen. In der Spalte „Info“ wird, falls vorhanden, eine Warenkorbnotiz bzw. der Warenkorbrabatt vermerkt.

Sie können die Transaktionen auch nach Zahlungsarten filtern. Hierzu klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen die gewünschte Zahlungsart aus.

Tagesabschlüsse sind ein wichtiger Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung. Der Tagesabschluss zeigt Ihnen die genaue Zeit der Kasseneröffnung, des Kassenabschlusses und den dazugehörigen Umsatz.

Um zu den Tagesabschlüssen zu gelangen, klicken Sie im Backoffice auf Berichte > Tagesabschluss.

Folgende Filter können eingestellt werden:

• Filialen: Tagesabschlüsse nach Filialen sortieren.
• Zeitraum: Monatsweise Tagesabschlüsse aufrufen.

Dort sind alle wichtigen Kennzahlen Ihres Tagesabschlusses angezeigt. Dieser dient lediglich als Zwischenbericht.

Wenn Sie den Tagesabschluss bereits durchgeführt haben, öffnet sich statt des X-Berichts ein Z-Bericht. Der Z-Bericht ist für das Finanzamt relevant. Sie können den Z-Bericht drucken, indem Sie auf das Druckersymbol klicken. Der X-Bericht zeigt den Zwischenstand eines offenen Tagesabschlusses an.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, Ihre Tagesabschlüsse eines gesamtes Monats in ein Exceldokument zu exportieren. Wählen Sie dazu einfach die gewünschte Filiale und den entsprechenden Monat aus und klicken Sie auf Auswahl in Excel exportieren.

Klicken Sie auf + Neuer Export und wählen Sie das gewünschte Protokoll aus. Gegebenenfalls können Sie auch einen Zeitraum auswählen, den der Bericht umfassen soll. Nach der Erstellung können Sie die passwortgeschützte Datei mit einem Klick auf ZIP-Archiv in der Spalte Download herunterladen. Zum Entpacken eignen sich auf Windows-Rechnern WinRAR und WinZIP. Geben Sie das Passwort aus der entsprechenden Spalte ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Kassenprotokolle aus Ihren Verkäufen finden Sie unter dem Menüpunkt Kassenbuch im Menü unter Berichte.

Wie auch bei den Tagesabschlüssen können Sie einfach einen entsprechenden Tag auswählen, um mehr Informationen zu erhalten.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, Ihre Kassenbücher eines gesamtes Monats in ein Exceldokument zu exportieren. Wählen Sie dazu einfach die gewünschte Filiale und den entsprechenden Monat aus und klicken Sie auf Auswahl in Excel exportieren.

Über die Anzeige Alle im FilterFilter oben rechts auf der Übersichtsseite können Sie sich Aktive Gutscheine und Inaktive Gutscheine anzeigen lassen.

In der aktiv Spalte (Ampel) ist der Zustand eines Gutscheines über einen grünen Punkt (aktiv) oder einen roten Punkt (inaktiv) klar erkenntlich.

Sie können mehrere Gutscheine gleichzeitig entweder auf “aktiv“ oder “inaktiv“ setzen.

Dazu wird ein Häkchen ganz links neben dem relevanten Gutschein in der Übersicht gesetzt. Eine Funktionsleiste (Aktivieren oder Deaktivieren) erscheint, die nach dem Anklicken den Gutschein über die Bestätigung eines modalen Fensters entweder auf inaktiv oder auf aktiv setzt.

Tipp: Ein deaktivierter Gutschein mit 0 Guthaben kann von einem Anwender nicht mehr auf aktiv gesetzt werden.

Hier deaktivieren Sie einen Gutschein.

So aktivieren Sie einen inaktiven Gutschein.

Um einen Einblick über den Verlauf eines Gutscheines zu erhalten, wann dieser für eine Bezahlung verwendet wurde, steht Ihnen der Verlauf zur Verfügung.

Sobald auf das dazugehörige Uhrensymbol geklickt wird, öffnet sich eine Liste der Gutscheinänderungen.

Diese Verlaufslistung kann nach Erstelldatum von bis Erstelldatum bis gefiltert werden. Sämtliche Gutscheinänderungen stellen sich in einer Übersicht dar. Folgende Änderungstypen sind möglich:

• Aktiviert
• Deaktiviert
• Abgebucht
• Zurückgebucht
• Erstellt
• Storniert

Den Menüpunkt Berichte > Rechnungszahlung sehen Sie nur, wenn Sie ein Paket gebucht haben, welches diese Funktion beinhaltet.

Hier finden Sie alle erstellten Rechnungen. Sie können verschiedene Zeiträume einstellen und sich über den Status jeder Rechnung informieren.

Um einen Zahlungseingang zu verbuchen, suchen Sie sich bitte die passende Rechnung heraus. Anschließend drücken Sie auf Anzahlung.

Um den Zahlungseingang zu verbuchen, füllen Sie diese Felder aus:

• Zahlungsdatum: Das Datum, an dem der Kunde bezahlt hat.
• Anzahlungsbetrag: Die Summe, die der Kunde gezahlt hat (Es sind Voll- und Teilzahlungen möglich).
• Zahlungsart: Tragen Sie hier ein, wie der Kunde bezahlt hat, z.B. Überweisung, Paypal usw.

Hinweis: Beim LocaFox Modul "Kauf auf Rechnung" handelt es sich lediglich um eine Möglichkeit Kunden, die im Ladengeschäft einkaufen, eine weitere Bezahlmethode anzubieten. Das Rechnungsmodul ist keine vollwertige Rechnungssoftware und ist beschränkt auf Verkäufe über die Ladentheke. Es sollen damit keine Rechnungen verwaltet werden, die an sich nichts mit der Kasse zu tun haben (z.B. aus anderen Vertriebskanälen).

Unter Berichte > Datenträgerüberlassung (Z3) können Sie eine ZIP-Datei erzeugen, die alle Daten Ihres Kassensystems in Form von CSV-Dateien enthält. Dieser vollständige Export kann insbesondere für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer interessant sein.

• Klicken Sie auf + Neuer Export.
• Wählen Sie den Zeitraum für den Sie die Daten exportieren möchten.
• Anschließend klicken Sie ganz rechts in der Spalte Download auf ZIP-Archiv, um Ihre Datenträgerüberlassung herunterzuladen.
• Die ZIP-Datei können Sie Ihrem Steuerberater per E-Mail schicken oder auf einem anderen Medium übergeben (z. B. USB-Stick).
• Das Passwort zum Entpacken sollten Sie zu Ihrer Sicherheit separat versenden/übergeben, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

• Zum Entpacken auf einem Windows-Rechner können Sie beispielsweise WinRAR oder WinZIP nutzen.

Den Menüpunkt Berichte > DATEV Export sehen Sie nur, wenn Sie das Modul „DATEV-Schnittstelle“ gebucht haben.

Inhalt folgt

Unter dem Menüpunkt Berichte > Protokoll Exporte können Sie sich Berichte zu diesen Themen erzeugen und herunterladen:

• Berechtigungsprotokoll: Eine Übersicht, wann sich welcher Benutzer auf den Oberflächen (Backoffice oder App) eingeloggt hat.
• Preisänderungsprotokoll: Eine Übersicht, wann die Preise Ihrer Produkte geändert wurden.
• Inventaränderungsprotokoll: Eine Übersicht, wann sich die Bestände Ihrer Produkte geändert haben.
• Kassenprotokoll: Eine Übersicht der auf Ihren Kassen installierten App-Versionen.
• Neue TSE-Installation: Eine Übersicht über die Installation der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auf Ihrer Kasse.

Unter dem Menüpunkt Analysen & Statistiken haben Sie im Backoffice die Möglichkeit, mit wenigen Klicks Einsicht in verschiedene Berichte und Statistiken zu bekommen. So treffen Sie bessere Entscheidungen basierend auf Ihren Geschäftszahlen, z. B. im Einkauf oder operativen Geschäft.

