Hilfecenter und FAQ - LocaFox Kassensystem

Hilfe Center

Auf dieser Seite können Sie die neuen Funktionen und Anpassungen des aktuellen Updates Ihres LocaFox POS jederzeit und in Ruhe nachlesen.

Unsere Updates werden stets schrittweise in sogenannten Batches veröffentlicht. Ab dem ersten Tag der Veröffentlichung erhalten alle Kassen das aktuelle Update innerhalb weniger Tage. 

Wir listen hier die Highlight des aktuellen Updates und der vorangegangen Versionen auf.

Preisübernahme in neue Filialen

Durch das Premium Plus Paket erhalten Sie die Möglichkeit mehrere Filialen zu verwalten. Bei der Anlage einer neuen Filiale im Backoffice, sollen eventuell die bisherigen Preise aus einer anderen Filiale übernommen werden.

Dafür haben wir Ihnen eine Möglichkeit in der Händlerdatenpflege geschaffen. Während Sie die neue Filiale einrichten, können Sie wählen, aus welcher Filiale die Preise übernommen werden sollen.

Dies ermöglicht es Ihnen Ihre Filiale individuell einzurichten. Wird keine Auswahl getroffen, so werden die Produkte mit einem Preis von 0,- € übernommen.




Inventur 

Wir haben die Inventur um die Möglichkeit erweitert, dass Sie nun auswählen können, ob Sie nur aktive oder auch inaktive Produkte in Ihrer Inventur-Vorlage aufgelistet bekommen.

Oftmals wird Saisonware inaktiviert und soll zur Inventur nicht aufgelistet und mitgezählt werden. 
Wenn Sie über den Inventur – Datenimport eine Vorlage erstellen, könne Sie über die entsprechende Checkbox nun diese Auswahl treffen.



Export = Import

Durch den überarbeiteten Produktdatenimport, können Sie jetzt Ihre Produktdaten jederzeit punktgenau und spielend einfach aktualisieren, da der Export nun das gleiche Format wie der Import erhalten hat. Das ist besonders praktisch, wenn Sie für zahlreiche Produkte zeitgleich Änderung vornehmen wollen.

Zunächst wird ein Export der zuvor importierten (angelegten) Produkte erstellt. Die Produktdaten können nach

  • aktiven oder inaktiven + aktiven Produkten
  • einzelnen Filialen
  • erweiterter oder normaler Vorlage

gefiltert und exportiert werden. 

Anschließend können sämtliche Attribute eines Produktes geändert werden und abschließend wieder in das das System überführt werden.

Dieser Schritt wird Ihnen viel Arbeit erleichtern, da die Informationen nicht mehr von einer Export- zu einer Importliste überführt werden müssen. Es gibt nur noch eine Liste im ständig selben Format.

Alles noch einmal Schritt für Schritt zum nachlesen im Hilfe-Center: Hilfe-Center – Ex- und Import 

Gutscheine exportieren und deaktivieren

Ab sofort stehen Ihnen weitere Möglichkeiten zur Verfügung Gutscheine zu verwalten. 
Die neuen Funktionen sind:

  • Deaktivierung von Gutscheinen, damit diese nicht mehr eingelöst werden können
  • Aktivierung von deaktivierten Gutscheinen
  • Filter nach aktiven und inaktiven Gutscheinen
  • Übersicht des Verlaufs einzelner Gutscheine
  • Export via CSV, XLS oder XLSX
 
 Einen vollständigen Überblick der neuen Funktionen erhalten Sie hier: Hilfe-Center – Gutscheine

Neukundenanlage bei der Rechnungserstellung

Kunden, die die Rechnungsstellung und die Kundendatenbank gebucht haben, wissen, dass es teilweise etwas länger dauern kann, wenn vor der eigentlichen Rechnungserstellung der neue Kunde erst in der Kundendatenbank angelegt werden muss.

Um dies zu umgehen, kann nun bei Rechnungserstellung direkt ein Haken gesetzt werden, so dass man die Rechnung für einen neuen Kunden erstellt, den man auch gleichzeitig in der Kundendatenbank anlegen möchte.

Sie können nach der Rechnungserstellung auf den automatisch angelegten Kunden klicken und weitere Informationen nachtragen. Insgesamt wird Ihnen nun ein Schritt erspart.

ZVT-Verbindungssymbol

Mit dem aktuellen Update spielen wir ein Symbol ein, mit dem Sie überprüfen können, ob die ZVT-Verbindung zu Ihrem ZVT EC-Terminal aktiv ist oder unterbrochen wurde.

Bei einer aktiven Verbindung wird Ihnen dieses Symbol in der Kassenanwendung angezeigt:



Sollte es zu einem Verbindungsabbruch kommen, wird Ihnen dieses Symbol angezeigt:




Somit wissen Sie stets sofort Bescheid, ob Ihr Terminal mit der Kasse verbunden ist.

QR-Code kleiner

Durch die TSE wird ein QR-Code auf den Kassenbon gedruckt, der Ihnen im Falle einer Prüfung den Kontrollvorgang erleichtert. Diesen haben mit diesem Update deutlich verkleinert, damit Sie auch mit QR-Code noch Papier sparen können.

Der QR-Code ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Enthält der Bon aber zusätzlich einen QRCode, kann eine Kassennachschau u. U. bereits beendet sein, wenn die Beleg-Verifikation funktioniert und die Integrität und Authentizität der Aufzeichnungen durch den beauftragten Amtsträger mit einzelnen Bons geprüft werden kann.
Ist kein QR-Code vorhanden, muss entweder aus dem Aufzeichnungssystem (DSFinVK) oder aus der TSE (EDS) ein Datenexport vorgenommen werden, damit eine Prüfung der Daten erfolgen kann. Eine eventuell vermeidbare Störung des Betriebsablaufs kann somit in diesen Fällen nicht unterbleiben.

Technische Sicherheitseinrichtung

Auf Grund der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) müssen bis zum 30. September 2020 in Deutschland alle Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgerüstet sein. Dies hat zur Folge, dass Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme den neuen Anforderungen entsprechend aufgerüstet oder ersetzt werden müssen. Dies dient dem Schutz vor Manipulation von digitalen Aufzeichnungen in Unternehmen und soll die Veränderung von Kassendaten verhindern. Vereinfacht gesagt, sollen sämtliche Transaktionen der Kasse mit zusätzlichen Informationen digital signiert werden und zur Prüfung durch das Finanzamt bereitgestellt werden.

Mit dem aktuellen Update erhalten Sie alle relevanten Softwarekomponenten, damit das LocaFox POS mit einer technischen Sicherheitseinrichtung  und mit den neuen Vorgaben arbeiten kann.

Über das Backoffice können Sie Ihre technische Sicherheitseinrichtung bei uns erwerben. Dafür loggen Sie sich wie gewohnt in Ihr Backoffice ein. Dort finden Sie auf der Startseite Informationen zum Kauf Ihrer TSE.




Beachten Sie bitte, dass je Kasse (je Bondrucker) eine eigene technische Sicherheitseinrichtung benötigt wird

Nach der Installation und Inbetriebnahme der TSE werden weitere Informationen auf Ihren Kassenbon gedruckt:

  • Transaktionsnr.: Eine eindeutige und von der TSE signierte fortlaufende Nummer der Transaktion.
  • Start: Das genaue Datum und die Zeit, wann die TSE mit der Bearbeitung der Transaktionsinformationen begonnen hat.
  • Finish: Das genaue Datum und die Zeit, wann die TSE die Bearbeitung der Transaktioninformationen beendet hat
  • Seriennummer: Die Seriennummer der TSE. Sie besteht aus Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen.
  • Signaturcount: Ein interner Zählwert der TSE. Dieser weicht von der Transaktionsnr. ab, da z.B. auch der Start einer Transaktion, sowie Aktualisierung und Beendigung fortlaufend gezählt/protokolliert werden.
  • Zeitformat: Das von der TSE verwendete Format für die Aufzeichnungs(Log)-Zeit der Absicherung.
  • Algorithmus: Das bezieht sich auf die Art des Vorgangs, wie aus den Bondaten eine Signatur errechnet wird. In unserem Fall wird der Algorithmus “ecdsa-plain-SHA384” verwendet.
  • Signatur: Prüfwert – berechnet von der TSE anhand der Daten aus dem Kassiervorgang
  • PublicKey: Öffentlicher Verifikationsschlüssel.
  • QR-Code: Diese Angabe ist optional, aber sie enthält alle Fiskalisierungsdaten und ermöglicht den Finanzbehörden eine Prüfung per Scan.

Zusätzlich erhalten Sie einen TSE TAR und einen KassenSichV Export. Diese Exporte enthalten alle Daten, die Sie für Finanzamt und Prüfung benötigen. Diese Dokumente finden Sie in der Berichte Sektion in Ihrem Backoffice.

Weitere Informationen zur Kassensicherungsverordnung und zur Installation der TSE finden Sie: HIER

Digitaler Kassenbon

Seit dem 1. Januar 2020 gilt in Deutschland die Belegausgabepflicht, was die Pflicht zur Ausgabe von Bons und Belegen an Ihre Kundschaft mit sich brachte. Ein Beleg muss dabei laut Gesetz nicht in Papierform aus- und mitgegeben werden, sondern kann auch elektronisch zum Kunden übermittelt werden. Das Erstellen des Belegs muss lediglich in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorgang erfolgen.

Viele Händler wollen einen Beitrag zum Umweltschutz leisten und gerne trotz des Gesetzes die Menge an gedruckten Bonpapier reduzieren. Daher bieten wir Ihnen ab sofort die Möglichkeit diese Belege auch elektronisch zu übermitteln.

QR-Code scannen

In Zukunft erhalten Sie in Ihrem Checkout-Fenster eine zusätzlich Schaltfläche, um einen QR-Code anzeigen lassen zu können, den der Kunde mit seinem Handy abscannen kann.


Ihr Kunde hat die Möglichkeit den QR Code mit seinem Handy zu scannen. Voraussetzung ist eine QR Code Scanner App auf dem Gerät des Kunden, um sich dann einen digitalen Beleg auf das Gerät herunterzuladen. Danach können Sie die Anzeige schließen und sich dem nächsten Verkauf widmen.

Diese Funktion bieten wir Ihnen als Erweiterung für Ihr System als Zusatzmodul an. Haben Sie Interesse, dann freuen wir uns, wenn Sie Kontakt zu uns aufnehmen.

Übrigens: auch Gutscheine können Sie auf diesem Weg so Ihren Kunden schicken.

E-Mail senden

Falls Sie Papier einsparen wollen, Ihr Kunde aber QR-Codes nicht abscannen kann, können Sie den digitalen Bon auch per E-Mail versenden. Dafür haben Sie ebenfalls im Checkout die Möglichkeit dazu.


Nachdem der Beleg per Email versendet wurde, erhält der Empfänger eine E-Mail. Sie können sich dann bereits dem nächsten Kunden zuwenden.

Diese Funktion können Sie sofort mit der LocaFox Kundendatenbank nutzen. Haben Sie noch keine Kundendatenbank aber Interesse daran, dann nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf.

Übrigens: auch Gutscheine können Sie auf diesem Weg so Ihren Kunden schicken.

Namen auf dem Kassenbon

Auf Grund der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) war es bisher nicht erlaubt den Namen Ihrer Kassierer/innen auf den Kassenbon zu drucken. Stattdessen musste der Name verschlüsselt werden.
Viele Kunden haben sich gewünscht, dass dennoch der vollständige Name anstatt einer ID angezeigt wird, wenn dies auch vom Personal so freigegeben wird.

Wir geben Ihnen mit diesem Update die Möglichkeit, den Namen Ihrer Kassierer/innen wieder auf dem Kassenbon zu aktivieren. Voraussetzung dafür ist das Einverständnis Ihres Personals, damit Sie weiterhin konform nach DSGVO arbeiten. Halten Sie dies am besten schriftlich fest.

Dafür muss der Geschäftsführer bzw. Administrator im Backoffices auf die “Bon-Layout” Übersicht klicken. Dort gibt es nun durch eine Checkbox eine Auswahl, den Namen des Kassierers anzuzeigen.  Diese Checkbox ist grundsätzlich deaktiviert und muss auf Wunsch manuell aktiviert werden. Wird die Checkbox aktiviert und die Änderungen abgespeichert, wird der Name des Kassenpersonals auf dem Kassenbon erscheinen. In der Vorschau wird nach dem Speichern ebenfalls ein Name angezeigt.



Die Funktion steht allen Kunden ab dem Softwarepaket Starter zur Verfügung.

Es stehen noch weitere Funktionen mit dem LocaFox System bereit. Bei Interesse oder Fragen wenden Sie sich bitte direkt an die 030 120 21 0000.

Bleiben Sie gesund.

Ihr LocaFox POS Team




Digitale Kassensysteme bieten Händlern viele Vorteile in Bezug auf Zeit, Geld und Arbeitsaufwand. Für das Finanzamt ist es im Allgemeinen jedoch schwierig geworden, die Systeme zu kontrollieren.

Die Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV), ist eine Rechtsverordnung des Bundesfinanzministeriums zur Präzisierung der steuerrechtlichen Mitwirkungspflichten bei aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfällen. Diese erweitert die bisherigen Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD).

Neue technische Maßnahmen sollen für mehr Transparenz und Sicherheit sorgen. Daher erwartet der Gesetzgeber mit 2020 im Rahmen der KassenSichV zusätzliche technische Sicherheitseinrichtungen (kurz TSE) von allen Kassenherstellern, um eine bessere Kontrolle zu gewährleisten.

Unternehmen, die keine technische Sicherheitseinrichtung in den Kassen verwenden, machen sich strafbar. Der Gesetzgeber droht bei Nichteinhaltung mit Strafen von bis zu 25.000 € und einer Steuerschätzung.

 

Worauf muss sich eingestellt werden?

Ab dem 1. April 2021 gilt für jeden ohne Ausnahme die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Jedes Kassensystem muss demnach eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) einsetzen. Dem Finanzamt ist diese TSE unverzüglich mitzuteilen.

Eine bisherige Nichtbeanstandungsfrist galt bis zum 30. September 2020 und wurde vom Finanzamt unter den strengen Voraussetzungen eines Erlasses nicht beanstandet, wenn eine TSE längstens bis zum 31. März 2021 nicht implementiert wurde.

Spätestens ab dem 1. April 2021 ist nun jedes Kassensystem durch die KassenSichV mit einer TSE zu schützen, um künftig vor Manipulationen an digitalen Kassensystemen zu schützen.

Wie erhalten Sie die TSE?

Eine TSE können Sie mit dem KassenSichV Paket über die Startseite Ihres Backoffice erwerben. Unter Details anzeigen erhalten Sie weitere Informationen und können sofort bestellen. Die Lieferung erfolgt in wenigen Werktagen.




Hier erhalten Sie Informationen zur Inbetriebnahme.

Seit Anfang August steht ein Sicherheits-Update bereit und sollte mittlerweile bei Ihnen installiert sein. Sollten Sie noch kein Update erhalten haben so nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf.

Zusätzlich erhalten Sie Zugriff auf neue Berichte innerhalb der Bericht Sektion in Ihrem Backoffice, um die geforderten Informationen bei einer Prüfung zur Verfügung stellen zu können.

Wie funktioniert die technische Sicherheitseinrichtung?

Die Sicherheitseinrichtung besteht aus den folgenden drei Komponenten:

  • Sicherheitsmodul
  • Speichermedium
  • einheitliche digitale Schnittstelle

Das elektronische Aufzeichnungssystem wird dann für jeden Geschäftsfall die folgende Daten erfassen:

  • Beginn des Vorgangs
  • Art des Vorgangs
  • eindeutige, fortlaufende Transaktionsnummer
  • Daten des Vorgangs
  • Zahlungsart
  • Zeitpunkt der Beendigung/des Abbruchs
  • Prüfwert
  • Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls



Die TSE wird von Ihnen schnell und einfach an jeden Bondrucker des Kassensystem angeschlossen und steht im ständigen Austausch mit dem LocaFox POS Kassensystem.