Auf den folgenden Seiten stellen wir Ihnen die Analysen und Statistiken vor.

Für einen schnellen Einblick in Umsatz, Absatzmenge und Marge steht Ihnen die Allgemeine Statistik zur Verfügung.

Unter dem Menüpunkt Analysen & Statistiken > Allgemeine Statistik finden Sie für die ausgewählten Zeiträume drei wichtige Kennzahlen:

• Umsatz – die Summe aller verkauften Produkte
• Absatzmenge – die Anzahl aller verkauften Produkte
• Marge – die Summe des durch die verkauften Produkte generierten Gewinns
  
  

Über die im oberen Bereich angeordneten Zeitraumfilter können Sie die eben genannten Kennzahlen für einen frei wählbaren Zeitraum und einen Vergleichszeitraum ansehen. Durch das Vergleichen von zwei verschiedenen Zeiträumen können Sie z. B. den abgelaufenen Monat mit dem gleichen Monat im Vorjahr vergleichen. Dies funktioniert für sämtliche Zeiträume (Tage, Wochen oder Monate).

Hinweis: Die Statistiken basieren auf den in der Warenwirtschaft gemachten Angaben. Die Statistiken zu Margen können dementsprechend nur korrekt abgebildet werden, wenn die Einkaufs- und Verkaufspreise entsprechend gepflegt wurden. Die Transaktionsdaten des laufenden Geschäftstages werden am Folgetag in dieses Reporting mit einberechnet.

Einblicke in den Umsatz, Absatz und die Höhe der Retouren Ihrer Produkte erhalten Sie durch die Produktstatistiken.

Unter dem Menüpunkt Analysen & Statistiken > Produktstatistiken finden Sie für die ausgewählten Zeiträume vier wichtige Kennzahlen für jedes verkaufte Produkt:

• Umsatz – die Summe aller verkauften Produkte
• Absatz – die Anzahl aller verkauften Produkte
• Marge – die Summe des durch die verkauften Produkte generierten Gewinns
• Retouren – die Summe aller Retouren dieses Produkts

Über die im oberen Bereich angeordneten Zeitraumfilter können Sie die eben genannten Kennzahlen für einen frei wählbaren Zeitraum und einen Vergleichszeitraum ansehen. Durch das Vergleichen von zwei verschiedenen Zeiträumen können Sie z. B. sogenannte Renner- und Pennerstatistiken fahren, um gut oder schlecht laufende Artikel zu identifizieren. Diese Analysen sind bis hin zu den Produktvarianten möglich. Dies funktioniert so auch für sämtliche Zeiträume (Tage, Wochen oder Monate).

Neben den Zeitraumfiltern stehen Ihnen bei den Produktstatistiken weitere Filterfunktionen zur Verfügung. Durch die Freitextsuche können Sie nach beliebigen Produkten suchen. Durch die Auswahl einer Warengruppe wird die Statistik auf Produkte einer bestimmten Warengruppe eingeschränkt. Neben den Warengruppen können Sie die Analyse auch nach Hersteller oder Marken einschränken. Die durch die Filterkriterien erstellte Tabelle lässt sich in jeder Spalte auf- und absteigend sortieren, sodass Sie jederzeit in den Spalten z. B. nach Zeit, Produktname, Umsatz, Absatzmenge oder Marge sortieren können. Bei vielen Produkten in der Statistiktabelle werden die Ergebnisse auf mehrere Seiten aufgeteilt, die Sie durch das Klicken auf die entsprechende Seitenanzahl anschauen können.

Hinweis: Die Statistiken basieren auf den in der Warenwirtschaft gemachten Angaben. Die Statistiken zu Margen können demzufolge nur korrekt abgebildet werden, wenn die Einkaufs- und Verkaufspreise entsprechend gepflegt wurden. Die Transaktionsdaten des laufenden Geschäftstages werden derzeit erst am Folgetag in dieses Reporting mit einberechnet.

Hier erlangen Sie einen schnellen Einblick in Ihren Bestandswert.

Unter dem Menüpunkt Analysen & Statistiken > Warenbestand finden Sie Ihren aktuellen Warenbestand. Es werden sämtliche angelegten Produkte angezeigt. Diese lassen sich durch die Filter Filiale, Warengruppe, Marke und Hersteller weiter eingrenzen.

Zunächst wird Ihnen die Menge unter Warenbestand angezeigt. Unter Warenbestand nach EK finden Sie den Warenwert nach Einkaufspreis. Dieser wird jedoch nur berechnet, wenn ein Einkaufspreis hinterlegt wurde. Der Warenbestand nach VK gibt Ihnen den Warenwert nach Verkaufspreis an.

In der Standardansicht werden Ihnen die Produkte nach Ihrem Produktnamen aufgelistet. Sie können sich eine individuelle Liste zusammenstellen, indem Sie unter Aggregiert nach eine andere Spalte wählen. Im Dropdown Spalten können Sie weitere Spalten zur Auswertung hinzufügen.

Ein Export als CSV oder Excel-Tabelle zur Weiterverarbeitung in anderen Programmen steht Ihnen unter Exporte zur Verfügung.

Einen umfangreichen Einblick in den Umsatz erhalten Sie durch die Umsatzstatistik.

Unter dem Menüpunkt Analysen & Statistiken > Umsatz erhalten Sie einen detaillierten Überblick Ihres Umsatzes.

Zunächst wählen Sie über den Zeitraumfilter oben links den Zeitraum aus, den Sie analysieren wollen. Zur weiteren Untergliederung stehen Ihnen die Filter Filiale, Warengruppe, Marke und Hersteller zur Verfügung.

Umsatz nach Zeitraum
Wählen Sie bei Bedarf im Dropdown Säulen weitere Säulen für Marge und Retouren. Bei einem Klick auf die Grafik erhalten Sie weitere Informationen zu einzelnen Umsätzen.

Die Analyse lässt sich vom langen bis zum ganz kurzen Zeitraum einstellen. Somit erhalten Sie Ihre Ergebnisse des Jahres, Monats, Tages bis hin zum Umsatz je Stunde.

Sind Sie an einer weiteren Verarbeitung interessiert, dann erstellen Sie sich Ihre eigene Exportdatei unter Exporte im CSV-, XLS- oder XLSX-Format.

Umsatz nach Tageszeit
Sie interessieren sich für die Umsatzverteilung während Ihrer Öffnungszeiten? Dann klicken Sie bitte auf den Bereich Umsatz nach Tageszeit.

Ein Wellendiagramm zeigt Ihnen die Verteilung Ihres Umsatzes nach Tageszeit. Damit können Sie beispielsweise Strategien für Ihre Schichtplanung entwickeln.

Durchschnittliche Warenkorbgröße
In diesem Bereich wird Ihnen durch ein Wellendiagramm die durchschnittliche Höhe der einzelnen Warenkörbe nach Tageszeit angezeigt.

Sie erlangen einen schnellen Überblick darüber, welche Produkte besonders hohen Umsatz erreichen. Dadurch können Sie Entscheidungen über Maßnahmen zur Verkaufsförderung treffen.

Einen schnellen Einblick in die Umsätze Ihrer Mitarbeiter erhalten Sie in der Mitarbeiterstatistik.

Unter dem Menüpunkt Analysen & Statistiken > Mitarbeiter gelangen Sie zu den Umsätzen, die jeder Ihrer Mitarbeiter erwirtschaftet. Dies hilft Ihnen unter anderem bei der Provisionsberechnung.

Über den Zeitraumfilter oben links lässt sich der Zeitraum einstellen, den Sie analysieren wollen.

Über den Filter Mitarbeiter wählen Sie den Mitarbeiter aus, den Sie analysieren wollen. Zusätzliche Filter sind über Filiale, Warengruppe und Marke einstellbar.

In einem übersichtlichen Säulendiagramm erhalten Sie die Umsätze je eingestellter Zeitperiode. Unter Zeitraum können Sie sich eine jährliche, monatliche, wöchentliche, tägliche und stündliche Analyse erstellen.

Auch diese Statistik kann individuell exportiert und weiterverarbeitet werden. Wählen Sie unter Exporte das gewünschte Format.

Durch diese Statistik können Sie sich eine genaue Analyse Ihrer Absätze anfertigen. Eine eigene Ansicht nach Aggregation, sowie Exporte als CSV, XLS oder XLSX sind hier ebenso möglich.

Für eine genaue Übersicht über die Umsätze Ihrer Kunden, die in der Kundendatenbank eingetragen sind, gehen Sie auf Analysen & Statistiken > Kunden. Sie können unter Spalten weitere Spalten dazu wählen und sich unter Export eine Datei im Format CSV, XLS oder XLSX erstellen.

Das DATEV-Modul ermöglicht Ihnen den einfachen Export Ihrer Buchhaltung in einem standardisierten Format zur Übergabe an Ihren Steuerberater. Der hinterlegte Kontenrahmen spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld. Es werden automatisch Buchungssätze erstellt, die sonst durch den Steuerberater in Rechnung gestellt werden würden.

Ihre Vorteile:

• Extreme Zeitersparnis
• Direkte Integration in Ihr Kassensystem
• Fehlerquellen reduzieren
• Kosten reduzieren
• Keine Medienbrüche
• Sicherer Austausch mit dem DATEV-Rechenzentrum

Nach Aktivierung des Moduls tragen Sie und/oder Ihr Steuerberater im Backoffice unter dem Menüpunkt Einstellungen > DATEV zunächst alle Informationen ein, die für den DATEV-Export benötigt werden.

Wenn Ihr Steuerberater selbständig auf die Buchhaltung zugreifen soll, erstellen Sie bitte einen Benutzer mit entsprechenden Rechten. Ihr Steuerberater kann dann die Einstellungen vornehmen und selbst die Exporte anstoßen.

• Beginn Wirtschaftsjahr: Beginn des Kassierens mit dem LocaFox POS System.
• Beraternummer: Eine interne Nummer der Software, die Sie von Ihrem Steuerberater erhalten.
• Sachkontennr.länge: Richtet sich nach der Länge Ihres Sachkontenrahmens, den Ihr Steuerberater für Sie verwendet. Bsp.: Ein SKR04 besteht aus vier Ziffern (z.B. 4108), also wird hier eine 4 eingetragen.
• Format: Wenn Ihr Steuerberater mit der Software DATEV arbeitet, wird hier DATEV gewählt. Für alle anderen Softwares wird hier DATEV-kompatibel gewählt.
• Festschreibung: Alle Berichte müssen festgestellt werden, das bedeutet im Nachhinein nicht manipulierbar sein. Daher wählt man hier die Festschreibung.
• Kostenstelle: Hier wird die Kostenstelle eingetragen, die der Steuerberater für die jeweilige Filiale vergibt.

Als nächstes tragen Sie unter Zuordnung Erlöskonten die Konten entsprechend des verwendeten Standardkontenrahmens ein. Bitte besprechen Sie dieses Thema mit Ihrem Steuerberater.
Setzen Sie die Haken bei Automatikkonto, andernfalls wird in den Export der jeweils passende Buchungsschlüssel übernommen (3 = 19%, 2 = 7%, 1 = 0%).

Für Ihre Warengruppen und Produkte können jeweils abweichende Erlöskonten eingetragen werden.

Unter weitere Konten-Zuordnungen werden alle weiteren Konten eingetragen, die sich aus Ihrem verwendeten Kontenrahmen ergeben. Bitte wenden Sie sich bei Fragen diesbezüglich an Ihren Steuerberater.

Unter dem Menüpunkt Berichte > DATEV Export erstellen Sie einen Export. Zunächst drücken Sie bitte auf + Neuer Export und wählen dort Ihre Kasse und den Zeitraum aus.

Um den Bericht herunterzuladen, drücken Sie bitte auf ZIP-Archiv in der Spalte Download. Es wird eine ZIP-Datei heruntergeladen, die Sie zunächst entpacken müssen. Dafür eignet sich WinRAR oder WinZIP. Um die darin enthaltene Datei zu entschlüsseln, kopieren Sie sich bitte das Passwort aus der Spalte Passwort. Jetzt kann die Datei Ihrem Steuerberater übergeben werden, der anschließend diese Datei in sein System einspielen kann.

Legen Sie in der Kundendatenbank Kundenprofile an und machen Sie sich so die Besuchs- und Einkaufshistorie Ihrer Kunden zu Nutzen. Steigern Sie Ihre Verkäufe, indem Sie Ihren Kunden die Produkte und Dienstleistungen anbieten, für die sie sich auch wirklich interessieren.

Ihre Vorteile:

• Integration in Ihr Kassensystem
• Ordnen Sie Warenkörbe und Artikel zu
• Passen Sie Ihr Sortiment dem Einkaufsverhalten an
• Personalisierte Rabatt-Aktionen steuern und auswerten
• Kümmern Sie sich um Ihre Kunden, auch wenn diese nicht im Laden sind

Sie interessieren sich für ein Zusatzmodul?

Für Fragen, die Buchung eines Moduls und die Bestellung von Kundenkarten erreichen Sie unsere Berater unter der Rufnummer 030 120 21 0000.

Mit dem Rechnungsmodul  können Sie mit Ihrem LocaFox POS ganz einfach Rechnungen für Verkäufe über die Kasse ausstellen. So können Sie Waren herausgeben, die noch nicht oder nur unvollständig bezahlt sind.

Mit diesem Modul verwalten Sie Anzahlungen und können den aktuellen Zahlungsstatus jederzeit kontrollieren. So sehen Sie direkt auf einen Blick, welche Rechnungen bereits bezahlt, noch offen oder überfällig sind.

Ihre Vorteile:

• Zufriedene Kunden
• Direkte Integration in Ihr Kassensystem
• Sofortige Bestandsbuchung
• Keine Medienbrüche

Bei der Erstellung von Rechnungen steht es Ihnen frei, ob Sie Kunden dafür aus der Kundendatenbank nehmen oder einmalige Rechnungen erstellen. Sie tragen alle Informationen Ihres Kunden ein, geben ein Fälligkeitsdatum an und können somit einfach und schnell Zahlungen auf Ziel für Ihre Kunden erstellen.

Wichtig: Um das Feature nutzen zu können, pflegen Sie bitte im Backoffice unter dem Punkt Einstellungen > Händlerdaten die "Einstellungen Rechnungsstellung". Diese Daten erscheinen dann auf der A4 Rechnung, welche Sie dem Kunden mitgeben können.

Hinweis: Beim LocaFox Modul "Kauf auf Rechnung" handelt es sich lediglich um eine Möglichkeit Kunden, die im Ladengeschäft einkaufen, eine weitere Bezahlmethode anzubieten. Das Rechnungsmodul ist keine vollwertige Rechnungssoftware und ist beschränkt auf Verkäufe über die Ladentheke. Es sollen damit keine Rechnungen verwaltet werden, die an sich nichts mit der Kasse zu tun haben (z.B. aus anderen Vertriebskanälen).

Sie interessieren sich für  unsere ZVT-Schnittstelle?

Wir bieten eine direkte Verbindung zu diversen EC- und Kredtikartenlesegeräte an. 

- SumUp Air Terminal

- Verifone V 200c

- CCV Basen Next

- CCV Mobile Premium

früher unterstützte Geräte:

- Ingenico Desk 5000

- Verifone H 5000 

Dabei ist es wichtig für sie zu wissen, dass wir hier nur von uns getestete und validierte Terminals unterstützen. Wir behalten uns auch vor, nur einen Service für die von uns freigegeben Geräten zu testen. Weitere Informationen hierzu können sie aus unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGBs) nachlesen. 