Was muss zertifiziert werden?

Zertifiziert wird die technische Sicherheitseinrichtung selbst. Das Kassensystem muss die zertifizierte TSE integrieren.

Wer ist für die Zertifizierung zuständig?

Für die Zertifizierung sind die Hersteller der technischen Sicherheitseinrichtungen verantwortlich. Kassennutzer müssen sich nicht selbst darum kümmern.

Wie erfolgt die Meldung beim Finanzamt? 

Kassensysteme die ab dem 1. Januar.2020 angeschafft werden, müssen über eine zertifizierte TSE verfügen. Zudem müssen alle bisherigen Kassen dem Finanzamt gemeldet werden. Formulare zur Meldung erhalten Sie von Ihrem Steuerbüro. Die Meldung an das Finanzamt erfolgt per Brief oder Fax.

Diese Information beinhaltet die Meldung:

  • Name des Steuerpflichtigen
  • Steuernummer des Steuerpflichtigen
  • Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems
  • Anzahl der elektronischen Aufzeichnungssysteme
  • Art der technischen Sicherheitseinrichtung
  • Art des elektronischen Aufzeichnungssystems
  • Datum der Anschaffung des elektronischen Sicherheitssystems
  • Datum der Inbetriebnahme des elektronischen Sicherheitssystems
Hier erhalten Sie mehr Informationen.

Wer ist von der Verordnung betroffen?

  • Anbieter von Kassensystemen und Registrierkasse
  • Anbieter von Software- und Aufzeichnungssystemen (z.B. Buchhaltungsprogramme)
  • Unternehmer, die diese Systeme verwenden

Was muss ich tun, um die Regelungen für 2021 einzuhalten?

Beachten Sie die Belegausgabepflicht: Erstellen Sie nach jedem Kassiervorgang einen Bon.

Setzen Sie eine zertifizierte TSE ein: Erweitern Sie Ihr LocaFox POS um die TSE, die Sie bei uns bestellen können.

Denken Sie an die Kassenmeldepflicht:  bestimmte Daten über Kassensystem und TSE müssen Sie  an das Finanzamt senden.

Lassen Sie sich dazu von Ihrer Steuerberatung informieren.


Wo kann ich eine TSE kaufen?

Da auch die LocaFox POS Software an die technische Sicherungseinrichtung (TSE) angepasst werden muss, wird nur die von uns angebotene Lösung von Epson funktionieren. Erwerben Sie das TSE-Upgrade-Kit deswegen ausschließlich direkt bei uns.


Wann kann ich eine TSE bei LocaFox erwerben?

Über die Anmeldung in Ihrem Backoffice erhalten Sie eine Möglichkeit die TSE direkt und einfach zu bestellen.


Wie setze ich das TSE-Modul ein

Der Einbau des TSE-Upgrade-Kits ist kinderleicht: Das Modul wird einfach in einen vorbereiteten Steckplatz an der Unterseite des Geräts eingesetzt und mit einer Schraube befestigt. Danach ist die TSE dann mit der aktuellsten Version der LocaFox POS App einsatzbereit.

Natürlich senden wir Ihnen mit dem Modul eine genaue Anleitung, wie Sie die TSE in Betrieb nehmen.


Wo erhalte ich weitere Informationen?

Unser Kundendienst stellt Ihnen stets aktuelle Informationen im Hilfe-Center bereit. Wenn Sie Ihre Frage dort nicht beantwortet finden, senden Sie uns bitte eine Supportanfrage.




Nach dem Erhalt der technischen Sicherheitseinrichtung packen Sie diese zunächst aus. Legen Sie sich die mitgelieferte Installationseinrichtung zur Seite und stellen Sie sich Ihren Bondrucker zurecht.

Wichtig: Bitte installieren Sie zuerst die Sicherheitseinrichtung anhand der mitgelieferten Installationsanleitung.



Ansicht des Druckers nach der Installation der TSE


Nach der Installation der Sicherheitseinrichtung wird der Drucker eingeschaltet, nachdem die Abdeckung wieder befestigt und er wieder ans Stromnetz angeschlossen wurde. Ein rotes Ausrufezeichen-Symbol (Fehler-LED) blinkt am Drucker.

Öffnen Sie die App und klicken Sie im Kassen-Menü auf die Einstellungen. In den Einstellungen wird der Drucker wie nachfolgend beschrieben verbunden.


Drücken Sie zunächst auf übernehmen.

Wenn die Einstellungen anschließend wieder geöffnet werden, wird ein “TSE” Schriftzug mit einem “Start der Installation” Feld angezeigt.

Drücken Sie bitte auf „Start der Installation“.

Es erscheint ein modales Fenster mit dem Titel “TSE Installation” und der Information “Überprüfung der Firmwareversion des Druckers…” mitsamt einem Ladesymbol.

Ein Update der Drucker-Firmware wird eingeleitet, wenn diese nicht der aktuellen Version entspricht. Für die korrekte Installation wird mindestens die Drucker-Firmware Version 1.46 benötigt. Sollte die Version aktuell sein, kann der nächste Schritt übersprungen werden.Sollte die Drucker-Firmware nicht aktuell sein, erscheint diese Meldung:

Die aktuelle Firmware-Version des Druckers ist zu veraltet und kann mit der TSE nicht genutzt werden. Die Firmware des Druckers muss aktualisiert werden, bevor die Installation der TSE fortgeführt wird.BITTE BEACHTEN SIE: Dieser Vorgang kann bis zu 40 Minuten dauern – für die Dauer des Updates muss Ihr Tablet eingeschaltet bleiben und sollte nicht anderweitig genutzt werden.Bitte stellen Sie auch sicher, dass Ihr Tablet mit dem Internet verbunden bleibt.

Ein Drücken auf “Firmware aktualisieren” stößt das Update der Firmware an.

Wichtig: Das Firmware-Update kann bis zu 40 Minuten dauern. Während dieser Zeit darf das Tablet nicht in den Standby-Modus übergehen.

Achten Sie bitte auch auf einen ausreichenden Ladezustand des Tablets.

Während des Updates wird ein Fenster mit der Prozentzahl des Fortschritts (Fortschritt  0 – 100) angezeigt.

Nachdem das Firmware-Update zu 100% ausgeführt wurde, beginnt die Einrichtung des TSE Moduls.

Nach der erfolgreichen Einrichtung der TSE erscheinen wichtige Informationen. Diese Informationen können Sie für die Meldung der Sicherheitseinrichtung beim Finanzamt übernehmen.

Verbindungsstatus: verbunden

TSE-Seriennummer: xxxxx/xxxxxx

POS Seriennummer: xxxxxxxxxxxxxxxxx

Herstellertyp: TSEX

Zertifizierungs-ID: BSI.x-xx-xxxx

Eine Bestätigung auf “Übernehmen” ist nicht mehr notwendig, da die TSE Verbindung nicht daran gekoppelt ist.

Zum Schluss wird der Drucker aus- und angeschaltet, damit der Drucker mit der neuen Firmware arbeiten kann.

Probleme bei der Einrichtung der technischen Sicherheitseinrichtung

Sollte die TSE-Einrichtung nicht erfolgreich verlaufen, wird folgende Meldung erscheinen:

Es konnte keine Verbindung zu Ihrer TSE hergestellt werden. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.

Hier liegt die Ursache darin, dass die Speicherkarte nicht korrekt im Speichermodul sitzt. Um die Speicherkarte auf korrekten Sitz zu prüfen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Drucker vom Strom trennen
2. Drucker herumdrehen und die Abdeckung auf der Unterseite des Druckers entfernen
3. Das Speichermodul vom Drucker entfernen. Dazu zuerst die dazugehörige Schraube mit einem Schraubenzieher entfernen
4. Speichermodul vorsichtig heraus ziehen
5. Die Speicherkarte durch sanften Druck auf Sitz überprüfen. Bei einem klickenden Geräusch sitzt die Karte korrekt. Sollte sich die Speicherkarte nicht in dem dafür vorgesehenen Platz befinden, lässt sich die Abdeckung des Speichermodul ebenfalls durch leichten Druck lösen und somit die Speicherkarte entnommen werden.
6. Nach der Überprüfung des korrekten Sitzes der Speicherkarte befestigen Sie die TSE wieder laut mitgelieferter Anleitung

Nach dem Einbau der Sicherheitseinrichtung, kann die Einrichtung in der Anwendung erneut angewählt und durchgeführt werden.



Mit der Kassensicherungsverordnung müssen sämtliche Kassen und die verwendete technische Sicherheitseinrichtung gemeldet werden, sobald die elektronische Übermittlungsmöglichkeit besteht. Spätestens zum 31.03.2021 muss die Registrierung beim zuständigen Finanzamt erfolgt sein.

Betroffen sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme. Jede verwendete technische Sicherheitseinrichtung muss  beim Finanzamt gemeldet und registriert werden.
Die Meldung beim Finanzamt kann durch den Steuerpflichtigen selbst oder den Steuerberater erfolgen.

Für die Meldung werden folgende Informationen übergeben:

Betriebsstätte der Kasse

Das mitzuteilende elektronische Aufzeichnungssystem ist einer Betriebsstätte eindeutig zuzuordnen. Die Abgabe einer Mitteilung hat getrennt für jede Betriebsstätte zu erfolgen. Es können mehrere elektronische Aufzeichnungssysteme pro Betriebsstätte in einer Mitteilung übermittelt werden.

Ordnungskriterium

Der Steuerpflichtige hat im Zuge der Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO als eindeutiges Zuordnungskriterium seine Steuernummer mitzuteilen. Er kann zusätzlich seine Identifikationsnummer gemäß § 139b AO übermitteln. Nach der Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer gemäß § 139c AO ist diese zu übermitteln.

Art der zertifizierten Sicherheitseinrichtung

Die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nach § 146a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 AO setzt sich aus der Zertifizierungs-ID sowie der Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zusammen.
Die Anforderungen an die Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ergibt sich einer technischen Richtlinie BSI TR-03153. Die Zertifizierungs-ID wird durch das BSI vergeben und besitzt folgendes Format: BSI-K-TR-nnnn-yyyy. Hierbei bedeutet nnnn eine vierstellige Nummerierung, yyyy eine vierstellige Jahreszahl.

Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

Eine Auswahl zur Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems wird im Meldeverfahren vorgegeben.

Anzahl der insgesamt eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme

Jedes einzelne verwendete elektronische Aufzeichnungssystem ist in der Mitteilung aufzuführen.

Sollten in Verbundsystemen mehrere Geräte mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung verbunden sein, so ist jedes einzelne verwendete Gerät dem Finanzamt mitzuteilen. Sofern einzelne elektronische Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion im Sinne von § 146a AO i.V.m. § 1 Satz 1 KassenSichV verbunden wurden, ist nur das elektronische Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion und nicht die damit verbundenen elektronischen Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion mitteilungspflichtig.

Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssytems

Sie ist herstellerabhängig und von der Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung sowie der Zertifizierungs-ID zu unterscheiden. Die Seriennummer muss jedes elektronische Aufzeichnungssystem i.S.d. § 146a AO i.V.m. § 1 Satz 1 KassenSichV eines Herstellers eindeutig identifizieren (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 3.6.1).

Datum der Anschaffung

Werden elektronische Aufzeichnungssysteme nicht erworben, sondern z. B. geleast oder geliehen, ist statt des Anschaffungsdatums das Datum des Leasingbeginns / Beginn des Leihvertrags / Beginn der Zurverfügungstellung zu übermitteln. Die §§ 145 ff. AO bleiben unberührt.

Datum der Außerbetriebnahme

Die Mitteilung über die Außerbetriebnahme aller bisher im Betrieb eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme kann mit einer Mitteilung je Betriebsstätte / Einsatzort insgesamt erfolgen, ohne jedes einzelne elektronische Aufzeichnungssystem einzeln aufführen zu müssen.



Derzeit kann es nach der Installation des TSE Upgrade-Kits zu Fehlermeldungen und/oder eingefrorenen Bildschirmen kommen. Diese Fehler wurden uns berichtet und wir haben den Sachverhalt nun genauer prüfen können.

Die derzeitigen Fehler werden nicht durch das Programm, sondern durch das Zusammenspiel Drucker und TSE verursacht. Nach ersten Informationen von der Firma Epson, ist die Fehlermeldung durch eine unstabile Stromversorgung des Upgrade-Kits begründet. Wenn also mehrere Verbraucher an dem Bondrucker angeschlossen sind, kommt es zu einer schwankenden Stromversorgung der TSE – das Kassenprogramm empfängt kein Signal mehr von der TSE und es wird eine Fehlermeldung angezeigt. In seltenen Fällen bleibt der Bildschirm eingefroren.

Wir haben in den letzten Wochen durch mehrere Updates versucht den Fehler selber zu beheben, haben aber keinen Zugriff darauf. Zum jetzigen Zeitpunkt sind wir auf eine Lösung von Epson angewiesen, die wir Ihnen in Kürze präsentieren wollen.
Dazu stehen wir im ständigen Kontakt mit Epson um schnell zusammen diesen Umstand für Sie zu korrigieren.

Wir möchten Ihnen die Sorge nehmen, dass Sie nicht abgesichert sind und Ihnen ein weiteres Vorgehen empfehlen.

TSE Upgrade-Kit 

Wenn Sie ein Upgrade-Kit bei uns bestellt haben und es eine Fehlermeldungen und/oder einen eingefrorenen Bildschirm mit angesteckter TSE gibt, prüfen Sie bitte zu allererst den Sitz der Speicherkarte – dazu weitere Information weiter unten auf dieser Seite.
 Sollte es dazu kommen, dass weiterhin eine Fehlermeldung angezeigt wird, wie z.B. das keine TSE installiert ist oder die Verbindung nicht möglich ist, so kann es sein, dass dies mit der oben genannten Stromversorgung zu tun hat.
Wir möchten Ihnen empfehlen in diesem Fall zunächst die TSE noch einmal zu entfernen. 
Die Meldung, dass keine TSE installiert ist, stimmt in diesem Fall.

Alle Transaktionen werden wie bisher gespeichert. Sie brauchen sich keine Sorgen machen. Sie sind absolut konform. Sie können durch eine Rechnung vorlegen, dass Sie die TSE bereits bei uns erworben haben. Dadurch haben Sie korrekt nach KassenSichV gehandelt. 

Die Firma Epson erarbeitet eine Lösung mit der wir uns anschließend bei Ihnen zurück melden. Wir informieren Sie darüber, wann Sie die TSE wieder anstecken können. In der Zwischenzeit ist alles konform, abgesichert und gut.

Fiskaldrucker

Seit 2020 verkaufen wir Fiskaldrucker mit integrierter TSE von der Firma Epson. Bisher sind uns keine Fälle bekannt, wo diese Fehlermeldung erscheint. Ein Upgrade-Kit ist nicht nötig, da eine TSE bereits eingebaut ist. Bitte nehmen Sie Kontakt zu uns auf, wenn es zu einer Fehlermeldung kommt.

Ohne TSE

Hier kann es zu keiner Fehlermeldung in diesem Zusammenhang kommen. Es wird jedoch angezeigt, dass keine TSE gefunden werden kann. Unternehmen müssen durch die KassenSichV eine technische Sicherheitseinrichtung vorweisen. Hier können sie alles zur Kassensicherungsverodnung und technischen Sicherheitseinrichtung nachlesen.

Sitz der Speicherkarte

Sollte die TSE-Einrichtung nicht erfolgreich verlaufen, wird folgende Meldung erscheinen:

Es konnte keine Verbindung zu Ihrer TSE hergestellt werden. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.

Es konnte keine Verbindung zu Ihrer TSE hergestellt werden. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.