ZVT (Zahlungsverkehrsterminal)-Schnittstelle

Generelle Informationen:

Die Kassen-App kann mit Hilfe einer ZVT-Schnittstelle mit einem Zahlungsterminal kommunizieren. EC- und Kreditkartenzahlungen können direkt von der Kasse an das Gerät weitergeleitet und der Zahlungsstatus eingesehen werden. Zahlungen können auch retourniert/storniert werden. Bevor die Verbindung eingerichtet werden kann, müssen folgende Faktoren übereinstimmen:

a)       Das Zahlungsterminal muss das ZVT-Protokoll unterstützen (wir unterstützen ausschließlich EC-Terminals deren Kassenschnittstelle mit ZVT (ZVT700) über TCP/IP konfigurierbar sind) b)      Die IP-Adresse muss statisch sein -> DHCP wird deaktiviert (SIM Geräte die über Mobilfunk laufen sind übrigens nicht geeignet) c)       Die Kasse und das Zahlungsterminal müssen mit dem gleichen WLAN-Netzwerk verbunden sein

Onboarder-Einstellungen:

Damit der Händler in seinen App-Einstellungen die IP-Adresse und den Port konfigurieren kann, muss das relevante Recht im Onboarder-Tool eingerichtet werden: „Add ZVT Integration Permissions“. 

App-Einstellungen:

Wurde das ZVT-Recht im Onboarder freigeschaltet, erscheint in den Einstellungen der App die Übersicht „Kartenlesegerät verbinden“.

Beim Aktivieren des “Kartenlesegerät verbinden“ Schalters, kann die IP Adresse und der Port des Zahlungsterminals eingegeben und übernommen werden.

Wichtig hier:Der Zahlungsterminal muss sich das Display im Grundzustand befinden, bevor das Kartenlesegerät verbunden werden kann.

Sollte das Terminal sich nicht im Grundzustand befinden oder nicht mit LAN verbunden sein, erscheint in den Einstellungen unserer App folgende rote Fehlermeldung “Zahlungsterminal konnte eine Nachricht nicht rechtzeitig zurückgeben”:

Wird eine falsche Port-No. und oder IP Adresse bei uns in den Einstellungen angegeben, erscheint die rote Nachricht: “Die Verbindung wurde abgelehnt. Überprüfen Sie die IP-Adresse und stellen Sie sicher, dass keine Firewall die Kommunikation verhindert. Darüber hinaus muss das Zahlungsterminal-Display im Grundzustand (home screen) sein”:

Neu ab Release: 2.5.13:

Unsere Kunden erhalten nun die Möglichkeit, den Druck durch ein Kartenlesegerät zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktion ist allerdings, dass die Belegsteuerung des Kartenlesegerätes deaktiviert ist. 

Zahlungsterminal-Einstellungen:

Folgende Schritte sind erforderlich, um bei unseren vor Ort getesteten stationären Zahlungsterminals die IP-Adresse und Portnummer anzeigen zu lassen. Die Terminals sind bei uns über LAN-Kabel verbunden. Wichtig hier: Sollte der Kunde das Zahlungsterminal nicht in Betrieb nehmen können oder sich andere Funktionsstörungen ergeben, muss er sich an die Hotline des jeweiligen Service-Dienstleisters wenden. Denn für Bedienung, Technik und Funktion des Gerätes ist der Dienstleister zuständig.

Transaktionen mit der ZVT-Schnittstelle

EC-KartenzahlungKreditkartenzahlungRetoure via EC- oder KreditkarteStornierung via EC- oder KreditkarteRechnungs(an)zahlung via EC- oder Kreditkarte

Kreditkartenzahlung (normaler Verlauf mit Screenshots):

-          Verkaufe ein Produkt und bezahle mit Kreditkarte

Füge ein Produkt in den Warenkorb, wähle Kredit-Karte im Checkout und klicke auf  „Abschließen“:

App-Status: Bitte warten…

Terminal-Status: Bitte Karte einstecken oder vorhalten.

App-Status: Karte einführen

Aktion: Stecke Karte in den Terminal

Terminal-Status: Enter PIN

App-Status: Bitte achten Sie auf das PIN-Pad

Aktion: PIN wird über die Terminaltastatur eingegeben und ok gedrückt.

Terminal-Status: Approved. Please remove cardApp-Statusmeldung: DFÜ-Verbindung herstellen

App-Statusmeldung: Das Zahlungsterminal wartet auf die Antwort von FEP

App-Status: Zahlung per Kredit-Karte abgeschlossen

Mögliche Fehlermeldungen:

-          Verkaufe ein Produkt und bezahle mit Kreditkarte

Füge ein Produkt in den Warenkorb, wähle Kredit-Karte im Checkout und klicke on „Abschließen“

a) Terminal-Abbruch durch Drücken der „X“-Taste

Terminal-Status: Bitte Karte einstecken oder vorhalten.

App-Status: Karte einführen

Aktion: Klicke die „X“ Taste auf der Zahlungsterminal-Tastatur.

Terminal-Status: Vorgang abgebrochen

App-Status: Vorgang abgebrochen

App-Status: Transaktion wurde vom Benutzer abgebrochen. 

Aktion: Ein Klick auf die „Zurück“ -Taste leitet den User wieder zurück zum Warenkorb.

b) WLAN wird unterbrochen

Während des Verbindungsaufbaus mit dem Terminal wird das WLAN unterbrochen.

App-Status: Die Verbindung wurde abgelehnt. Überprüfen Sie die IP-Adresse und stellen Sie sicher, dass keine Firewall die Kommunikation verhindert

Aktion: Ein Klick auf die „Zurück“ -Taste leitet den User wieder zurück zum Warenkorb.

c) LAN-Stecker wird gezogen

Terminal-Status: Bitte Karte einstecken oder vorhalten.

App-Status: Karte einführen

Aktion: Der LAN-Stecker wird gezogen.

App-Status: Nach einer Wartezeit von ca. 60 Sekunden: Die Verbindung zum Paymentterminal wurde unterbrochen. Es fehlt eine Auskunft vom Paymentterminal zum Status der Transaktion. Bitte prüfen Sie auf dem Paymentterminal, ob die Transaktion erfolgreich abgeschlossen wurde. In diesem Fall klicken Sie auf Abschließen. Sollte die Transaktion auf dem Paymentterminal abgebrochen worden sein, klicken Sie bitte auf  Wiederholen, um den Vorgang noch ein Mal zu starten.

 Mit dem 2.5.18 Release gibt es für den Nutzer nicht mehr die Möglichkeit, die Transaktion über “Abschließen” zu beenden. Er kann nur noch “Wiederholen” aktivieren:

Aktion: Ein Klick auf die „Wiederholen“-Taste leitet den User wieder zurück zum Checkout. 

VerbindungsabbrücheSollte die Verbindung zu dem Terminal abbrechen, wird das zukünftig in der App via ZVT Symbol in der Aktionsleiste oben rechts zu sehen sein. Außerdem werden die Logs ausgeweitet, so dass wir ZVT Verbindungsprobleme der Kunden eindeutiger zuordnen können.

Connected

Disconnected

ingenico Installationsanleitungen - Zahlungsterminals: https://www.ingenico.de/payment-services/service/download-center/local/bedienungs--und-installationsanleitungen-terminals/bedienungs--und-installationsanleitungen-terminals.html

Verifone Installationsanleitungen - Zahlungsterminals:

https://www.verifone.com/de/support

Sollte der Kunde Verbindungsschwierigkeiten haben, kann der Support ihm die von uns entwickelte “ZVT Support App” apk zuspielen, damit er IP-Adresse und Portnummer korrekt finden kann: https://docs.google.com/document/d/1oD3z61FrTg6bgupIGngYhGxqzreKyobiBZa8g62f0R4/edit?usp=sharing

Legen Sie in der Kundendatenbank Kundenprofile an und machen Sie sich so die Besuchs- und Einkaufshistorie Ihrer Kunden zu Nutzen. Steigern Sie Ihre Verkäufe, indem Sie Ihren Kunden die Produkte und Dienstleistungen anbieten, für die sie sich auch wirklich interessieren.