Hier kann die Ursache darin liegen, dass die Speicherkarte nicht korrekt im Speichermodul sitzt. Um die Speicherkarte auf korrekten Sitz zu prüfen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Drucker vom Strom trennen
2. Drucker herumdrehen und die Abdeckung auf der Unterseite des Druckers entfernen
3. Das Speichermodul vom Drucker entfernen. Dazu zuerst die dazugehörige Schraube mit einem Schraubenzieher entfernen
4. Speichermodul vorsichtig heraus ziehen
5. Die Speicherkarte durch sanften Druck auf Sitz überprüfen. Bei einem klickenden Geräusch sitzt die Karte korrekt. Sollte sich die Speicherkarte nicht in dem dafür vorgesehenen Platz befinden, lässt sich die Abdeckung des Speichermodul ebenfalls durch leichten Druck lösen und somit die Speicherkarte entnommen werden.
6. Nach der Überprüfung des korrekten Sitzes der Speicherkarte befestigen Sie die TSE wieder laut mitgelieferter Anleitung

Nach dem Einbau der Sicherheitseinrichtung, kann die Einrichtung in der Anwendung erneut angewählt und durchgeführt werden.



wir haben unser Portfolio an TSEs erweitert und bieteten nun auch aktiv die Cloud TSE Lösung der fiskaly GmbH an. 
Die fiskaly Cloud-TSE ist nun vollständig bis 2029 vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert und arbeitet zu 100% softwarebasiert. 

Sie benötigen nicht zwingend einen Laptop oder PC. Die erste Anmeldung können Sie auch an Ihrem neuen Tablet durchführen. Stellen Sie dazu bitte zunächst eine Internetverbindung her. Hierfür wählen Sie die Option „Einstellungen“ auf Ihrem Tablet aus, klicken auf „WLAN“ und wählen dort Ihr Netzwerk aus.

wir haben unser Portfolio an TSEs erweitert und bieteten nun auch aktiv die Cloud TSE Lösung der fiskaly GmbH an. 
Die fiskaly Cloud-TSE ist nun vollständig bis 2029 vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert und arbeitet zu 100% softwarebasiert. 

Folgend stehen Ihnen die Zertifikate der fiskaly Cloud-TSE zum Download bereit:



Bevor Sie die LocaFox POS-App nutzen können, müssen Sie zuerst Ihre Geschäftsdaten im Backoffice anlegen. Hierzu befolgen Sie bitte die folgenden Schritte:

Besuchen Sie pos.locafox.de und loggen Sie sich mit den Zugangsdaten ein, die Ihnen zusammen mit der Willkommens-E-Mail zugeschickt wurden.

Wenn Sie sich das erste Mal anmelden, werden Sie aufgefordert, ein neues Passwort zu erstellen. Wir haben Ihnen lediglich ein temporäres Passwort für die erste Anmeldung geschickt. Ihr eigenes Passwort bewahren Sie bitte gut auf.



Sie benötigen nicht zwingend einen Laptop oder PC. Die erste Anmeldung können Sie auch an Ihrem neuen Tablet durchführen. Stellen Sie dazu bitte zunächst eine Internetverbindung her. Hierfür wählen Sie die Option „Einstellungen“ auf Ihrem Tablet aus, klicken auf „WLAN“ und wählen dort Ihr Netzwerk aus.




Nach dem Anmelden im Backoffice an Ihrem PC können Sie unter dem Menüpunkt „Einstellungen > Händlerdaten“ die Stammdaten Ihrer Firma sowie einzelne Filialen anlegen. Bitte achten Sie darauf, dass Sie die Pflichtfelder (mit einem rotem Stern gekennzeichnet) ausfüllen.

  • Händlernummer – wird Ihnen von LocaFox zugewiesen und per E-Mail zugesandt
  • Firmenname – Name Ihrer Firma
  • Eigentümer – Eingetragener Eigentümer Ihrer Firma; durch das “+” können auch mehrere Eigentümer hinterlegt werden
  • Straße, Nr. – Straße und Hausnummer Ihres Geschäfts
  • PLZ, Ort – Postleitzahl und Ort Ihres Geschäfts
  • USt.ID – Umsatzsteuer-ID
  • Unternehmensform – z. B. Einzelunternehmen, GmbH, GbR
  • Bankdaten – für die Erstellung von Rechnungen (Zusatzmodul)




Außerdem müssen Sie mindestens eine Filiale anlegen. Sie legen neue Filialen über + Neue Filiale an. Neben den Adress- und Kontaktdaten können hier auch die jeweiligen Öffnungszeiten Ihrer Filialen gepflegt werden.




Sie können unter dem Menüpunkt „Einstellungen > Benutzer“ verschiedene Benutzer für Mitarbeiter Ihres Geschäfts oder z. B. für die Betriebsprüfung anlegen.

Benutzerpflege


Um einen neuen Benutzer zu erstellen, klicken Sie auf +Neuer Benutzer.

Benutzer erstellen

Tragen Sie den Vornamen, den Nachnamen, sowie den Benutzernamen ein. Der Benutzername wird auf den Kassenzettel gedruckt. Anschließend geben Sie die E-Mail Adresse des Nutzers ein, damit bei Verlust des Passwortes schnell ein neues Passwort zugeschickt werden kann. Zuletzt vergeben Sie Passwort und/oder PIN. Das Passwort wird für den Zugang in das Backoffice benötigt. Der PIN erlaubt die Anmeldung in der Kassenanwendung.

Passwort vergeben

Pin vergeben

Abschließend wird alles übernommen und gespeichert.

Benutzeranzahl und Benutzerrechte

Grundsätzlich können Sie beliebig viele Nutzer erstellen. So ist es Ihnen möglich, allen Ihren Mitarbeitern einen gesonderten Zugang zu erstellen.

Um den Zugang zu bestimmten Bereichen zu gewähren bzw. zu verbieten, wählen Sie für einen Benutzer die passende Benutzergruppe aus. Zur Auswahl stehen:

  • Kassenpersonal – Benutzer der Kassen-App. Kein Zugang zum Backoffice. Reine Kassieraufgaben.
  • Administratoren – Benutzer mit allen Rechten im Backoffice und der Kassen-App.
  • Betriebsprüfung – Eingeschränkter Benutzer mit lesendem Zugang im Backoffice.
  • Steuerberater – Eingeschränkter Nutzer mit lesendem Zugang im Backoffice und Exportberechtigung für die Berichtesektion.



Unter dem Menüpunkt Einstellungen > Bon-Layout können Sie die Gestaltung Ihrer Bons individualisieren. Sie haben die Möglichkeit, Ihr Geschäfts- oder Firmenlogo hochzuladen. Dieses wird dann auf jeden Bon und Rechnung gedruckt. Des Weiteren stehen Ihnen zwei Freitextfelder für individuelle Botschaften zur Verfügung, die ebenfalls Platz auf dem Bon finden.

Bonlayout



The creation of product groups simplifies the organized work with the LocaFox POS. By dividing it into top product groups and product subgroups, you can determine how the LocaFox POS cash register app is structured. When setting up the back office for the first time, you can give your merchandise management a practical structure. The product groups give your products a structure and are used for systematic classification, similar to folders. The assignments can be changed and even deleted at any time.

The creation of product groups in the back office

To create your product groups, click on the menu item product groups in the main menu By clicking on + New top product group , you can create new product groups and name them in the product group data area .



To edit existing product groups, click on the name of the product group. You can rename them in the department data. By clicking on the two arrows you can adjust the order of the product groups. By moving the product groups up / down in the back office, the arrangement of the product groups in the checkout app also changes. Click on the trash can icon to delete a top or sub-category.


The creation of articles in the back office

You can create your sales items under the Products menu item Created products can be found easily using the search bar. In the event that you operate several branches, you can select the relevant branch in the upper area. There you will also find the product groups that you have created. On the right-hand side, all items in your inventory management are listed. Note that you have several filters available that you can use to filter your articles. Additional filters are also available for manufacturers, brands, product status (in / active products) and inventory / products with a low inventory.




Create a new product

To create a new product, click under the menu item Products on + New Product . The Edit product window opens.





base data

The important data for each product is created under master data. Mandatory information is marked with a red *.



Each product is assigned its own internal article number / SKU (Stock Keeping Unit) . The system always automatically assigns an individual SKU via this page. But you can also choose your own combination of numbers and letters.

GTIN / EAN / ISBN is a worldwide unique number. Most often it is in the form of a barcode on the packaging of a product. If you enter this number in this field, you can scan the product in the sales process and add the product to the shopping cart.

The field name will be deposited of the product must have a unique name. The exact name is up to you, but is usually based on the name of the product.

By uploading images, you can assign images to your products B. make it easier to identify the product in the checkout app. All JPG and PNG files that are smaller than three megabytes (3 MB) are supported for image upload.

Finally, each product is assigned to a created product group. To do this, simply click on Select product group . In the window that then opens, you can then subordinate this product to a product group.


General data

General information on the product can be stored in the General data area This information is particularly important if you want to sell your products online in addition to selling them in your brick-and-mortar store. You yourself lay the foundation for the product information and thus for the presentation of your products on sales platforms. This applies above all to the information on the manufacturer , brand and / or brief description . If a product is temporarily not sold in your shop or on your online presence, you have the option of deactivating the product. To do this, set the setting for Product is active to "no".

If you would like to assign your product to a different branch, you can make a new selection under Assign branch .




Information on content and quantity

Information on the content and sales quantity of a product can be made under the information on content and quantity. The sales quantity of a product indicates the amount for which you sell the product to the customers.


You can use the settings for sales unit z. B. differentiate between piece, pack or bottle. Using the amount of content selection, you can then determine the amount of content for which you want to sell the product to your customers. By selecting content units, you can specify the unit with which the product to be sold can be described.

It is also possible to distribute weighed or measured goods using the measured / weighed goods field. You will then be asked to enter the weighed or measured quantity in the cash register when you sell.

With the dynamic price , you determine whether you set a fixed sales price (dynamic price: no) or whether a keyboard should be displayed during the checkout process, via which you can enter the current sales price yourself (dynamic price: yes).

Under inventory management , you specify whether the inventory should be managed for your product. This is particularly interesting for later evaluations of the paragraph .


Dynamic prices

If there are products for which a fixed sales price cannot be determined, there is the option of entering prices manually when selling. The so-called placeholder products with dynamic prices are representative of the other special articles in a product group. These are assigned to the corresponding material groups in the report.

If you set the Dynamic price field to yes during product processing in the back office , you can manually enter the prices of the items on your tablet when they are sold. To do this, simply select the relevant item in your checkout app and the following window will open automatically.





Product variants

If there are different versions of a product, so-called variants, you can make the appropriate settings by selecting Product has variants . You can then define properties (colors, sizes, etc.) that fundamentally differentiate the variants. Different values ​​are then assigned to each of these properties. In the example, different values ​​are assigned to the properties size and color .


The different versions are then displayed in such an overview, a so-called variant matrix:



Then enter the corresponding VAT and the sales price under the price written in blue. The margin results automatically from entering the purchase price.
You can also set your purchase price and define the margin, then the sales price will be calculated automatically from this.

You maintain the inventory by clicking on the inventory written in blue. In the new window, enter the amount of the stock under Quantity and press Goods receipt .
A note can also be entered. In addition, a minimum stock can be entered under Min. Stock . By pressing Save (Post) , you post the stock of the product.


Deposit

To add a deposit amount to an item, set the deposit in the back office during product processing under Deposit .




Minimum stock warning

The minimum stock warning gives you a better overview of the stock of your products. You can quickly see which products are almost sold out and you can organize your reorders much faster.
In just a few steps you can set the minimum stock for each individual product and, if necessary, you can be informed by email.

In the settings of your back office you can define an e-mail address to which an e-mail will be sent automatically when a product reaches its preset minimum stock level. This can be switched on and off at any time.




Since not every product is sold the same number of times, the minimum stock is adjusted individually for each product. To do this, go to product editing for the selected product as usual . You can also set your minimum inventory where you edit your inventory.



If the stock that you enter here is reached, you will be informed and you can place your orders. Alternatively, you can also set the minimum stock in the product maintenance overview .
Simply click on the number in the stock column and the pop-up window Edit stocks opens automatically , where you can also enter the minimum stock.

Products that fall below the minimum stock level are marked conspicuously:



In order to get a better overview, you can filter according to the stock of the products and the products with low stock can be displayed under the filter product status.


Unter dem Menüpunkt Inventur im Backoffice können Sie eine Bestandsaufnahme aller Waren in Ihrem Geschäft oder Lager hinzufügen.


Drücken Sie bitte zunächst auf Jetzt starten.

Nun können Sie Ihre Inventur Vorlage herunter laden. Ihnen stehen dabei zwei Möglichkeiten zur Verfügung.
Wollen Sie Ihre Vorlage ausdrucken, um damit die Zählung in den Geschäftsräumen durchzuführen, so setzen Sie bitte den Haken bei im Druckformat. Nun können Sie Ihre Vorlage herunterladen.

Wenn Sie Ihre Vorlage auf dem Rechner ausfüllen wollen, dann entfernen Sie bitte den Haken bei im Druckformat. Anschließend können Sie sich unter Spalten jede Information in die Vorlage übernehmen, die Sie benötigen. Ihre Vorlage besteht somit aus mehr Spalten als im Format zur Druckausgabe.

Zusätzlich wird unter der Checkbox “im Druckformat“ nun auch die Checkbox “Nur aktive Produkte“ angezeigt. Damit haben Sie die Möglichkeit zwischen der Generierung von ausschließlich “aktiven” Produkten oder bei Checkbox-Deaktivierung “aktiven und inaktiven” Produkten zu wählen.




Bei einem Klick auf „Auswahl bestätigen“ wird die Implementierung eingeleitet.
Eine neu angestoßene Inventur Vorlage erscheint in der “Liste der laufenden und abgeschlossenen Exporte“

Befindet sich der Prozess noch in der Abwicklung wird der Status “Export läuft“ angezeigt. Der Status „Export abgeschlossen“ wird angezeigt, wenn der Porzess abgeschlossen ist. Die Vorlage kann im Excel (xlsx) Format über einen Klick auf „Herunterladen“ generiert werden.

Sie erhalten nun eine Excel-Datei Ihrer Produkte. Tragen Sie in den entsprechenden Spalten Ihres Lagers und Verkaufsraumes die gezählten Mengen ein. Bruch- oder Mangelware zur Abschrift halten Sie in der Spalte Wertmindernde Faktoren fest.



Nachdem Sie alles sorgfältig ausgefüllt haben, laden Sie die Datei im Backoffice unter Upload hoch.

Anschließend wird eine Analyse nach dem Soll- und Ist des Bestandes ausgegeben. Differenzen werden angezeigt. Weichen Produkte von Ihrem vom System gezählten Bestand (Soll) zu den gezählten und eingetragenen Beständen (Ist) ab, so wird Ihnen die Differenz rot markiert angezeigt. Sie haben dann die Möglichkeit, entweder den Bestand so zu buchen oder eine erneute Zählung und einen erneuten Upload durchzuführen.



Wenn Sie die Datei erfolgreich hochgeladen haben, werden die Bestände der Inventur mit Ihren eingepflegten Produkten synchronisiert.

Alle Zählungen erreichen Sie jederzeit unter Inventur > Übersicht Inventurberichte.


Produktdaten lassen sich über unsere Ex- und Importfunktionen schnell und einfach einspielen. Zur weiteren Verwendung lassen sich  diese auch aus dem System exportieren.

NEU: Mit dem neuen Produktdatenimport lassen sich Produkte einspielen oder Produktdaten, wie Bestände, Preise, neue Warengruppenzugehörigkeit etc. aktualisieren.
Wenn Sie also Ihre Produkte auslesen, aktualisieren und mit neuen Informationen einspielen wollen, dann kürzen Sie hier für den entsprechenden Hilfe-Center Artikel ab: Produkte aktualisieren

Über den bisherigen Produktdatenexport ist es Ihnen sogar möglich, die Produkt-, Inventar- und Filialdaten aus Ihrem LocaFox POS in CSV-Dateien zu exportieren. Diese Daten können Sie dann in anderen Programmen bearbeiten oder für den Import in andere Systeme, wie beispielsweise Marktplätze oder das Google Merchant Center zu nutzen.


Die Exportfunktion

Die Exportfunktion erlaubt es Ihnen, die Angaben zu Ihren Filialen, Produktdaten sowie Preis- und Bestandsdaten zu exportieren.


Sie finden die Exporteinstellungen im Menü unter Produktdatenexport. Unter Einstellungen automatischer Produktexport können Sie in freiwählbaren Intervallen alle relevanten Daten zu Ihrem Geschäft exportieren, z. B. für den Verkauf auf anderen Plattformen. Durch Klicken auf Automatischen Export stoppen bzw. Automatischen Export starten können Sie den Export pausieren bzw. aktivieren.

Ist der automatische Export aktiviert, werden im festgelegten Zeitintervall alle Daten zu Filialen, Produkten sowie Preis- und Bestandsdaten in Dateien geschrieben, die über Links aus der Cloud heruntergeladen werden können. Wenn Sie diese Daten Dritten zur Verfügung stellen möchten, brauchen Sie einfach nur die Links zur Verfügung zu stellen. Diese sind nicht mit einem Passwort geschützt.

Wenn Sie den Export (einmalig) manuell anstoßen möchten, können Sie dies unter Manueller Export ausführen, indem Sie auf Export jetzt manuell durchführen klicken. Nach dem Export können Sie Ihre Filialdaten, Produktdaten sowie die Preis- und Bestandsdaten als CSV-Dateien herunterladen.


Der Produktdatenimport

Durch den Produktdatenimport des LocaFox POS ist es möglich, digitale Informationen zu Ihren Artikelbeständen und Preisen einfach und schnell ins System hochzuladen. Das bedeutet, dass Sie nicht jedes Ihrer Produkte einzeln im Backoffice anlegen müssen, was besonders bei einer Vielzahl von Artikeln zeitaufwändig ist, sondern alle gleichzeitig importieren können. Sie können also mehrere Hundert Produkte in einer Liste mit wenigen Klicks ins System importieren.

Außerdem lassen sich jederzeit alle Ihre Produktdaten mit einem Klick aus dem System exportieren, damit Sie in übersichtlicher Form Änderungen an Ihren Produkten vornehmen können, die Sie anschließend wieder in das System importieren.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie dabei vorgehen müssen und was es zu beachten gibt.


1. Nutzen Sie eine der beiden LocaFox-Excel-Vorlagen

Unter dem Menüpunkt Produktdatenimport finden Sie folgendes Fenster:



Wenn Sie nun auf + Neue Daten importieren klicken, öffnet sich folgendes Fenster mit der Überschrift Neuer Import.

Sie haben nun die Möglichkeit, eine unserer Vorlagen herunterzuladen. Bitte nutzen Sie zum Produktdatenimport ausschließlich die Vorlagen, die wir Ihnen zur Verfügung stellen. Jegliche Änderungen, auch innerhalb der Vorlagendatei, führen zu einer Fehlermeldung beim Import.

Wenn Sie den Mauszeiger auf das Informationssymbol (kleines „i“) halten, sehen Sie, welche Vorlage Sie verwenden müssen. Wir bieten Ihnen zwei verschiedene Excel-Vorlagen zum Produktdatenimport an (die Nutzung von Excel als Programm wird empfohlen, um etwaige Synchronisationsfehler auszuschließen). Die einfache Vorlage empfiehlt sich für Händler, die nur ein Geschäft führen und keine Einkaufspreise der jeweilig geführten Produkte eintragen möchten. Die erweiterte Vorlage ist etwas komplexer und für Händler geeignet, die zum einen die Einkaufspreise eintragen möchten und zum anderen mehrere Filialen führen.

Egal welche Vorlage Sie am Ende nutzen, wichtig ist dabei, stets die gleiche Struktur zu verwenden. Achten Sie darauf, dass keine Spalten gelöscht oder neu hinzugefügt werden – das ist besonders wichtig, denn ansonsten führt dies zu Fehlermeldungen beim späteren Import der Liste, die dann nicht eingelesen werden kann.


2. Pflichtfelder ausfüllen

Grundlage für eine funktionierende Warenwirtschaft ist die sogfältige Dateneingabe. Es ist daher empfehlenswert, möglichst viele Produktinformationen durch den Import im System zu hinterlegen. Achten Sie beim Ausfüllen auch auf die kleinen roten Ecken, die Sie in vielen Spalten finden. Bei diesen roten Ecken handelt es sich um von uns hinzugefügte Hinweise zum Ausfüllen der Vorlage. Um die Notizen anzeigen zu lassen, gehen Sie einfach mit dem Mauszeiger über die rote Ecke.



Es gibt gewisse Pflichtfelder, die Sie ausfüllen müssen, damit der Produktdatenimport funktioniert:

  • Artikelnr. SKU: SKU steht für Stock Keeping Unit und ist eine der wichtigsten Nummern im System. Anhand dieser identifiziert das System jedes einzelne Produkt. Da jede SKU nur genau ein Mal verwendet werden darf, sollte sie nicht zu kurz ausfallen; vergeben Sie also am besten mindestens achtstellige Nummern. Innerhalb der SKU kann ein eigenes System bzw. eine eigene Logik verwendet werden, z. B. sortiert nach Hersteller, Lieferdatum, Farbe, etc. (Beispiel: 1519382805509 oder H-1513-a). Werden Produkte im Backoffice manuell angelegt, wird die SKU automatisch generiert; bei der Nutzung des Imports müssen Sie selbst die Nummern vergeben und sollten dabei einer Logik folgen.
  • Varianten SKU: Diese werden nur dann benötigt, wenn Varianten für ein Produkt gebildet werden (z. B. blau/rot/grün oder groß/klein/medium). Dann wird die SKU einfach erweitert. Beispiel: SKU: H-1513-a –> Rot: H-1513-a-01, –> Grün: H-1513-a-02, –> Blau: H-1513-a-03, etc.
  • Produktbezeichnung: Mit der Produktbezeichnung legen Sie den Namen des Produktes im System fest.
  • Variantenbezeichnung (wenn Varianten vorhanden): Legen Sie einen Namen für die Variante fest.
  • Variantenbild (wenn Varianten vorhanden): Hinterlegen Sie hier einen Link zum Variantenbild, wenn Sie möchten, dass die Bilder entsprechend auch in der Kassenapp angezeigt werden sollen (wichtig: Bitte achten Sie darauf, dass es ein statischer Link ist).
  • Maß-Wiegeware: Diese Angabe benötigen Sie nur, wenn Produkte anbieten, die nach bestimmten Maßeinheiten oder Gewicht bezahlt werden müssen. Geben Sie in der Zeile „ja“ ein, wenn es sich bei dem Produkt um Maß-Wiegeware handelt oder lassen Sie das Feld leer bzw. tippen Sie „nein“ ein, wenn das Feld nicht benötigt wird.
  • Verkaufseinheit: Geben Sie das Kürzel für die jeweilige Verkaufseinheit ein (siehe Tabelle am Ende dieser Seite).
  • Bestandsführung: Je nachdem, ob das LocaFox POS den BEstand dieses Produkts verwalten soll, tragen Sie entweder „ja“ oder „nein“ ein.
  • Warengruppe: Für die jeweilige Warengruppe, also die Zuordnung der Kategorie, sind drei Ebenen möglich. Beispiel: Kleidung –> Herren –> Mäntel
  • Verkaufspreis: Hier geben Sie den Endpreis für den Kunden (brutto) an.
  • Filiale: Geben Sie den Namen der Filiale an, so wie im Backoffice unter Händlerdaten hinterlegt.
  • Filialverkaufspreis: Ein Produkt muss nicht in jeder Filiale gleich viel kosten. Bei Bedarf können Sie für jede Filiale einen anderen Preis festlegen (Filialverkaufspreis (Brutto)1 für Filiale 1, Filalverkaufspreis (Brutto 2) für Filiale 2 usw.). Sollten die Produktpreise für alle Filialen identisch sein, reicht es, den entsprechenden Preis in das Feld „Verkaufspreis (Brutto) in Euro“ einzutragen.
  • Filialbestand: Tragen Sie hier den tatsächlichen Bestand pro Filiale ein.
  • Dynamischer Preis: Wenn Sie für ein Produkt keinen festen Verkaufspreis festlegen möchte, tragen Sie in dieser Spalte „ja“ ein. Die Festlegung des Preises dieses Produkts erfolgt dann immer erst beim Verkauf in der Kasse.

Außerdem empfehlen wir Ihnen, diese Felder auszufüllen:

  • EAN: Die EAN (oder auch GTIN genannt) ist eine international eindeutige Produktnummer, die vom Hersteller festgelegt wird. Vorteil für Sie, wenn Sie diese eintragen: Sie können den Barcode eines Produktes an der Kasse einfach abscannen, und das Produkt landet automatisch im Warenkorb. Auch für den Warenein- und -ausgang an der Kasse ist die EAN sinnvoll.
  • Produktbild: Hinterlegen Sie hier einen Link zu dem Produktbild wenn Sie möchten, dass das Bild auch in der Kassenapp angezeigt werden sollen (wichtig: Bitte achten Sie darauf, dass es ein statischer Link ist).

Weitere Felder können optional ausgefüllt werden.


3. Vorlage hochladen

Nachdem Sie die Vorlage entsprechend ausgefüllt und gespeichert haben, können Sie diese hochladen. Dazu klicken Sie im Backoffice auf das Feld Ausgefüllte Vorlage hochladen. Die Datei wird nun verarbeitet, und Sie erhalten die Meldung „Import läuft“. Falls der Import fehlschlägt, wird dies mit einer entsprechenden Fehlermeldung signalisiert:



In diesem Fall beachten Sie die Fehlermeldung und überprüfen Sie die eingegebenen Daten. Korrigieren Sie die Fehler und laden Sie dann die gespeicherte Datei erneut hoch.

Wenn die Überprüfung erfolgreich gewesen ist, werden die einzelnen Änderungen aufgelistet:



4. Änderungen übernehmen

Um die Daten aus dem Import zu übernehmen, klicken Sie entweder auf Alles übernehmen oder auf Übernehmen bei den Daten, die Sie ins System einspielen möchten. Anschließend sind die Daten im System eingetragen,

Bei weiteren Importen können Sie auch nur einzelne Werte, wie beispielsweise den Produktpreis, ändern. Und Sie können natürlich auch nur einen Teil Ihrer Produkte in einem Import ändern. Dafür kann es hilfreich sein, einzelne Importe, zum Beispiel nach Hersteller, durchzuführen.

Unser LocaFox Importservice
Wenn Sie den Produktdatenimport nicht selbst durchführen möchten, übernehmen wir diesen Service gern für Sie. Für Details und Preise wenden Sie sich bitte direkt an unseren Kundendienst.


Produktdaten aktualisieren

Innerhalb des Produktdatenimports können Sie Ihre Produktdaten jederzeit durch einen Import aktualisieren. Das ist besonders praktisch, wenn Sie für zahlreiche Produkte zeitgleich Änderungen vornehmen wollen. Somit lassen sich alle Attribute eines Produktes ändern. Das praktische dabei ist, dass dieser Export in dem selben Format, wie der Import ausgegeben wird.

1. Produktdaten exportieren

Für eine Aktualisierung werden zunächst die Produkte exportiert.

Gehen Sie bitte dafür innerhalb des Produktdatenimports auf den Reiter Exportieren und drücken Sie anschließend auf + Neue Daten exportieren.



Anschließend öffnet sich ein kleines Fenster in dem Sie ein Auswahl treffen können, ob aktive oder auch inaktive exportiert werden sollen, welche Filiale berücksichtigt werden soll und welcher Vorlagen Typ verwendet werden soll (siehe oben).

Anschließend drücken Sie auf Export starten.



2. Produktdaten bearbeiten

Der Export wird als Excel Tabelle auf Ihren Rechner heruntergeladen. Dort können Sie die Tabelle in Ruhe bearbeiten. Das Backoffice muss dazu nicht geöffnet bleiben.

Wie ein Produktdatenimport aufgebaut ist, welche Informationen benötigt werden und weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem obigen Punkt 8.2 Der Produktdatenimport.

3. Produktdaten importieren

Damit die aktualisierten Produktdaten wirksam werden, muss Ihre bearbeitete Datei abschließend wieder in das System importiert werden. Dazu gehen Sie bitte auf den Reiter Importieren innerhalb des Produktdatenimports.

Klicken Sie auf + Neue Datei importieren und wählen Sie anschließend Ihre Datei über Ausgefüllte Vorlage hochladen aus. Der Import startet und Ihre Produkte sind nun aktuell.



8.4 Beispiel-Import

Um Ihnen das Ausfüllen der Vorlage zu vereinfachen, haben wir Ihnen ein Beispiel für die Eingabe konzipiert. In diesem Muster können Sie Schritt für Schritt nachvollziehen, wo Sie welche Daten eintragen müssen. Dabei wird ein Produkt mit Varianten eingepflegt.

Das Beispielprodukt ist ein Kleidungsstück von der Marke „Brando“ (siehe 1) und dem Hersteller „Imported Goods Inc.“ (siehe 2). Diese Angaben werden in die Spalten R und S eingetragen.

Es handelt sich hierbei um das Shirt „Importico“, das in vier unterschiedlichen Varianten existiert (Blau M, Blau L, Rot M, Rot L). Das Produkt besitzt die Artikelnummer/SKU „1234“.

Grundsätzlich wird zwischen Produkt- und Variantenfeldern unterschieden. Bei Produktfeldern genügt es, die jeweiligen Daten (z. B. Shirt „Importico“, siehe 3) nur in die oberste Zeile einzutragen, denn unabhängig von der Variante bleiben diese Angaben (wie Marke und Hersteller) identisch.

Bei den Variantenfeldern tragen Sie Ihre Daten dementsprechend für jede Variante in jeweils einzelne Zeilen ein (z. B. „Variantenbezeichnung“, siehe 4). Beachten Sie: Bei einem Produkt mit Varianten sind die Felder Varianten SKU und Variantenbezeichnung Pflichtfelder. Für die Varianten-SKU können Sie beispielsweise die Artikelnr. SKU nehmen und dahinter ein Kürzel hängen (z. B. „1234a“, siehe 2).

Sollten Sie Artikelbilder (siehe 5) importieren wollen, beachten Sie bitte, dass Sie uns diese unter statischen URLs (z.B. auf einer Plattform wie Google Drive, Dropbox, etc.) zur Verfügung stellen. Wenn Sie dazu momentan keine Möglichkeit haben, importieren Sie Ihre Datei einfach ohne Bilder und fügen Sie diese später im Backoffice hinzu. Dort können Sie Bilder direkt von Ihrer Festplatte hochladen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob es sich in der jeweiligen Spalte um ein Produktfeld handelt oder nicht, können Sie Ihre Produktdaten auch erst einmal in jede einzelne Zeile eintragen. Das Programm liest dann nur die oberste Zeile und ignoriert die restlichen Zeilen (siehe Abbildung oben).

Das Shirt gehört zu der Warengruppe „Kleidung“ mit der Warenuntergruppe „Hemden“ und soll unter dem Suchbegriff „Importico Hemd“ gefunden werden.

Grundsätzlich können Sie durch den Import Ihre Produkte in bis zu vier Warengruppen-Ebenen unterteilen, sodass eine genaue Spezifizierung möglich ist. Im Feld „Suchbegriffe“ geben Sie die Begriffe ein, anhand derer Sie den Artikel im Backoffice und in der Kasse finden möchten. Wenn Sie jede Variante separat finden wollen, können Sie noch Variantensuchbegriffe ergänzen.

Die Shirts besitzen die EANs 9876a („Blau M“), 9876b („Blau L“), 9876c („Rot M“), 9876d („Rot L“).

Unter der GTIN/EAN/ISBN versteht man die Identifikationsnummer, die sich meist in Form eines Strichcodes auf der Ware befindet. Diese Nummer muss hier hinterlegt werden, damit Sie das Produkt später scannen und zum Warenkorb hinzufügen können. Vergessen Sie nicht, dass jede Variante einen eigenen GTIN/EAN/ISBN-Code besitzt und entsprechend in eine eigene Zeile eingetragen werden muss (siehe 1). Genauso verhält es sich, wie bereits erläutert, bei der Variantenbezeichnung (siehe 2).