Ihre Vorteile:

• Integration in Ihr Kassensystem
• Ordnen Sie Warenkörbe und Artikel zu
• Passen Sie Ihr Sortiment dem Einkaufsverhalten an
• Personalisierte Rabatt-Aktionen steuern und auswerten
• Kümmern Sie sich um Ihre Kunden, auch wenn diese nicht im Laden sind

Zu Ihren Kunden können Sie sämtliche Eigenschaften, die Sie benötigen, festhalten. Zudem sehen Sie über die Transaktionshistorie schnell und einfach vergangene Umsätze eines Kunden.

Wenn Sie das Modul „Kundenkarten“ nutzen, können Sie jedem Kunden eine Kundenkarte hinzufügen.

Sie interessieren sich für ein Zusatzmodul?

Für Fragen, die Buchung eines Moduls und die Bestellung von Kundenkarten erreichen Sie unsere Berater unter der Rufnummer 030 120 21 0000.

Erweitern Sie mit Kundenkarten Ihre Kundendatenbank (enthalten im L-Paket) und identifizieren Sie Ihre Kunden einfach indem Sie die Kundenkarte einscannen. Vergeben Sie individuelle Rabatte, um Ihre Kunden zu motivieren, die Karte bei jedem Ladenbesuch selbständig vorzulegen.

Ihre Vorteile:

• Integration in Ihr Kassensystem
• Kundenkarten einfach scannen
• Kunden ohne Nachfrage identifizieren
• Individuelle Rabatte gewähren

Sie haben zwei Möglichkeiten Ihren Kunden Kundenkarten zur Verfügung zu stellen:

• Digitale Kundenkarten (Google Wallet oder Apple Wallet)
• Physische Kundenkarten

Beachten Sie, dass es nur möglich ist eine der beiden Varianten anzubieten.

Digitale Kundenkarten

Sie haben die Möglichkeit in der Händlerdatenpflege in der Ansicht für “Kundenkarten-Einstellungen” die digitalen Kundenkarten zu aktivieren bzw. zu deaktivieren.

Wird ein Kunde in der Kundendatenbank neu angelegt, erhält dieser per E-Mail die “Einladung in die Kundendatenbank”, die er bestätigt. Mit der Bestätigung verändert sich der Kundenstatus in bestätigt und die Nummer der Kundenkarte wird automatisch angezeigt.

Der Kunde erhält nun eine E-Mail mit dem Titel “[HÄNDLERNAME]: Aktivierung Ihrer Kundenkarte”.

Anschließend hat der Kunde die Möglichkeit, die Kundenkarte entweder zum Google Wallet oder zum Apple Wallet hinzuzufügen.

Android:

Vom Android-Gerät aus klickt er/sie die Schaltfläche “G-Pay: Auf dem Smartphone speichern”. Er/Sie wird dann automatisch auf eine “Google Wallet” Seite weitergeleitet, wo er/sie die Kundenkarte hinzufügen kann.

Dann kann er/sie über die Schaltfläche "Kundenkarte ansehen" anzeigen lassen.

Apple:

Vom iOS-Gerät aus klickt er/sie die Schaltfläche “Hinzufügen zu Apple Wallet”. Dadurch wird eine “bundle-pkpass” Datei generiert, die geöffnet werden kann.

Das in der Bonpflege angelegte Händlerlogo wird automatisch für die “Digitalen Kundenkarten” übernommen. Das gilt auch bei einem Wechsel des Logos.

Dem Kunden kann nun über die App ein Rabattwert in Prozent oder in Euro zugewiesen werden. Dafür öffnen Sie in der App das Menü am linken Rand und öffnen den Punkt Kundenverwaltung.

Physische Kundenkarten

Um physische, analoge Kundenkarten zu erstellen, kontaktieren Sie unseren Kundenservice. Die Barcodes werden von uns in der von Ihnen gewünschten Menge generiert und auf Kundenkarten gedruckt. Diese Karten werden mit Ihrem individuellen Logo bedruckt und Ihnen als Rohlinge zugeschickt.

Um einem Kunden aus der Kundendatenbank einen generierten Barcode zuzuweisen, öffnen Sie in der LocaFox App das Menü am linken Rand und wählen den Punkt Kundenverwaltung. Dort müssen Sie erst einen unbenutzten Barcode scannen und können dann einen Rabattwert in Prozent oder Euro zuweisen.

Ionos Online-Shop Schnittstelle

Wir möchten Ihnen eine neue Möglichkeit bieten, unser Kassensystem in Verbindung mit einer eigenen Online-Shop Lösung zu nutzen. Eine Schnittstelle zwischen LocaFox und dem Online-Shopsystem von Ionos gibt Ihnen die Möglichkeit, lokal und online zu verkaufen.

Produkte, Kategorien sowie Bestände und Preise werden in der Ionos-Umgebung geändert/gelöscht oder neu eingegeben. Das bedeutet, dass Sie Ihre Waren in der Ionos-Warenwirtschaft erstellen und bearbeiten und diese dann mit der LocaFox Warenwirtschaft synchronisiert werden. Sämtliche Änderungen werden in unser Backoffice/App nur überspielt. Das hat zur Folge, dass Warengruppen/Produktpflege nur noch schreibgeschützt in unserem Backoffice auftauchen. Eine Inventur von unserem Backoffice aus ist ebenfalls nicht mehr möglich. Das Backoffice verwandelt sich somit zu einer reinen Kontrollseite. Die Einstellungen, Kundendatenbanken, Berichte, sowie Analysen & Statistiken können weiterhin ungehindert genutzt werden, entsprechend Ihres LocaFox Paketes.

Wie können Sie die Ionos-Schnittstelle für Ihr Geschäft nutzen?

Für die Nutzung der Schnittstelle benötigen Sie entweder das LocaFox Medium oder Large Paket. Außerdem benötigen Sie ein beliebiges Online-Shop Paket von Ionos.

Initiale Einrichtung

Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten von Ionos im Dashboard unter: mein.ionos.de an. Sie gelangen auf den Startbildschirm des Ionos Systems.

(Hinweis: Um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren, empfehlen wir den Google Chrome Browser zu nutzen.)

Rufen Sie das Menü auf und wählen Sie das Feld "Websites und Shops" aus und klicken Sie anschließend auf "Website bearbeiten".

In der Bearbeitungsmaske finden Sie auf der linken Seite das Feld "E-Commerce". Klicken Sie dort auf den Button "Shop verwalten".

Auf der Bedieneroberfläche des Shops findet man die Apps unter "Anwendungen". 

Wählen Sie die LocaFox App aus.

Klicken Sie auf "Installieren":

Durch das erneute Klicken auf "Installieren" bestätigen Sie die erforderlichen Zugriffsrechte für das Profil.

Im Anschluss werden Sie automatisch zum LocaFox Backoffice weitergeleitet.

Dort geben Sie dann Ihre LocaFox Händlernummer ein und klicken auf “Weiter” (Siehe Abbildung). Wichtig hierbei: Sollten sich angelegte Produkte/Warengruppen bereits im Backoffice befinden, so werden diese überschrieben.

Nun müssen der Locafox Nutzername + Passwort eingegeben und mit “Anmelden” bestätigt werden.

Anschließend werden Sie aufgefordert, eine Filiale für die Autorisierung für Ionos auszuwählen. Nachdem Sie die Filiale ausgewählt haben, wird die Auswahl mit klicken auf “Weiter” bestätigt (Siehe Abbildung).

War die Verknüpfung mit der Filiale erfolgreich, wird “Die Autorisierung war erfolgreich. Ihr Online-Shop ist jetzt mit Locafox verknüpft” angezeigt (Siehe Abbildung). 

Im Hintergrund wird automatisch eine volle Synchronisation IONOS →  Locafox angestoßen. Das kann je nach Datenmenge ein wenig dauern.

Nach erfolgreicher Beendigung wird im Locafox Backoffice in der IONOS-Übersicht  “Integration ist abgeschlossen“ angezeigt (Siehe Abbildung).