Wenn sich die Varianten des Produkts in mehr als einem Attribut unterscheiden, müssen Sie pro Variantenkombination eine Zeile anlegen. In unserem Beispiel besitzt das Produkt zwei Attribute (Farbe und Größe). Entsprechend ergeben sich vier Zeilen (roter Rahmen).

Die erste Filiale ist die „Hauptstelle“. Hier kostet das Shirt 30,00 EUR brutto. Es gibt von Variation Hemd „Blau M“ 10 Stück, „Blau L“ 12 Stück, „Rot M“ 14 Stück und „Rot L“ 16 Stück.
In der zweiten Filiale, die als „Zweigstelle“ angelegt wurde, kosten die Hemden alle 25 Euro brutto, und es sind von jedem Hemden jeweils zehn Stück vorrätig.

In dem Feld „Filiale 1“ müssen Sie den Namen Ihres bereits im Backoffice angelegten Geschäfts angeben (in unserem Fall heißt Filiale 1 „Hauptstelle“ und Filale 2 „Zweigstelle“). Hierbei handelt es sich um ein Pflichtfeld. Wenn Sie keinen Namen für Ihre Filiale angeben, kann der Datenimport fehlschlagen. Falls Sie noch ein weiteres Geschäft besitzen sollten, tragen Sie in dem Feld „Filiale 2“ den Namen Ihrer ebenfalls im Backoffices hinterlegten Filiale ein (siehe 2). Wenn sich der Name nicht im Backoffice befindet, können die eingepflegten Daten nicht zugeordnet und nicht importiert werden. Sollten Sie mehr als zwei Filialen haben, kontaktieren Sie bitte unseren Support.
Für jede Variation des Shirts müssen Sie nun noch den Preis und Bestand der jeweiligen Filiale (1,2) eintragen (siehe Vorlage). Bitte beachten Sie, dass Sie Angaben zu „Mehrwertsteuersatz in Prozent“ hinterlegen (siehe 1).

Um die Verkaufs- und Inhaltseinheit eines Ihrer Produkte in der Importvorlage zu ändern, müssen Sie den korrekten UN/CEFACT Code für die gewünschte Einheit in das Feld I „Verkaufseinheit“ bzw. L „Inhaltseinheit“ eingeben.

Die von unserem System unterstützen Codes finden Sie in den beiden folgenden Tabellen:

UN/CEFCT Codes der Verkaufseinheiten
UN/CEFACT Codes der Inhaltseinheiten

Bevor Sie die LocaFox POS-App nutzen können, müssen Sie zuerst Ihre Geschäftsdaten im Backoffice anlegen. Hierzu befolgen Sie bitte die folgenden Schritte:

Besuchen Sie pos.locafox.de und loggen Sie sich mit den Zugangsdaten ein, die Ihnen zusammen mit der Willkommens-E-Mail zugeschickt wurden.

Wenn Sie sich das erste Mal anmelden, werden Sie aufgefordert, ein neues Passwort zu erstellen. Wir haben Ihnen lediglich ein temporäres Passwort für die erste Anmeldung geschickt. Ihr eigenes Passwort bewahren Sie bitte gut auf.

Anmeldung im Backoffice

Sie benötigen nicht zwingend einen Laptop oder PC. Die erste Anmeldung können Sie auch an Ihrem neuen Tablet durchführen. Stellen Sie dazu bitte zunächst eine Internetverbindung her. Hierfür wählen Sie die Option „Einstellungen“ auf Ihrem Tablet aus, klicken auf „WLAN“ und wählen dort Ihr Netzwerk aus.

Nach dem Anmelden im Backoffice an Ihrem PC können Sie unter dem Menüpunkt „Einstellungen > Händlerdaten“ die Stammdaten Ihrer Firma sowie einzelne Filialen anlegen. Bitte achten Sie darauf, dass Sie die Pflichtfelder (mit einem rotem Stern gekennzeichnet) ausfüllen.

  • Händlernummer – wird Ihnen von LocaFox zugewiesen und per E-Mail zugesandt
  • Firmenname – Name Ihrer Firma
  • Eigentümer – Eingetragener Eigentümer Ihrer Firma; durch das “+” können auch mehrere Eigentümer hinterlegt werden
  • Straße, Nr. – Straße und Hausnummer Ihres Geschäfts
  • PLZ, Ort – Postleitzahl und Ort Ihres Geschäfts
  • USt.ID – Umsatzsteuer-ID
  • Unternehmensform – z. B. Einzelunternehmen, GmbH, GbR
  • Bankdaten – für die Erstellung von Rechnungen (Zusatzmodul)

Händlerdatenpflege

Außerdem müssen Sie mindestens eine Filiale anlegen. Sie legen neue Filialen über + Neue Filiale an. Neben den Adress- und Kontaktdaten können hier auch die jeweiligen Öffnungszeiten Ihrer Filialen gepflegt werden.


Öffnungszeiten







Filiale Bearbeiten


Die Funktionsleiste bietet Ihnen die Möglichkeit schnell und einfach einzelne oder mehrere Produkte neu anzulegen oder Produktdetails zu bearbeiten.

Navigation

+Neues Produkt

Es öffnet sich das Fenster Produkt bearbeiten. Wie Sie neue Produkte anlegen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Ein neues Produkt anlegen.

Produkt bearbeiten



Navigation

+ Mehrere Produkte erstellen

Mit dieser Funktion können Sie mehrere Produkte gleichzeitig erstellen. Tragen Sie in Anzahl der Produkte festlegen ein, wie viele Produkte Sie neu anlegen wollen oder drücken Sie auf Weiteres Produkt hinzufügen für eine weitere Zeileneingabe.
Anschließend wählen Sie unter Spalten zusätzliche Produktinformationen aus, die Sie zu den neuen Produkten hinterlegen wollen. Nun tragen Sie die Produktinformationen ein und erstellen mit dem abschließenden Druck auf Speichern Ihre neuen Produkte.



Navigation

Filiale zuordnen

Unternehmen, die den Verkaufsort Ihrer Produkte unterscheiden müssen, nutzen die Funktion Filiale zuordnen. Damit ist es möglich, die Filiale(n), in denen das Produkt auf der Kasse angezeigt und verkauft werden soll, zuzuordnen. Sie haben es somit in der Hand, wo Sie welche Produkte präsentieren und verkaufen wollen. Das lohnt sich für alle Unternehmer, die mehr als nur einen Store haben und viel variabler Ihre Produkte anbieten wollen.


Archivieren

Nicht mehr genutzte Produkte, die nicht wieder in den Verkauf gehen, werden archiviert. Dadurch erhalten Sie eine aufgeräumte Warenwirtschaft. Sämtlich Umsätze sind aber in den Statistiken weiterhin einsehbar.

Duplizieren

Für die Produktanlage von ähnlichen vorhandenen Produkten nutzen Sie diese Funktion. Dazu wählen Sie Ihre vorhandenen Produkte aus und drücken auf Duplizieren. Anschließen können Sie die Kopie dieses Produktes mit den anderen Funktionen weiter bearbeiten.

Bestand bearbeiten

Mit dieser Funktion lassen sich Wareneingänge und Umbuchungen abbilden. Zusätzlich sind Änderungen des Mindestbestandes machbar



Schließen Sie den DYMO LabelWriter mit dem USB-Kabel an Ihren Computer an. Stellen Sie sicher, dass der LabelWriter mit dem Stromnetz verbunden ist. Bitte laden Sie zunächst die Installations-Software beim Hertsteller Dymo herunter. Nach erfolgreicher Installation der Software und des Gerätes können Sie direkt mit dem Drucken Ihrer Etiketten loslegen.

Etiketten drucken mit einem Windows-PC

Für den Etikettendruck unter Windows gibt es zwei verschiedene Szenarien. Zum einen die Standardeinstellung, bei der der Barcode auf dem Etikett rein aus Zahlen besteht und zum anderen der Fall, dass im Barcode Zahlen und Buchstaben abgebildet werden sollen.

Etikettendruck, bei dem nur Zahlen für den Barcode verwendet werden

Öffnen Sie in Ihrem Backoffice den Menüpunkt Produkte. Wählen Sie die Filiale, für die Etiketten gedruckt werden sollen. Für die Produkte, für welche Etiketten erstellt werden sollen, drücken Sie ganz rechts auf das Druckersymbol.

Achtung: Das Drucker-Symbol wird nur angezeigt, wenn Sie die Filiale ausgewählt haben, für die die Etiketten erstellt werden sollen.

Anschließend stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl, welche Informationen Sie auf die Etiketten drucken wollen. Sie können selbst entscheiden, ob der Titel (Produktbezeichnung), der Preis, die SKU oder, falls hinterlegt, die GTIN, der Grundpreis oder das Pfand auf das Etikett gedruckt werden sollen. Dafür wählen Sie das entsprechende Feld. Wird es blau angezeigt, dann wird es auch gedruckt.



Anschließend drücken Sie auf das Drucker-Symbol (hier gelb markiert).




In diesem neuen Fenster wählen Sie:

  • Ziel: Dymo LabelWriter (vorherige Installation erforderlich)
  • Papierformat: 30336 (1 in 2-1/8in)
  • Kopien: Anzahl an Etiketten dieses Produkts
  • Skalieren: An Seite anpassen

Durch Klick auf Drucken wird nun Ihr Etikett gedruckt.
Sämtliche Einstellungen werden für einen weiteren Druck von Etiketten gespeichert.

Etikettendruck, bei dem auch Buchstaben für den Barcode verwendet werden

Öffnen Sie in Ihrem Backoffice den Menüpunkt Produkte. Wählen Sie die Filiale, für die Etiketten gedruckt werden sollen. Für die Produkte, für welche Etiketten erstellt werden sollen, drücken Sie ganz rechts auf das Druckersymbol.

Achtung: Das Drucker-Symbol wird nur angezeigt, wenn Sie die Filiale ausgewählt haben, für die die Etiketten erstellt werden sollen.

Anschließend stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl, welche Informationen Sie auf die Etiketten drucken wollen. Sie können selbst entscheiden, ob der Titel (Produktbezeichnung), der Preis, die SKU oder, falls hinterlegt, die GTIN, der Grundpreis oder das Pfand auf das Etikett gedruckt werden sollen. Dafür wählen Sie das entsprechende Feld. Wird es blau angezeigt, dann wird es auch gedruckt.



Anschließend drücken Sie auf das Drucker-Symbol (hier gelb markiert).

In dem neuen Fenster wählen Sie bitte zunächst Über das Systemdialogfeld drucken… aus.




Drücken Sie als nächstes bitte auf Einstellungen und anschließend auf Erweitert.


Im letzten Schritt bestimmen Sie die:

  • Papiergröße: 30336 (1 in x 2-1/8 in)
  • Druckdichte: light (Auswahlfenster)



Abschließend bestätigen Sie mit OK und Drucken das Etikett.

Etiketten drucken mit einem Apple Mac unter OS X

Achtung: Drucken Sie auf Mac-Computern mit dem DYMO LabelWriter nur SKU/GTIN, dessen Code sich aus maximal 14 Ziffern zusammensetzt.

Stellen Sie zunächst sicher, dass der DYMO LabelWriter als Drucker unter Ihren Geräten aufgeführt ist. Gehen Sie hierzu in die Systemeinstellungen > Drucker & Scanner.




Nun werden Ihnen alle mit Ihrem Mac verbundenen Drucker/Scanner angezeigt. Ist der DYMO LabelWriter nicht unter diesen Geräten aufgeführt, klicken Sie bitte auf das „+“ und auf „Drucker oder Scanner hinzufügen“…



… und wählen den DYMO LabelWriter 450 Turbo aus (siehe 1). Um das Gerät hinzufügen zu können, müssen Sie noch Treiber auswählen > Software auswählen (siehe 2) und auf „DYMO Label Printer“ klicken.




Zum Schluss bestätigen Sie mit „Hinzufügen“ und der LabelWriter sollte nun unter den verbundenen Geräten aufgeführt werden.


Achtung: Drucken Sie auf Mac-Computern mit dem DYMO LabelWriter nur SKU/GTIN, dessen Code sich aus maximal 14 Ziffern zusammensetzt.

Öffnen Sie in Ihrem Backoffice den Menüpunkt Produkte. Wählen Sie die Filiale, für die Etiketten gedruckt werden sollen. Für die Produkte, für welche Etiketten erstellt werden sollen, drücken Sie ganz rechts auf das Druckersymbol.

Achtung: Das Drucker-Symbol wird nur angezeigt, wenn Sie die Filiale ausgewählt haben, für die die Etiketten erstellt werden sollen.

Es öffnet sich folgendes Fenster:


Hier können Sie nun auswählen, welche Informationen auf dem Etikett angezeigt werden sollen. Sollten Sie beispielsweise den Preis nicht mit angezeigt haben wollen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Preis, dann verschwindet die Anzeige vom Etikett. Die Varianten Ihrer Produkte werden unter dem Produktnamen in Klammern angezeigt.


Drücken Sie erneut auf das Drucker-Symbol und wählen Sie eine geeignete Größe aus.

Um die bestmögliche Qualität sicherzustellen, empfehlen wir Ihnen die folgenden Einstellungen:




Stellen Sie bitte auch sicher, dass der DYMO LabelWriter als Ihr aktueller Drucker ausgewählt ist. Als Papierformat empfehlen wir Ihnen 11351 Jewelry Label.
Beenden Sie den Vorgang durch Klicken auf Drucken.




Die Hardware-Komponenten des LocaFox POS

Zum LocaFox POS-Komplett-Set gehören folgende Hardware-Komponenten:

Hochwertiges Tablet 
Epson Bondrucker
ANKER Kassenlade

Darüber hinaus bieten wir weitere zusätzliche (optionale) Komponenten an:

Scanner
Etikettendrucker 
Kundendisplay
ANKER Tablethalterungen
ANKER Untertischhalterungen

Wir beraten Sie gerne.

Das Anschließen der Hardware-Komponenten

Eine Anleitung zum Anschließen der Hardware-Komponenten liegt Ihrem Paket bei. Bitte wenden Sie sich bei Fragen gerne an unseren Kundendienst. Bitte befolgen Sie die beschriebenen Schritte, um die Hardware anzuschließen und betriebsbereit zu machen. Beachten Sie, dass der Tablet-Halter nicht im Komplett-Set enthalten ist!


1. Schalten Sie das Tablet durch längeres Halten der Powertaste am oberen Rand ein. Um den Bildschirm zu entsperren, wischen Sie von links nach rechts mit dem Finger über den Bildschirm.

2. Lösen Sie die untere Abdeckung des Bondruckers. Verbinden Sie die Kassenlade mit dem Bondrucker und schließen Sie das beigelegte Stromkabel an. Sollten Sie sich für die Epson TSE entschieden haben, stecken Sie die Micro-SD Karte in den vorgesehenen Kartenschlitz neben der Stromversorgung des Druckers. Befestigen Sie anschließend die Abdeckung des Bondruckers wieder am Gerät.

3. Zum Einlegen der Bonrolle öffnen Sie bitte die Oberseite des Bondruckers und legen Sie die Papierrolle, wie auf der Deckelinnenseite dargestellt, ein.

4. Zum Herstellen der Verbindung zwischen Drucker und Tablet gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. a. Einschaltknopf des Epson Bondruckers gedrückt halten, bis die blaue Lampe aufblinkt.
    b. Bluetooth-Einstellungen des Tablets öffnen und nach Geräten scannen.
    c. Epson Drucker auswählen und koppeln. Achten Sie darauf den richtigen Drucker auszuwählen, falls mehrere          Drucker in der Nähe des Tablets stehen!
    d. In den LocaFox App Einstellungen den Epson Drucker auswählen

5. Zum Herstellen der Verbindung zwischen Scanner und Tablet öffnen Sie die Anleitung für Ihren Barcodescanner und folgen Sie den Anweisungen.

    a.  Honeywell Voyager 1452g
    b.  Socket Mobile S700

6. Für die Inbetriebnahme eines Kundendisplays entfernen Sie die untere Abdeckung des Bondruckers und stecken Sie das USB-Kabel in einen der USB-Anschlüsse des Druckers.

7. Das SumUp-Kartenlesegerät wird über eine Bluetooth-Verbindung mit dem Tablet gekoppelt.

8. Der Etikettendrucker wird per USB-Kabel an einen separaten Computer angeschlossen und kann nicht über die Tabletkasse bedient werden. Für die Benutzung des Gerätes muss der Druckertreiber auf einem Computer installiert werden. Den Treiber finden Sie im Downloadbereich auf der Herstellerseite.


Sie finden die LocaFox POS-App auf Ihrem entsperrten Tablet als kleines Icon mit einem blauen Fuchskopf. Starten Sie diese einfach mit einem Klick.

Wenn Sie die LocaFox POS-App das erste Mal starten, werden Sie im ersten Schritt aufgefordert, Ihre Zugangsdaten einzugeben.



Tragen Sie hierzu einfach Ihre vierstellige Händlernummer oben ein, nachfolgend dann Ihren Benutzernamen und das dazugehörige Passwort.




Es öffnet sich anschließend die Auswahl der Filiale, in der dieses Tablet genutzt werden soll. Für den Fall, dass Sie mehrere Filialen mit dem LocaFox POS ausstatten, klicken Sie einfach auf den kleinen Pfeil nach unten und wählen Sie die entsprechende Filiale aus und klicken Sie auf Weiter.



In der nächsten Ansicht werden alle im Backoffice hinterlegten Informationen mit dem Tablet synchronisiert. Es werden alle gemachten Angaben zu Ihrem Geschäft, den Benutzern, dem Bon-Layout sowie die angelegten Warengruppen und Artikel in die LocaFox POS-App geladen.



Zuletzt werden Sie aufgefordert, sich mit Ihrem Benutzernamen und dem dazugehörigen PIN einzuloggen. Die Kasse ist nun fertig eingerichtet. Nach der PIN-Eingabe sind Sie startklar.
Wie Sie Ihren Benutzernamen und den PIN anlegen erfahren Sie in Benutzerprofile anlegen und Nutzerrechte vergeben.

Nachdem Sie sich mit Ihrem Benutzer und Ihrem PIN eingeloggt haben, werden Sie immer auf die folgende Startansicht geleitet:





Nachdem Sie sich mit Ihrem Benutzer und Ihrem PIN eingeloggt haben, werden Sie immer auf die folgende Startansicht geleitet:



Im Hauptbildschirm finden Sie im oberen Bereich die angelegten Warengruppen , denen Ihre Produkte zugeordnet sind. Auf der rechten Seite ist der Warenkorb abgebildet, in den Produkte durch einfaches Klicken zum Verkauf hinzugefügt werden können. Oberhalb der Warengruppe ist außerdem eine Suchleiste zu finden. In der Mitte können Sie einzelne Produkte als Favoriten auf Ihrem Startbildschirm anordnen, um sie für den Verkauf noch schneller auswählbar zu machen.





Um einen Favoriten hinzuzufügen, klicken Sie so lange auf den Artikel, den Sie zu den Favoriten hinzufügen möchten, bis ein Sternchen erscheint und schieben Sie das Sternchen nach rechts. Das Produkt ist nun zu den Favoriten hinzugefügt und wird jederzeit auf dem Startbildschirm angezeigt.

Sie können auf diese Art und Weise beliebig viele Produkte als Favoriten hinzufügen.




Durch einfaches Klicken auf die Artikel auf der linken Seite können Sie Produkte in den Warenkorb auf der rechten Seite des Hauptbildschirmes hinzufügen.


Positionsrabatt

Sie können nun einen Positionsrabatt durch das Drücken auf das % Symbol hinzufügen und dabei festlegen, ob Sie den Rabattwert in Euro oder Prozent festlegen wollen oder ob Sie den einmaligen Preis für diesen Verkauf setzen.

Mit dem Positionsrabatt ist es möglich, einzelne Artikel zu rabattieren. Beachten Sie, dass es sowohl möglich ist, einen Rabattwert in % oder auch einen Abzug in Euro festzulegen. Sie können auch einen Endpreis festlegen, den das Produkt kosten soll. Wieder rückgängig können Sie den Positionsrabatt über das Feld Rabatt entfernen machen.




Einzelstück verkaufen

Über das + Symbol können Sie einen Einzelstückverkauf hinzufügen, für all die Produkte, die Sie nicht in Ihrer Warenwirtschaft geführt werden. Diese werden dann in den Statistiken ebenfalls als Einzelstück geführt.

Durch einen Klick auf das + Symbol haben Sie die Möglichkeit, Einzelstücke zu verkaufen. In der Praxis sind das oft Produkte, die verkauft werden sollen, allerdings nicht im Backoffice bzw. der Warenwirtschaft angelegt sind – ein Beispiel wären Einmalartikel.

Sie können einfach einen Preis, den Steuersatz und einen Produktnamen festlegen, sowie den Artikel durch Klicken auf OK zum Warenkorb hinzufügen.




Mehrzweckgutscheine erstellen

Durch das Drücken auf das Geschenk-Symbol, können Sie einen Mehrzweckgutschein erstellen.




Warenkorb löschen

Mit einem Klick auf das Kreuz in einem Kreis ⊗ oben links löschen Sie den gesamten Inhalt des Warenkorbs.



Positionsnotiz

Über die Positionsnotiz lassen sich Anmerkungen zu einzelnen verkauften Produkten verfassen. So können z. B. Erklärungen zu möglichen Rabatten hinterlegt werden.



erkaufsmengen

Bei Produkten im Warenkorb kann die Anzahl durch Klick auf + erhöht werden.

Mit einem Klick auf das Kreuz in einem Kreis ⊗ kann ein Produkt aus dem Warenkorb entfernt werden.

Ist die Anzahl eines Produktes größer als eins, wird statt des ⊗ ein  angezeigt, über das die Anzahl reduziert werden kann.

Warenkorbrabatt

Mit dem Warenkorbrabatt lässt sich ein Rabatt auf alle Positionen eines Warenkorbs anwenden. Genauso wie beim Positionsrabatt können Sie entweder einen Rabattwert in % oder einen bestimmten Geldbetrag eintragen. Ebenfalls können Sie einen Endpreis festlegen, sowie alle Rabatte wieder entfernen.

Pfand hinzufügen

Um das Pfand hinzuzufügen, gehen Sie beim Verkauf eines Artikels links oben auf den Menüreiter der App und wählen Sie manuell Pfand hinzufügen oder Pfandrückgabe aus.



Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie manuell den Betrag, die Mehrwertsteuer, die Menge sowie den Pfandnamen eingeben können. Wichtig ist, dass mindest eines Ihrer Produkte mit einem Pfand in Ihrer Warenwirtschaft hinterlegt ist.

Um einen Gutschein zu verkaufen, klicken Sie im Warenkorb einfach auf das Gutschein-Symbol. Geben Sie dann den Wert des Gutscheins und gegebenenfalls eine Notiz ein. Schließen Sie dann mit einem Klick auf OK ab.



Die Bezahlung mit einem Gutschein unterscheidet sich kaum vom üblichen Zahlungsvorgang. Wählen Sie im Bezahlfenster einfach das Feld für Gutschein aus. Hier können Sie jetzt wählen zwischen einem Locafox-Gutschein, den Sie über diese Kasse verkauft haben und einem fremden Gutschein.

Im Falle eines LocaFox Gutscheins scannen Sie den Barcode auf dem Gutschein-Bon oder geben die Gutscheinnummer selbst ein. Sie können nun im Zahlungsvorgang fortfahren, indem Sie auf Abschließen klicken.

Möchte dagegen ein Kunde mit einem Gutschein bezahlen, der nicht über das LocaFox Kassensystem verkauft wurde, wählen Sie das Feld Fremder Gutschein. Tragen Sie hier den jeweiligen Wert des Gutscheins ein und setzen den Bezahlvorgang wie gewohnt fort.






Klicken Sie auf das Menü-Icon mit den drei Strichen in der oberen linken Ecke, um das Menü zu öffnen:




Hier finden Sie den Zugang zu den Menüpunkten:

  • Kassenabschluss
  • Bonjournal/Retouren
  • Einlage/Ausgabe
  • Warenein-/Ausgang erfassen
  • Backoffice
  • Kundenverwaltung (wenn gebucht)


Der Kassenabschluss



Der Kassenabschluss dient am Ende einer Schicht oder am Feierabend dem Vergleich des Ist-Bestandes der Kasse (tatsächlicher Geldbetrag in der Kassenlade) mit dem Soll-Bestand (Geldbetrag, der laut Transaktionen in der Kasse enthalten sein soll). Dieser Vorgang gibt Ihnen die Möglichkeit, Abweichungen früh zu erkennen oder Fehlbuchungen zu korrigieren.

Gleichzeitig finden Sie auf der rechten Seite den X-Bericht, der Ihnen alle getätigten Umsätze anzeigt.



Der Kassensturz



Um den Kassensturz durchzuführen, klicken Sie auf Weiter. Anschließend können Sie nun das in der Kasse vorhandene Geld zählen und die Anzahl an Scheinen und Münzen in die dafür vorgesehenen Felder eintragen.

Abschließend drücken Sie auf Speichern. Wollen Sie auf die Zählung verzichten, so drücken Sie auf Überspringen.

Durch die Eingabe des gezählten Bargeldes und das Drücken von Speichern und Bestätigen, wird Ihr Ist-Bestand errechnet.




Im nächsten Schritt steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, Geld aus der Kasse aus zu buchen.
In der Einlage/Ausgabe können Sie nun eine Wechselgeldentnahme, eine Entnahme und eine Bankeinzahlung buchen. Mehr dazu im nächsten Abschnitt. Drücken Sie bitte wieder Speichern und ein Bon der Buchung wird gedruckt.




Im letzten Schritt Kasse schließen wird Ihnen der Ist-Bestand, der Soll-Bestand und eine mögliche Differenz angezeigt. Über Kasse schließen wird der Z-Bericht ausgedruckt.



Einlagen/Ausgaben


Sie haben über die Funktion Einlage / Ausgabe die Möglichkeit, folgende Sondergeschäftsvorfälle zu buchen:




Drücken Sie bitte auf Einlage/Ausgabe um Ihre Buchung vorzunehmen.



Folgende Buchungen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Wechselgeldentnahme – Sie nehmen Geld aus der Kasse, um es an einem anderen Ort zu sichern.
  • Wechselgeldeinlage – Sie legen Geld in die Kasse, um z. B. ausreichend Wechselgeld zu haben.
  • Entnahme – Sie nehmen Geld aus der Kasse für Ihren privaten Gebrauch.
  • Einlage – Sie legen Ihr privates Geld in die Kasse.
  • Ausgabe – Sie entnehmen Geld aus der Kasse, um etwas zu kaufen oder einen Lieferanten zu bezahlen.
  • Bankeinzahlung – Sie entnehmen Geld aus der Kasse und bringen es zur Bank.
  • Kasseneinzahlung – Sie heben Geld von ihrem Konto ab und legen es in die Kasse.
  • Rechnungsanzahlung – Sie nehmen ein (An-) Zahlung einer Rechnung entgegen

Klicken Sie auf Übernehmen, um eine Buchung abzuschließen.


Bonjournal / Retoure / Bondetailansicht

Unter Bonjournal/Retouren im Menü können Sie Einsicht in alle Transaktionen (Verkäufe, Retoure, Sondergeschäftsvorfälle etc.) nehmen und gegebenenfalls Retouren vornehmen.



Sie können das Bonjournal nicht nur nach Bonnummer und Zeitraum filtern, sondern auch nach Art des Geschäftsvorfalls.


Durch Klicken auf einen Geschäftsvorfall gelangen Sie in die Bon-Ansicht. In der Bon-Ansicht lassen sich auch einzelne Positionen oder ganze Bons retournieren und stornieren. In der Bon-Detailansicht sind alle verkauften Produkte aufgelistet.

Um einen Bon zu drucken, zu stornieren oder einzelne Positionen zu retournieren, klicken Sie auf den kleinen blauen Bon oben rechts.



Wählen Sie nun Ihren nächsten Schritt aus. Zur Auswahl stehen:

  • Positionen retournieren
  • A4-Rechnung drucken
  • Bon drucken
  • Bon stornieren

Um die Anzahl der zu retournierenden Artikel zu verändern, wählen Sie diese zunächst aus und klicken Sie auf das Zurück-Pfeil-Symbol, um die Ware zurück in den Bestand zu buchen.




Durch „+“ und „-“ können Sie die Anzahl der Artikel, die in den Warenbestand wieder aufgenommen werden sollen, verändern. Dies ist empfehlenswert, wenn ein Artikel beispielsweise neuverpackt ist oder keine Gebrauchsspuren aufweist. Ist er beschädigt, sollte er nicht in den Bestand zurückgebucht werden.



Sie haben außerdem die Möglichkeit, im Freitextfeld eine optionale Notiz vorzunehmen. Hierfür klicken Sie auf den Auswahl-Button rechts oben.



Des Weiteren ist es möglich, die Zahlungsmethode zu wählen, mit der Sie die Retoure erstatten möchten. Hierbei können Sie zwischen einer Bargeld Rückzahlung oder einer Rückzahlung in Form eines Gutscheins wählen.

Bei Retouren, die mit Rechnungen bezahlt wurden (mehr dazu unter Kauf auf Rechnung) wird automatisch die Retoure in Rechnung eingeblendet.




Ihre Retoure wurde nun durch das abschließende Drücken auf Auszahlen gebucht.




Durch einfaches Klicken auf die Artikel auf der linken Seite können Sie Produkte in den Warenkorb auf der rechten Seite des Hauptbildschirmes hinzufügen.

Mit einem Klick auf das Kreuz in einem Kreis ⊗ oben links löschen Sie den gesamten Inhalt des Warenkorbs.

Bei Produkten im Warenkorb kann die Anzahl durch Klick auf + erhöht werden.

Mit einem Klick auf das Kreuz in einem Kreis ⊗ kann ein Produkt aus dem Warenkorb entfernt werden.

Ist die Anzahl eines Produktes größer als eins, wird statt des ⊗ ein  angezeigt, über das die Anzahl reduziert werden kann.

Mit dem Warenkorbrabatt lässt sich ein Rabatt auf alle Positionen eines Warenkorbs anwenden. Genauso wie beim Positionsrabatt können Sie entweder einen Rabattwert in % oder einen bestimmten Geldbetrag eintragen. Ebenfalls können Sie einen Endpreis festlegen, sowie alle Rabatte wieder entfernen.


Bezahlarten




Nach dem Klick auf Bezahlen gelangen Sie in den so genannten Checkout. Dort ist der Warenkorb mit allen Verkaufspositionen auf der linken Seite zu finden. Es kann zwischen den Zahlungsmethoden Bar, EC, Kreditkarte, Zahlung splitten und Rechnung gewählt werden. Bei der Auswahl von Bar als Zahlungsmethode kann entweder über das Zahlenpad oder die vom System vorgeschlagenen Mengen der gegebene Betrag ausgewählt werden. Es wird dann automatisch das Wechselgeld berechnet. Anschließend kann über Abschließen der Verkaufsvorgang abgeschlossen werden.

Der Zahlungssplit

Möchte ein Kunde mit mehreren Zahlungsmitteln bezahlen, gibt es die Möglichkeit, die Zahlung aufzusplitten.

Gehen Sie hierzu auf den Tab Zahlung splitten im Checkout.



Anschließend gelangen Sie zu der Zahlungssplit-Übersicht. Hier sind alle möglichen Zahlungsmittel aufgelistet.

Wählen Sie nun die erste gewünschte Bezahlmethode aus und fügen den Betrag hinzu. Wenn Sie die nächste Zahlungsart auswählen, wird automatisch der Restbetrag hinterlegt. Sie können diesen bei Bedarf reduzieren und weitere Zahlungsarten hinzufügen.