Die in Ionos angelegten Produktinformationen und Kategorien werden nun ebenfalls im Backoffice in der “Warengruppenpflege” und “Produktpflege” angezeigt (siehe Abbildung).

Warengruppen:

Produkte:

Falls die Synchronisation nicht erfolgreich war, können Sie jederzeit im Backoffice unter “Einstellungen → Ionos“ eine neue Synchronisation anstoßen. Voraussetzung dafür ist, dass gleichzeitig keine Integration im Gange ist.

Ein einfacher Klick auf “Vollständige Synchronisierung starten“ stößt den Vorgang an (Siehe Abbildung).

Nachdem der Vorgang beendet ist, wird “Integration ist abgeschlossen“ angezeigt.

Teil Aktualisierungen

Sämtliche Änderungen der Produkte/Kategorien auf der Ionos Seite werden automatisch in das Locafox Backoffice/App überspielt. Das betrifft:

• Kategorien

• Bilder

• Produkt-/Variantenbezeichnungen

• Produkt-/Variantenbeschreibungen

• Produkt-/Variantenpreise

• Lagerbestände

• Benutzerdefinierte Steuersätze (sollte mehr als ein Steuersatz aktiviert sein, so wird immer der höhere Steuersatz synchronisiert)

Zu beachten:

a) Steuersatz

Für eine erfolgreiche Übertragung der Daten von Ionos zu LocaFox ist es zwingend notwendig, dass Sie unter “Einstellungen -> Steuern & Rechnungen” in Ionos den automatischen oder benutzerdefinierten Steuersatz aktivieren. Ohne das werden die Preise nicht in das LocaFox Backoffice synchronisiert. Es ist daher wichtig, die Steuer-Einstellungen vor einer Synchronisierung zu überprüfen. 

b) Hersteller

Der Hersteller muss in Ionos im Reiter Eigenschaften eines Artikels manuell neu angelegt werden. Momentan muss der Begriff “Manufacturer“ angelegt werden, damit die korrekte Zuordnung (Ionos --> LF Backoffice) gelingt. Wird die Eigenschaft in einem Artikel angelegt, erscheint sie in den Eigenschaften aller Artikel (Siehe Abbildung).

c) Herstellerartikelnummer

Die “Hersteller Art.Nr.” muss in Ionos über den Reiter Eigenschaften eines Artikels manuell neu angelegt werden. Momentan muss der Begriff “MPN“ angelegt werden, damit eine korrekte Zuordnung/Synchronisation gelingt

Achtung: Das gilt nur für Artikel ohne Kombinationen (Varianten), da Ionos kein MPN-Feld für Varianten zur Verfügung stellt.

d) UPC = GTIN/EAN/ISBN

Der als Standard implementierte Ionos “UPC-Strichcode“ in den Artikeleigenschaften oder in der Bearbeitungsmaske für Kombinationen wird im Backoffice als “GTIN/EAN/ISBN“-Eintrag auf der Produkt- oder Variantendetailseite angezeigt.

Ionos Artikeleigenschaften:

Ionos Bearbeitungsmaske Kombinationen:

e) Deaktivierung / Aktivierung von Produkten

Die Deaktivierung oder Aktivierung der “Produktverfügbarkeit” im Reiter Allgemein eines Artikels führt dazu, dass der Artikel im Backoffice deaktiviert oder aktiviert wird.

Ionos Produktverfügbarkeit:

f) Produkte nur online listen

Es gibt die Möglichkeit, eine Synchronisation in das Locafox-Backoffice für ein aktives IONOS-Produkt zu verhindern. Dazu wird die Eigenschaften-Oberfläche geöffnet und der Begriff “LocafoxSyncDisabled” neu angelegt. In der Dropdown-Listung rechts wird “Nicht anzeigen” ausgewählt und abgespeichert. Das verhindert die Anzeige der Eigenschaft auf der Webseite. Nun erscheint “LocafoxSyncDisabled” in den Eigenschaften aller Artikel.

Die Eigenschaften eines Artikels können geöffnet und bei “LocafoxSyncDisabled” der Wert “ja” eingetragen und abgespeichert werden (“yes” wird auch akzeptiert).

Die Synchronisation in das Locafox-Backoffice wird nun verhindert.

Wird der Wert “ja” wieder gelöscht, so wird das Produkt wieder normal überspielt.

g) Produkte nur im Geschäft (nicht online) listen

Wird ein Produkt in IONOS deaktiviert, so kann es nun trotzdem als Aktiv in das Locafox-Backoffice überspielt werden. Dazu wird die Eigenschaften-Oberfläche geöffnet und der Begriff “LocafoxSyncForceActive” neu angelegt. In der Dropdown-Listung rechts wird “Nicht anzeigen” ausgewählt und abgespeichert. Das verhindert die Anzeige der Eigenschaft auf der Webseite. Nun erscheint “LocafoxSyncForceActive” in den Eigenschaften aller Artikel.

Die Eigenschaften eines Artikels können nun geöffnet werden und bei “LocafoxSncForceActive” kann der Wert “ja” eingetragen und abgespeichert werden (“yes” wird auch akzeptiert).

Die aktive Synchronisation eines deaktivierten IONOS Produktes in das Locafox- Backoffice ist nun möglich. 

Wird der Wert “ja” wieder gelöscht und die Löschung abgespeichert, so wird das Produkt wie gewohnt nicht in das Locafox-Backoffice überspielt.

h) Produkte mit mehreren Kategorien im Ionos Webshop

Produkte, die im IONOS Webshop mehreren Kategorien zugeordnet sind, werden bei der Synchronisation zum LocaFox Backoffice nur einer Warengruppe zugeordnet. Das LocaFox System erlaubt hier nur eine eindeutige Warengruppe (bzw. Warenuntergruppe) pro Produkt. Im IONOS Webshop wird eine Kategorie als "Standard" ausgezeichnet (siehe Bild). Dieser Warengruppe wird dann das Produkt im LocaFox Backoffice zugewiesen. Mehrere Warengruppen pro Produkt sind nicht möglich.

Sonstiges

Werden Transaktionen für Produkte oder Varianten über unsere App getätigt, so reduziert sich der Lagerbestand dementsprechend - sowohl in unserem Backoffice als auch in der Ionos-Anwendung.

Die Nutzung der Funktion “Wareneingang/Warenausgang erfassen” in der LocaFox App ist in Kombination mit der Ionos-Onlineshop Anbindung nicht möglich, da die Bestände zentral über das Ionos-System gesteuert werden.

Entscheiden Sie sich als bestehender LocaFox Kunde die Ionos-Schnittstelle zu nutzen, so werden alle im LocaFox-System bestehenden Warengruppen/Produkte/Bestände/Produktlabels gelöscht. Es werden dafür die Ionos-Informationen übernommen. Ein DATEV-Export beinhaltet jedoch trotzdem noch die Historie, so dass es bei einer Steuerprüfung keine Probleme gibt.

“Berichte” und “Analysen & Statistiken” zeigen auch die Historie noch an, allerdings bezieht sich der “Warenbestand” immer auf den “aktuellen Warenbestand”. Außerdem werden in den Filtern der “Warengruppe” nur die aktuellen Ionos-Kategorien angezeigt.

Lightspeed Online-Shop Schnittstelle

Wir möchten Ihnen eine neue Möglichkeit bieten, unser Kassensystem in Verbindung mit einer eigenen Online-Shop Lösung zu nutzen. Eine Schnittstelle zwischen LocaFox und dem Lightspeed-System gibt Ihnen die Möglichkeit, lokal und online zu verkaufen.