In diesem Beispiel wird ein Teil mit EC-Karte, der Rest in bar bezahlt. Mit Klick auf Teilzahlung buchen starten Sie die erste Teilzahlung, in diesem Beispiel die Kartenzahlung.



Nach erfolgter Kartenzahlung klicken Sie auf Abschließen, um die Buchung zu bestätigen.

Im darauf folgenden Bestätigungsbildschirm klicken Sie auf Zur nächsten Teilzahlung um den Restbetrag in bar zu verbuchen.





Verkauf abgeschlossen





Nach dem Klicken auf Abschließen gelangen Sie in den Abschlussbildschirm.

Zentral angeordnet finden Sie die Rückgabemenge bzw. das Wechselgeld.

Über das Symbol rechts unten erreichen Sie weitere Optionen:

  • Bon drucken: Manueller Druck des entsprechenden Belegs zum Verkaufsvorgang
  • A4-Rechnung drucken: Erstellt eine Rechnung im DIN-A4-Format.
  • Verkauf stornieren: Storno des gerade durchgeführten Verkaufs.
  • QR Code_ Anzeige eines QR Code, den der Kunde für einen digitalen Bon mit dem Smartphone abscannt  

Der Verkaufsvorgang kann durch das Klicken auf Neuer Auftrag abgeschlossen werden.




Unter dem Menüpunkt Berichte im Backoffice finden Sie verschiedene Berichte Ihres Geschäfts. Der Tagesabschluss zeigt Ihnen, wann die Kasse eröffnet und geschlossen wurde. Zudem sehen Sie, wie viel Umsatz in diesem Zeitraum gemacht wurde. Das Kassenbuch zeigt Ihnen die Kassenstürze und eventuelle Differenzen. Eine Datenträgerüberlassung (Z3) können Sie ebenfalls herunterladen und beispielsweise Ihrem Steuerberater übergeben.

Auf den folgenden Seiten stellen wir die Bericht vor.


Im Bonjournal können Sie alle Transaktionen (mit der zugehörigen Belegnummer) einer Filiale in einem ausgewählten Zeitraum nachvollziehen. In der Spalte „Info“ wird, falls vorhanden, eine Warenkorbnotiz bzw. der Warenkorbrabatt vermerkt.



Sie können die Transaktionen auch nach Zahlungsarten filtern. Hierzu klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen die gewünschte Zahlungsart aus.




Tagesabschlüsse sind ein wichtiger Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung. Der Tagesabschluss zeigt Ihnen die genaue Zeit der Kasseneröffnung, des Kassenabschlusses und den dazugehörigen Umsatz.

Um zu den Tagesabschlüssen zu gelangen, klicken Sie im Backoffice auf Berichte > Tagesabschluss.




Folgende Filter können eingestellt werden:

  • Filialen: Tagesabschlüsse nach Filialen sortieren.
  • Zeitraum: Monatsweise Tagesabschlüsse aufrufen.

Dort sind alle wichtigen Kennzahlen Ihres Tagesabschlusses angezeigt. Dieser dient lediglich als Zwischenbericht.

Wenn Sie den Tagesabschluss bereits durchgeführt haben, öffnet sich statt des X-Berichts ein Z-Bericht. Der Z-Bericht ist für das Finanzamt relevant. Sie können den Z-Bericht drucken, indem Sie auf das Druckersymbol klicken. Der X-Bericht zeigt den Zwischenstand eines offenen Tagesabschlusses an.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, Ihre Tagesabschlüsse eines gesamtes Monats in ein Exceldokument zu exportieren. Wählen Sie dazu einfach die gewünschte Filiale und den entsprechenden Monat aus und klicken Sie auf Auswahl in Excel exportieren.



Klicken Sie auf + Neuer Export und wählen Sie das gewünschte Protokoll aus. Gegebenenfalls können Sie auch einen Zeitraum auswählen, den der Bericht umfassen soll. Nach der Erstellung können Sie die passwortgeschützte Datei mit einem Klick auf ZIP-Archiv in der Spalte Download herunterladen. Zum Entpacken eignen sich auf Windows-Rechnern WinRAR und WinZIP. Geben Sie das Passwort aus der entsprechenden Spalte ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.


Kassenprotokolle aus Ihren Verkäufen finden Sie unter dem Menüpunkt Kassenbuch im Menü unter Berichte.



Wie auch bei den Tagesabschlüssen können Sie einfach einen entsprechenden Tag auswählen, um mehr Informationen zu erhalten.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, Ihre Kassenbücher eines gesamtes Monats in ein Exceldokument zu exportieren. Wählen Sie dazu einfach die gewünschte Filiale und den entsprechenden Monat aus und klicken Sie auf Auswahl in Excel exportieren.



Über die Anzeige Alle im FilterFilter oben rechts auf der Übersichtsseite können Sie sich Aktive Gutscheine und Inaktive Gutscheine anzeigen lassen.

In der aktiv Spalte (Ampel) ist der Zustand eines Gutscheines über einen grünen Punkt (aktiv) oder einen roten Punkt (inaktiv) klar erkenntlich.



Sie können mehrere Gutscheine gleichzeitig entweder auf “aktiv“ oder “inaktiv“ setzen.

Dazu wird ein Häkchen ganz links neben dem relevanten Gutschein in der Übersicht gesetzt. Eine Funktionsleiste (Aktivieren oder Deaktivieren) erscheint, die nach dem Anklicken den Gutschein über die Bestätigung eines modalen Fensters entweder auf inaktiv oder auf aktiv setzt.

Tipp: Ein deaktivierter Gutschein mit 0 Guthaben kann von einem Anwender nicht mehr auf aktiv gesetzt werden.

Hier deaktivieren Sie einen Gutschein.






So aktivieren Sie einen inaktiven Gutschein.




Um einen Einblick über den Verlauf eines Gutscheines zu erhalten, wann dieser für eine Bezahlung verwendet wurde, steht Ihnen der Verlauf zur Verfügung.



Sobald auf das dazugehörige Uhrensymbol geklickt wird, öffnet sich eine Liste der Gutscheinänderungen.




Diese Verlaufslistung kann nach Erstelldatum von bis Erstelldatum bis gefiltert werden. Sämtliche Gutscheinänderungen stellen sich in einer Übersicht dar. Folgende Änderungstypen sind möglich:

  • Aktiviert
  • Deaktiviert
  • Abgebucht
  • Zurückgebucht
  • Erstellt
  • Storniert



Alle Gutscheine lassen sich mit den dazugehörigen Informationen exportieren. Dabei werden übrigens auch alle Filterungen berücksichtigt. Ein entsprechender Export wird nach Aktivieren dem Klick auf Exportieren generiert und erscheint dann in einer Übersicht.
Ein Export beinhaltet diese Spalten:

  • Gutschein Nr.
  • letzte Aktualisierung
  • Filiale
  • Erstellt von
  • Erstellt am
  • Startguthaben
  • Aktuelles Guthaben
  • Gutschein Status

Tipp: Ist das Guthaben eines Gutscheins durch eine Einlösung oder durch eine Stornierung aufgebraucht, so wird dieser Gutschein automatisch vom System deaktiviert. Es ist dann nicht mehr möglich diesen Gutschein vom Backoffice aus zu reaktivieren. Die Checkbox zum aktivieren eines Gutscheines wird in diesen Fällen nicht mehr angezeigt. In der Liste der Gutscheinänderungen erscheint bei dieser Art der Deaktivierung unter Bemerkungen der Eintrag Automatische Deaktivierung. Im Umkehrschluss gibt es auch die Möglichkeit einen Gutschein zu retournieren und dann die Transaktion zu stornieren. Dann wird der Gutschein wieder vom System aktiviert. In der Liste der Gutscheinänderungen erscheint bei dieser Art der Aktivierung unter Bemerkungen der Eintrag Automatische Aktivierung.




Den Menüpunkt Berichte > Rechnungszahlung sehen Sie nur, wenn Sie das Modul „Zahlung auf Rechnung“ gebucht haben.

Hier finden Sie alle erstellten Rechnungen. Sie können verschiedene Zeiträume einstellen und sich über den Status jeder Rechnung informieren.



Um einen Zahlungseingang zu verbuchen, suchen Sie sich bitte die passende Rechnung heraus. Anschließend drücken Sie auf Anzahlung.



Um den Zahlungseingang zu verbuchen, füllen Sie diese Felder aus:

  • Zahlungsdatum: Das Datum, an dem der Kunde bezahlt hat.
  • Anzahlungsbetrag: Die Summe, die der Kunde gezahlt hat (Es sind Voll- und Teilzahlungen möglich).
  • Zahlungsart: Tragen Sie hier ein, wie der Kunde bezahlt hat, z.B. Überweisung, Paypal usw.



Unter Berichte > Datenträgerüberlassung (Z3) können Sie eine ZIP-Datei erzeugen, die alle Daten Ihres Kassensystems in Form vom CSV-Dateien enthält. Dieser vollständige Export kann insbesondere für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer interessant sein.

  • Klicken Sie auf + Neuer Export.
  • Wählen Sie den Zeitraum für den Sie die Daten exportieren möchten.
  • Anschließend klicken Sie ganz rechts in der Spalte Download auf ZIP-Archiv, um Ihre Datenträgerüberlassung herunterzuladen.
  • Die ZIP-Datei können Sie Ihrem Steuerberater per E-Mail schicken oder auf einem anderen Medium übergeben (z. B. USB-Stick).
  • Das Passwort zum Entpacken sollten Sie zu Ihrer Sicherheit separat versenden/übergeben, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
  • Zum Entpacken auf einem Windows-Rechner können Sie beispielsweise WinRAR oder WinZIP nutzen.



Den Menüpunkt Berichte > DATEV Export sehen Sie nur, wenn Sie das Modul „DATEV-Schnittstelle“ gebucht haben.

Inhalt folgt



Unter dem Menüpunkt Berichte > Protokoll Exporte können Sie sich Berichte zu diesen Themen erzeugen und herunterladen:

  • Berechtigungsprotokoll: Eine Übersicht, wann sich welcher Benutzer auf den Oberflächen (Backoffice oder App) eingeloggt hat.
  • Preisänderungsprotokoll: Eine Übersicht, wann Preise Ihrer Produkte geändert wurden.
  • Inventaränderungsprotokoll: Eine Übersicht, wann sich Bestände Ihrer Produkte geändert haben.
  • Kassenprotokoll: Eine Übersicht der auf Ihren Kassen installierten App-Versionen.




Klicken Sie auf + Neuer Export und wählen Sie das gewünschte Protokoll aus. Gegebenenfalls können Sie auch einen Zeitraum auswählen, den der Bericht umfassen soll. Nach der Erstellung können Sie die passwortgeschützte Datei mit einem Klick auf ZIP-Archiv in der Spalte Download herunterladen. Zum Entpacken eignen sich auf Windows-Rechnern WinRAR und WinZIP. Geben Sie das Passwort aus der entsprechenden Spalte ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.


Unter dem Menüpunkt Analysen & Statistiken haben Sie im Backoffice die Möglichkeit, mit wenigen Klicks Einsicht in verschiedene Berichte und Statistiken zu bekommen. So treffen Sie bessere Entscheidungen basierend auf Ihren Geschäftszahlen, z. B. im Einkauf oder operativen Geschäft.

Auf den folgenden Seiten stellen wir Ihnen die Analysen und Statistiken vor.

Für einen schnellen Einblick in Umsatz, Absatzmenge und Marge steht Ihnen die Allgemeine Statistik zur Verfügung.



Unter dem Menüpunkt Analysen & Statistiken > Allgemeine Statistik finden Sie für die ausgewählten Zeiträume drei wichtige Kennzahlen:

  • Umsatz – die Summe aller verkauften Produkte
  • Absatzmenge – die Anzahl aller verkauften Produkte
  • Marge – die Summe des durch die verkauften Produkte generierten Gewinns

Über die im oberen Bereich angeordneten Zeitraumfilter können Sie die eben genannten Kennzahlen für einen frei wählbaren Zeitraum und einen Vergleichszeitraum ansehen. Durch das Vergleichen von zwei verschiedenen Zeiträumen können Sie z. B. den abgelaufenen Monat mit dem gleichen Monat im Vorjahr vergleichen. Dies funktioniert für sämtliche Zeiträume (Tage, Wochen oder Monate).

Hinweis: Die Statistiken basieren auf den in der Warenwirtschaft gemachten Angaben. Die Statistiken zu Margen können dementsprechend nur korrekt abgebildet werden, wenn die Einkaufs- und Verkaufspreise entsprechend gepflegt wurden. Die Transaktionsdaten des laufenden Geschäftstages werden am Folgetag in diesem Reporting mit einberechnet.



Einblicke in den Umsatz, Absatz und die Höhe der Retouren Ihrer Produkte erhalten Sie durch die Produktstatistiken.



Unter dem Menüpunkt Analysen & Statistiken > Produktstatistiken finden Sie für die ausgewählten Zeiträume vier wichtige Kennzahlen für jedes verkaufte Produkt:

  • Umsatz – die Summe aller verkauften Produkte
  • Absatz – die Anzahl aller verkauften Produkte
  • Marge – die Summe des durch die verkauften Produkte generierten Gewinns
  • Retouren – die Summe aller Retouren dieses Produkts


Über die im oberen Bereich angeordneten Zeitraumfilter können Sie die eben genannten Kennzahlen für einen freiwählbaren Zeitraum und einen Vergleichszeitraum ansehen. Durch das Vergleichen von zwei verschiedenen Zeiträumen können Sie z. B. sogenannte Renner- und Pennerstatistiken fahren, um gut oder schlecht laufende Artikel zu identifizieren. Diese Analysen sind bis hin zu den Produktvarianten möglich. Dies funktioniert so auch für sämtliche Zeiträume (Tage, Wochen oder Monate).

Neben den Zeitraumfiltern stehen Ihnen bei den Produktstatistiken weitere Filterfunktionen zur Verfügung. Durch die Freitextsuche können Sie nach beliebigen Produkten suchen. Durch die Auswahl einer Warengruppe wird die Statistik auf Produkte einer bestimmten Warengruppe eingeschränkt. Neben den Warengruppen können Sie die Analyse auch nach Hersteller oder Marken einschränken. Die durch die Filterkriterien erstellte Tabelle lässt sich in jeder Spalte auf- und absteigend sortieren, sodass Sie jederzeit in den Spalten z. B. nach Zeit, Produktname, Umsatz, Absatzmenge oder Marge sortieren können. Bei vielen Produkten in der Statistiktabelle werden die Ergebnisse auf mehrere Seiten aufgeteilt, die Sie durch das Klicken auf die entsprechende Seitenanzahl anschauen können.

Hinweis: Die Statistiken basieren auf den in der Warenwirtschaft gemachten Angaben. Die Statistiken zu Margen können demzufolge nur korrekt abgebildet werden, wenn die Einkaufs- und Verkaufspreise entsprechend gepflegt wurden. Die Transaktionsdaten des laufenden Geschäftstages werden derzeit erst am Folgetag in diesem Reporting mit einberechnet.



Hier erlangen Sie einen schnellen Einblick in Ihren Bestandswert.



Unter dem Menüpunkt Analysen & Statistiken > Warenbestand finden Sie Ihren aktuellen Warenbestand. Es werden sämtliche angelegten Produkte angezeigt. Diese lassen sich durch die Filter Filiale, Warengruppe, Marke und Hersteller weiter eingrenzen.

Zunächst wird Ihnen die Menge unter Warenbestand angezeigt. Unter Warenbestand nach EK finden Sie den Warenwert nach Einkaufspreis. Dieser wird jedoch nur berechnet, wenn ein Einkaufspreis hinterlegt wurde. Der Warenbestand nach VK gibt Ihnen den Warenwert nach Verkaufspreis an.

In der Standardansicht werden Ihnen die Produkte nach Ihrem Produktnamen aufgelistet. Sie können sich eine individuelle Liste zusammenstellen, indem Sie unter Aggregiert nach eine andere Spalte wählen. Im Dropdown Spalten können Sie weitere Spalten zur Auswertung hinzufügen.