Produkte, Kategorien sowie Bestände und Preise werden in der Lightspeed-Umgebung geändert/gelöscht oder neu eingegeben. Das bedeutet, dass Sie Ihre Waren in der Lightspeed-Warenwirtschaft erstellen und bearbeiten und diese dann mit der LocaFox Warenwirtschaft synchronisiert werden. Sämtliche Änderungen werden in unser Backoffice/App nur überspielt. Das hat zur Folge, dass Warengruppen/Produktpflege nur noch schreibgeschützt in unserem Backoffice auftauchen. Eine Inventur von unserem Backoffice aus ist ebenfalls nicht mehr möglich. Das Backoffice verwandelt sich somit zu einer reinen Kontrollseite. Die Einstellungen, Kundendatenbanken, Berichte sowie Analysen & Statistiken können weiterhin ungehindert genutzt werden, entsprechend Ihres LocaFox Paketes.

Wie können Sie die Lightspeed-Schnittstelle für Ihr Geschäft nutzen?

Für die Nutzung der Schnittstelle benötigen Sie entweder das LocaFox Medium oder Large Paket. Außerdem ist mindestens ein Lightspeed Business Paket erforderlich, damit Varianten ordentlich angelegt und überspielt werden können.

Initiale Einrichtung

Nachdem Sie Ihr Lightspeed-Konto eingerichtet haben, melden Sie sich mit Ihrer Email-Adresse und Passwort bei Lightspeed an: https://my.ecwid.com/cp/#apps

Nachfolgend erhalten Sie einen Link zugeschickt. Auf diesen müssen Sie klicken, daraufhin öffnet sich eine neue Seite. Dort klicken Sie auf installieren (Siehe Abbildung).

Durch das erneute Klicken auf Installieren bestätigen Sie die erforderlichen Zugriffsrechte für das Profil.

Im Anschluss werden Sie automatisch zum LocaFox Backoffice weitergeleitet.

Dort geben Sie dann Ihre LocaFox Händlernummer ein und klicken auf “Weiter” (Siehe Abbildung). Wichtig hierbei: Sollten sich angelegte Produkte/Warengruppen bereits im Backoffice befinden, so werden diese überschrieben.

Nun müssen Sie Ihren Locafox Nutzernamen + Passwort eingegeben und mit “Anmelden” bestätigen (Siehe Abbildung).

Anschließend werden Sie aufgefordert, eine Filiale für die Autorisierung für Lightspeed auszuwählen. Nachdem Sie die Filiale ausgewählt haben, wird die Auswahl mit klicken auf “Weiter” bestätigt (Siehe Abbildung).

War die Verknüpfung mit der Filiale erfolgreich, wird “Die Autorisierung war erfolgreich. Ihr Online-Shop ist jetzt mit Locafox verknüpft” angezeigt (Siehe Abbildung). 

Im Hintergrund läuft jetzt automatisch eine volle Synchronisation zwischen Lightspeed und Locafox. Das kann je nach Datenmenge ein wenig dauern.

Nach erfolgreicher Beendigung wird im Locafox Backoffice in der Lightspeed-Übersicht  “Integration ist abgeschlossen“ angezeigt (Siehe Abbildung).

Die in Lightspeed angelegten Produktinformationen und Kategorien werden nun ebenfalls im Backoffice in der “Warengruppenpflege” und “Produktpflege” angezeigt (siehe Abbildung).

Falls die Synchronisation nicht erfolgreich war, können Sie jederzeit im Backoffice unter “Einstellungen → Lightspeed“ eine neue Synchronisation anstoßen. Voraussetzung dafür ist, dass gleichzeitig keine Integration im Gange ist.

Ein einfacher Klick auf “Vollständige Synchronisierung starten“ stößt den Vorgang an (Siehe Abbildung).

Nachdem der Vorgang beendet ist, wird “Integration ist abgeschlossen“ angezeigt.

Teil Aktualisierungen

Sämtliche Änderungen der Produkte/Kategorien auf der Lightspeed Seite werden automatisch in das LocaFox Backoffice/App überspielt. Das betrifft:

• Kategorien

• Bilder

• Produkt-/Variantenbezeichnungen

• Produkt-/Variantenbeschreibungen

• Produkt-/Variantenpreise

• Lagerbestände

• Benutzerdefinierte Steuersätze (sollte mehr als ein Steuersatz aktiviert sein, so wird immer der höhere Steuersatz synchronisiert)

Zu beachten:

a) Steuersatz

Für eine erfolgreiche Übertragung der Daten von Lightspeed zu LocaFox ist es zwingend notwendig, dass Sie unter “Einstellungen -> Steuern & Rechnungen” in Lightspeed den automatischen oder benutzerdefinierten Steuersatz aktivieren. Ohne das werden die Preise nicht in das LocaFox Backoffice synchronisiert. Es ist daher wichtig die Steuer-Einstellungen vor einer Synchronisierung zu überprüfen. 

b) Hersteller

Der Hersteller muss in Lightspeed im Reiter Eigenschaften eines Artikels manuell neu angelegt werden. Momentan muss der Begriff “Manufacturer“ angelegt werden, damit die korrekte Zuordnung (Lightspeed -> LF Backoffice) gelingt. Wird die Eigenschaft in einem Artikel angelegt, erscheint sie in den Eigenschaften aller Artikel (Siehe Abbildung).

c) Herstellerartikelnummer

Die “Hersteller Art.Nr.” muss in Lightspeed über den Reiter Eigenschaften eines Artikels manuell neu angelegt werden. Momentan muss der Begriff “MPN“ angelegt werden, damit eine korrekte Zuordnung/Synchronisation gelingt

Achtung: Das gilt nur für Artikel ohne Kombinationen (Varianten), da Lightspeed kein MPN-Feld für Varianten zur Verfügung stellt.

d) UPC = GTIN/EAN/ISBN

Der als Standard implementierte Lightspeed “UPC-Strichcode“ in den Artikeleigenschaften oder in der Bearbeitungsmaske für Kombinationen wird im Backoffice als “GTIN/EAN/ISBN“-Eintrag auf der Produkt- oder Variantendetailseite angezeigt.

Lightspeed Artikeleigenschaften:

Lightspeed Bearbeitungsmaske Kombinationen:

e) Deaktivierung / Aktivierung von Produkten

Die Deaktivierung oder Aktivierung der “Produktverfügbarkeit” im Reiter Allgemein eines Artikels führt dazu, dass der Artikel im Backoffice deaktiviert oder aktiviert wird.

Lightspeed Produktverfügbarkeit:

f) Produkte nur online listen

Wird ein Produkt in Lightspeed deaktiviert, so kann es nun trotzdem als Aktiv in das Locafox-Backoffice überspielt werden. Dazu wird die Eigenschaften-Oberfläche geöffnet und der Begriff “LocafoxSyncForceActive” neu angelegt. In der Dropdown-Listung rechts wird “Nicht anzeigen” ausgewählt und abgespeichert. Das verhindert die Anzeige der Eigenschaft auf der Webseite. Nun erscheint “LocafoxSyncForceActive” in den Eigenschaften aller Artikel.

Die Eigenschaften eines Artikels können nun geöffnet werden und bei “LocafoxSncForceActive” kann der Wert “ja” eingetragen und abgespeichert werden.

Die aktive Synchronisation eines deaktivierten Lightspeed Produktes in unserem LocaFox Backoffice ist nun möglich.

Wird der Wert “ja” wieder gelöscht und die Löschung abgespeichert, so wird das Produkt wie gewohnt nicht in das LocaFox-Backoffice überspielt.

h) Produkte mit mehreren Kategorien im Lightspeed Webshop

Produkte, die im Lightspeed Webshop mehreren Kategorien zugeordnet sind, werden bei der Synchronisation zum LocaFox Backoffice nur einer Warengruppe zugeordnet. Das LocaFox System erlaubt hier nur eine eindeutige Warengruppe (bzw. Warenuntergruppe) pro Produkt. Im Lightspeed Webshop wird eine Kategorie als "Standard" ausgezeichnet (siehe Bild). Dieser Warengruppe wird dann das Produkt im LocaFox Backoffice zugewiesen. Mehrere Warengruppen pro Produkt sind nicht möglich.

Sonstiges

Werden Transaktionen für Produkte oder Varianten über unsere App getätigt, so reduziert sich der Lagerbestand dementsprechend - sowohl in unserem Backoffice als auch in der Lightspeed-Anwendung.

Die Nutzung der Funktion “Wareneingang/Warenausgang erfassen” in der LocaFox App ist in Kombination mit der Lightspeed-Onlineshop Anbindung nicht möglich, da die Bestände zentral über das Lightspeed-System gesteuert werden.

Entscheiden Sie sich als bestehender LocaFox Kunde die Lightspeed-Schnittstelle zu nutzen, so werden alle im LocaFox-System bestehenden Warengruppen/Produkte/Bestände/Produktlabels gelöscht. Es werden dafür die Lightspeed-Informationen übernommen. Ein DATEV-Export beinhaltet jedoch trotzdem noch die Historie, so dass es bei einer Steuerprüfung keine Probleme gibt.

“Berichte” und “Analysen & Statistiken” zeigen auch die Historie noch an, allerdings bezieht sich der “Warenbestand” immer auf den “aktuellen Warenbestand”. Außerdem werden in den Filtern der “Warengruppe” nur die aktuellen Lightspeed-Kategorien angezeigt.

Mit der Connected Retail by Zalando Schnittstelle können Sie Ihr LocaFox Kassensystem mit Zalando verknüpfen und so Ihren Umsatz steigern.

Voraussetzungen:

- Sie benötigen einen Connected Retail Händler Account

- Sie sind LocaFox Kunde mit dem M-Paket oder L-Paket

- Ihre Produkte müssen über EAN/GTIN Barcodes verfügen

Nachdem wir Ihnen die Schnittstelle aktiviert haben, können Sie im LocaFox Backoffice bestimmen, welche Produkte mit Connected Retail by Zalando synchronisiert werden.

Zuweisung von Produkten im LocaFox Backoffice über die Produktpflege:

Wählen Sie im LocaFox Backoffice unter dem Punkt Produkte das gewünschte Produkt aus. Anschließend können Sie im Feld Allgemeine Daten den Onlinekanal "Zalando" auswählen.

Zuweisung von Produkten im LocaFox Backoffice über den Produktdatenimport:

Die Produktdatenimportdatei zeigt die Spalte "Online Shop 1" an. Um die gewünschten Produkte über die Schnittstelle mit Ihrem Connected Retail by Zalando Account zu verbinden, füllen Sie diese Spalte mit dem Wert "ZALANDO" aus. Anschließend laden Sie die Datei wieder im LocaFox Backoffice hoch.

Bei einem Variantenprodukt müssen alle Varianten in dem Produktdatenimport mit dem Wert "ZALANDO" ausgestattet werden.

Sollten Sie bereits die Prestashop Schnittstelle nutzen, so wird im Produktdatenimport zusätzlich eine “Online Shop 2” Spalte für Zalando angezeigt.

Deaktivierung der Connected Retail by Zalando Schnittstelle:

Wenn Sie die Schnittstelle wieder deaktivieren möchten, kontaktieren Sie unseren Kundenservice.

Die LocaFox Inventory App wurde entwickelt, damit der Inventurprozess für Sie vereinfacht wird. Die App können Sie mobil von einem Handy oder Tablet aus bedienen und verfügt sogar über einen integrierten Scanner. Somit ist es nicht notwendig einen externen Scanner zu bedienen.

Außerdem ist es möglich einen Warenein- und ausgang über die App zu erfassen.

So funktionierts:

 Login

• Ausschließlich Benutzer mit Administratoren-Rechten können sich in die App einloggen.
• Die Eingabe der Händler-Nr. + Benutzername + Passwort ist für die Anmeldung notwendig:

• Nach erfolgreichem Login, wird Ihnen eine Übersicht Ihrer Filialen angezeigt
• Durch Antippen der gewünschten Filiale und Anklicken der "Bestätigen"-Schaltfläche wird Ihre Auswahl übernommen:

• Im Anschluss werden Sie auf den "Homescreen" weitergeleitet. Von dem "Homescreen" aus haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. Filialwechsel
2. Inventuraufnahme
3. Ausloggen
4. Scannen von Warenein- und ausgang
5. Produktsuche für den Warenein- und ausgang

1. Filialwechsel

• Wenn Sie von dem Homescreen aus die Schaltfläche "Filiale" anklicken, so gelangen sie zu den Details der momentan gewählten Filiale. Klicken Sie auf "Filiale wechseln", so wird Ihnen eine Auswahl der zur Verfügung stehenden Filialen angezeigt.

• Nun können Sie die gewünschte Filiale antippen und über die Schaltfläche "Bestätigen" auswählen.
• Es erscheint ein modales Fenster mit der Warnung, dass alle bisherigen Daten bei einem Filialwechsel gelöscht werden. Diese Meldung wird bestätigt.

• Nun gelangen Sie wieder auf den Homescreen der App

2. Inventuraufnahme

• Wenn Sie von dem Homescreen aus die Schaltfläche "Inventuraufnahme" anklicken, gelangen Sie auf eine Seite, wo Sie alle Produkte und aktuellen Bestände herunterladen können, indem Sie auf die Schaltfläche "Herunterladen" klicken.
• Ein modales Fenster öffnet sich mit den Hinweisen, dass während der Inventur keine Verkäufe, Bestandsveränderungen, Inventurfunktionen (Backend) durchgeführt werden können. Ein wechseln der Filiale oder ein Ausloggen aus der App ist ebenfalls nicht möglich. Diese Mitteilung wird durch "Bestätigen" akzeptiert.

• Dieser Vorgang kann etwas Zeit - je nach Produktumfang - in Anspruch nehmen. Ein blauer Ladekreis wird Ihnen angezeigt.
• Nachdem Sie erfolgreich Ihre Produkte heruntergeladen haben, werden Ihnen diese in einer Übersicht angezeigt.

• Sie haben nun die Möglichkeit, Produkte von dieser Übersicht aus manuell zu bearbeiten. Dazu wird entweder:
  a) das relevante Produkt über ein Antippen ausgewählt oder
  b) GTIN, SKU-Nummer, Hersteller Artikel-Nr. oder Name gefiltert und danach über das "Lupen"-Symbol rechts unten eine Suche gestartet.

• Nun wird Ihnen das ausgewählte Produkt mit Bestand angezeigt. Bei einem Variantenprodukt können die jeweiligen Varianten ganz unten über die Anzeigenfelder ausgewählt werden.
• Wenn Sie den Bestand ändern möchten, klicken Sie das "Stiftsymbol" rechts neben der Menge des Bestandes an.
• Ein modales Fenster öffnet sich mit der Option den Bestand über das "-" oder "+" Symbol zu ändern und zu bestätigen.
  Hinweis: Wird die Summe direkt aktiviert, kann der Wert über das virtuelle Keyboard angepasst werden.

• Sie gelangen wieder auf den Registerpunkt "Heruntergeladen". Die erfolgreiche Abspeicherung des Bestandes wird Ihnen über einen grünes Pop-Up angezeigt.
• Wird die Bestandsänderung über den Scan durchgeführt, müssen Sie den Registerpunkt "Gescannt" aktivieren.

• Bevor Sie mit dem Scannen beginnen können, müssen Sie eine Auswahl zwischen einem "Einzelscan" und einem "Mehrfachscan" treffen. 
  Hinweis: Bei einem Einzelscan wird nur ein Produkt gescannt, während bei einem Mehrfachscan mehrere Produkte hintereinander gescannt werden können.
• Nachdem Sie den Scanvorgang abgeschlossen haben, werden die Produkte in einer Übersicht untereinander angezeigt

• Der Bestand der einzelnen Produkte wird über das "+" oder "-" Symbol angepasst. Sie haben aber auch die Möglichkeit, die jeweilige Menge direkt in das dafür vorgesehene Fenster über die Tastatur einzugeben.
• Über die Schaltfläche "Bestandsveränderungen speichern" können die neuen Bestände abgespeichert werden.