Ein Export als CSV oder Excel-Tabelle zur Weiterverarbeitung in anderen Programmen steht Ihnen unter Exporte zur Verfügung.



Einen umfangreichen Einblick in den Umsatz erhalten Sie durch die Umsatzstatistik.


Unter dem Menüpunkt Analysen & Statistiken > Umsatz erhalten Sie einen detaillierten Überblick Ihres Umsatzes.

Zunächst wählen Sie über den Zeitraumfilter oben links den Zeitraum aus, den Sie analysieren wollen. Zur weiteren Untergliederung stehen Ihnen die Filter FilialeWarengruppeMarke und Hersteller zur Verfügung.

Umsatz nach Zeitraum
Wählen Sie bei Bedarf im Dropdown Säulen weitere Säulen für Marge und Retouren. Bei einem Klick auf die Grafik erhalten Sie weitere Informationen zu einzelnen Umsätzen.

Die Analyse lässt sich vom langen bis zum ganz kurzen Zeitraum einstellen. Somit erhalten Sie Ihre Ergebnisse des JahresMonatsTages bis hin zum Umsatz je Stunde.

Sind Sie an einer weiteren Verarbeitung interessiert, dann erstellen Sie sich Ihre eigene Exportdatei unter Exporte im CSV-, XLS- oder XLSX-Format.

Umsatz nach Tageszeit
Sie interessieren sich für die Umsatzverteilung während Ihrer Öffnungszeiten? Dann klicken Sie bitte auf den Bereich Umsatz nach Tageszeit.

Ein Wellendiagramm zeigt Ihnen die Verteilung Ihres Umsatzes nach Tageszeit. Damit können Sie beispielsweise Strategien für Ihre Schichtplanung entwickeln.

Durchschnittliche Warenkorbgröße
In diesem Bereich wird Ihnen durch ein Wellendiagramm die durchschnittliche Höhe der einzelnen Warenkörbe nach Tageszeit angezeigt.

Sie erlangen einen schnellen Überblick darüber, welche Produkte besonders hohen Umsatz erreichen. Dadurch können Sie Entscheidungen über Maßnahmen zur Verkaufsförderung treffen.



Einen schnellen Einblick in die Umsätze Ihrer Mitarbeiter erhalten Sie in der Mitarbeiterstatistik.


Unter dem Menüpunkt Analysen & Statistiken > Mitarbeiter gelangen Sie zu den Umsätzen, die jeder Ihrer Mitarbeiter erwirtschaftet. Dies hilft Ihnen unter anderem bei der Provisionsberechnung.

Über den Zeitraumfilter oben links lässt sich der Zeitraum einstellen, den Sie analysieren wollen.

Über den Filter Mitarbeiter wählen Sie den Mitarbeiter aus, den Sie analysieren wollen. Zusätzliche Filter sind über FilialeWarengruppe und Marke einstellbar.

In einem übersichtlichen Säulendiagramm erhalten Sie die Umsätze je eingestellter Zeitperiode. Unter Zeitraum können Sie sich eine jährliche, monatliche, wöchentliche, tägliche und stündliche Analyse erstellen.

Auch diese Statistik kann individuell exportiert und weiterverarbeitet werden. Wählen Sie unter Exporte das gewünschte Format.



Durch die diese Statistik können Sie sich eine genaue Analyse Ihrer Absätze anfertigen. Eine eigene Ansicht nach Aggregation, sowie Exporte als CSV, XLS oder XLSX sind hier ebenso möglich.




Für eine genau Übersicht über die Umsätze Ihrer Kunden, die in der Kundendatenbank eingetragen sind, gehen Sie auf Analysen & Statistiken > Kunden. Sie können unter Spalten weitere Spalten dazu wählen und sich unter Export eine Datei im Format CSV, XLS oder XLSX erstellen.





Das DATEV-Modul ermöglicht Ihnen den einfachen Export Ihrer Buchhaltung in einem standardisierten Format zur Übergabe an Ihren Steuerberater. Der hinterlegte Kontenrahmen spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld. Es werden automatisch Buchungssätze erstellt, die sonst durch den Steuerberater in Rechnung gestellt werden würden.

Ihre Vorteile:

  • Extreme Zeitersparnis
  • Direkte Integration in Ihr Kassensystem
  • Fehlerquellen reduzieren
  • Kosten reduzieren
  • Keine Medienbrüche
  • Sicherer Austausch mit dem DATEV-Rechenzentrum

Nach Aktivierung des Moduls tragen Sie und/oder Ihr Steuerberater im Backoffice unter dem Menüpunkt Einstellungen > DATEV zunächst alle Informationen ein, die für den DATEV-Export benötigt werden.

Wenn Ihr Steuerberater selbständig auf die Buchhaltung zugreifen soll, erstellen Sie bitte einen Benutzer mit entsprechenden Rechten. Ihr Steuerberater kann dann die Einstellungen vornehmen und selbst die Exporte anstoßen.



  • Mandantennummer: Ihre interne Nummer, die Ihr Steuerberater für Sie vergibt.
    • Beginn Wirtschaftsjahr: Beginn des Kassierens mit dem LocaFox POS System.
    • Beraternummer: Eine interne Nummer der Software, die Sie von Ihrem Steuerberater erhalten.
    • Sachkontennr.länge: Richtet sich nach der Länge Ihres Sachkontenrahmens den Ihr Steuerberater für Sie verwendet. Bsp.: Ein SKR04 besteht auf vier Ziffern (z.B. 4108), also wird hier eine 4 eingetragen.
    • Format: Wenn Ihr Steuerberater mit der Software DATEV arbeitet, wird hier DATEV gewählt. Für alle anderen Softwares wird hier DATEV-kompatibel gewählt.
    • Festschreibung: Alle Berichte müssen festgestellt werden, das bedeutet im Nachhinein nicht manipulierbar sein. Daher wählt man hier die Festschreibung.
    • Kostenstelle: Hier wird die Kostenstelle eingetragen, die der Steuerberater für die jeweilige Filiale vergibt.


    Als nächstes tragen Sie unter Zuordnung Erlöskonten die Konten entsprechend des verwendeten Standardkontenrahmens ein. Bitte besprechen Sie dieses Thema mit Ihrem Steuerberater.
    Setzen Sie die Haken bei Automatikkonto, anderenfalls wird in den Export der jeweils passende Buchungsschlüssel übernommen (3 = 19%, 2 = 7%, 1 = 0%).

    Für Ihre Warengruppen und Produkte können jeweils abweichende Erlöskonten eingetragen werden.



    Unter weitere Konten-Zuordnungen werden alle weiteren Konten eingetragen, die sich aus Ihrem verwendeten Kontenrahmen ergeben. Bitte wenden Sie sich bei Fragen diesbezüglich an Ihren Steuerberater.




    Unter dem Menüpunkt Berichte > DATEV Export erstellen Sie einen Export. Zunächst drücken Sie bitte auf + Neuer Export und wählen dort Ihre Kasse und den Zeitraum aus.




    Um den Bericht herunter zu laden drücken Sie bitte auf ZIP-Archiv in der Spalte Download. Es wird eine ZIP-Datei heruntergeladen, die Sie zunächst entpacken müssen. Dafür eignet sich WinRAR oder WinZIP. Um die darin enthaltene Datei zu entschlüsseln, kopieren Sie sich bitte das Passwort aus der Spalte Passwort. Jetzt kann die Datei Ihrem Steuerberater übergeben werden, der anschließend diese Datei in sein System einspielen kann.

    Legen Sie in der Kundendatenbank Kundenprofile an und machen Sie sich so die Besuchs- und Einkaufshistorie Ihrer Kunden zu Nutzen. Steigern Sie Ihre Verkäufe, indem Sie Ihren Kunden die Produkte und Dienstleistungen anbieten, für die sie sich auch wirklich interessieren.

    Ihre Vorteile:

    • Integration in Ihr Kassensystem
    • Ordnen Sie Warenkörbe und Artikel zu
    • Passen Sie Ihr Sortiment dem Einkaufsverhalten an
    • Personalisierte Rabatt-Aktionen steuern und auswerten
    • Kümmern Sie sich um Ihre Kunden, auch wenn diese nicht im Laden sind

    Sie interessieren sich für ein Zusatzmodul?

    Für Fragen, die Buchung eines Moduls und die Bestellung von Kundenkarten erreichen Sie unsere Berater unter der Rufnummer 030 120 21 0000.



    Mit dem Rechnungsmodul  können Sie mit Ihrem LocaFox POS ganz einfach Rechnungen für Verkäufe über die Kasse ausstellen. So können Sie Waren herausgeben, die noch nicht oder nur unvollständig bezahlt sind.

    Mit diesem Modul verwalten Sie Anzahlungen und können den aktuellen Zahlungsstatus jederzeit kontrollieren. So sehen Sie direkt auf einen Blick, welche Rechnungen bereits bezahlt, noch offen oder überfällig sind.

    Ihre Vorteile:

    • Zufriedene Kunden
    • Direkte Integration in Ihr Kassensystem
    • Sofortige Bestandsbuchung
    • Keine Medienbrüche

    Bei der Erstellung von Rechnungen steht es Ihnen frei, ob Sie Kunden dafür aus der Kundendatenbank nehmen, oder einmalige Rechnungen erstellen. Sie tragen alles Informationen Ihres Kunden ein, geben ein Fälligkeitsdatum an und können somit einfach und schnell Zahlungen auf Ziel für Ihre Kunden erstellen.



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    SEITE IM AUFBAU


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    Für Fragen, die Buchung eines Moduls und die Bestellung von Kundenkarten erreichen Sie unsere Berater unter der Rufnummer 030 120 21 0000.



    Legen Sie in der Kundendatenbank Kundenprofile an und machen Sie sich so die Besuchs- und Einkaufshistorie Ihrer Kunden zu Nutzen. Steigern Sie Ihre Verkäufe, indem Sie Ihren Kunden die Produkte und Dienstleistungen anbieten, für die sie sich auch wirklich interessieren.

    Ihre Vorteile:

    • Integration in Ihr Kassensystem
    • Ordnen Sie Warenkörbe und Artikel zu
    • Passen Sie Ihr Sortiment dem Einkaufsverhalten an
    • Personalisierte Rabatt-Aktionen steuern und auswerten
    • Kümmern Sie sich um Ihre Kunden, auch wenn diese nicht im Laden sind

    Zu Ihren Kunden können Sie sämtliche Eigenschaften, die Sie benötigen, festhalten. Zudem sehen Sie über die Transaktionshistorie schnell und einfach vergangenen Umsätze eines Kunden.

    Wenn Sie das Modul „Kundenkarten“ nutzen, können Sie jedem Kunden eine Kundenkarte hinzufügen.



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    Erweitern Sie mit Kundenkarten Ihre Kundendatenbank (Buchung des Moduls „Kundendatenbank“ erforderlich) und identifizieren Sie Ihre Kunden einfach indem Sie die Kundenkarte einscannen. Vergeben Sie individuelle Rabatte, um Ihre Kunden zu motivieren, die Karte bei jedem Ladenbesuch selbständig vorzulegen.

    Ihre Vorteile:

    • Integration in Ihr Kassensystem
    • Kundenkarten einfach scannen
    • Kunden ohne Nachfrage identifizieren
    • Individuelle Rabatte gewähren

    Interesse?
    Sie interessieren sich für das Modul „Kundenkarten“? Für Fragen, die Buchung des Moduls und die Bestellung von Kundenkarten in Ihrem Design erreichen Sie unsere Berater unter der Rufnummer 030 208 49 00 45.



    Fragen zur Hardware

    Tablet

    Funktioniert das Tablet auch offline?

    Ja, alle Funktionen, bis auf jene Funktionen, die eine bestehende Internetverbindung voraussetzen, funktionieren auch offline. Dazu zählt z.B. das Anlegen eines neuen Produkts, das ohne eine bestehende Internetverbindung nicht auf das Tablet synchronisiert werden kann. Betroffen sind also alle Vorgänge, die im Backoffice getätigt werden und sich direkt auf das Tablet auswirken. Sie sollten von daher darauf achten, dass sich Ihr Tablet mit Hilfe des Internets regelmäßig synchronisieren kann.

    Wie kann ich den Bildschirm dauerhaft anlassen?

    Der Bildschirm kann maximal 30 Minuten nach der letzten Aktion angelassen werden. Dies ist eine Einstellung vom Hersteller Huawei, die wir nicht beeinflussen können. Um dies einzustellen, gehen Sie bei den Einstellungen auf „Display“ und stellen Sie bei „Ruhezustand“ die Dauer auf 30 Minuten ein.

    Die Tablethalterung, welche ich auf der Produktabbildung gesehen habe, war nicht im Paket. Wurde sie vergessen?

    Eine Tablethalterung ist nicht im Paket enthalten. Natürlich haben Sie die Möglichkeit, eine Tablethalterung bei uns zu erwerben (aktuell haben wir zwei Halterungstypen zur Auswahl). Wenn Sie das nicht möchten, können Sie anderweitig eine erwerben, zum Beispiel bei Amazon.

    Wenn Sie eine Halterung bei uns erwerben möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren LocaFox-Berater.

    Bondrucker

    Was ist zu tun, wenn der Bondrucker nicht reagiert?

    Prüfen Sie, ob der Drucker mit Strom versorgt und mit dem Tablet via Bluetooth verbunden ist.

    Was ist zu tun, wenn keine Bons gedruckt werden?

    Wenn Sie nicht drucken können, obwohl kein Fehler vorliegt, prüfen Sie mithilfe eines Selbsttests, ob ein Druck möglich ist, indem Sie den folgenden Schritten folgen:

    1. Schließen Sie die Rollenpapierabdeckung.
    2. Schalten Sie den Drucker ein, während Sie die  Papiervorschubtaste gedrückt halten. (Halten Sie die  Papiervorschubtaste gedrückt bis der Druck startet.) Nach dem Ausdruck des aktuellen Druckstatus wird eine fortlaufende Selbstanleitung gedruckt und die Papier-LED  blinkt.
    3. Drücken Sie zum Fortsetzen des Selbsttests kurz die  Papiervorschubtaste (kürzer als eine Sekunde). Der Drucker druckt mit dem integrierten Zeichensatz. Nach dem Ausdrucken von ****completed**** wird der Drucker zurückgesetzt und wechselt in den Standardmodus.

    Was ist zu tun, wenn die LED-Leuchten am Bondrucker leuchten oder blinken?

    • Keine Leuchten am Panel
      • Prüfen Sie ob das Netzkabel richtig an Drucker und Steckdose angeschlossen ist.
    • Die Betriebsanzeige-LED  blinkt
      • Während des Netzwerkverbindungsaufbaus, wenn der Drucker eingeschaltet wird, und während der Firmware-Aktualisierung. Während der Aktualisierung können Sie nicht drucken.
    • Fehler-LED  leuchtet
      • Prüfen Sie, ob die Rollenpapierabdeckung geschlossen ist.
      • Prüfen Sie, ob ein Papierstau vorliegt oder Fremdkörper in den automatischen Papierabschneider gelangt sind.
      • Der Thermo-Druckkopf und sein umliegender Bereich können sehr heiß sein. Der Druck stoppt, wenn die Temperaturen zu hoch sind. Der Druck wird automatisch fortgesetzt, sobald die Temperatur des Thermo-Druckkopfs gesunken ist.
    • Papier-LED  leuchtet
      • Überprüfen Sie, ob das Rollenpapier richtig eingelegt ist und ob noch Rollenpapier vorhanden ist.
    • Fehler-LED  blinkt
      • Schalten Sie den Drucker aus und nach 10 Sekunden wieder ein. Falls die Fehler-LED erneut aufleuchtet, nachdem Sie das Gerät wieder eingeschaltet haben, liegt möglicherweise eine Störung vor. Wenden Sie sich an Ihren Händler oder das Epson-Kundencenter.

    Was ist bei einem Papierstau zu tun ?

    Tritt ein Papierstau auf, niemals das Papier mit Gewalt herausziehen. Öffnen Sie die Rollenpapierabdeckung, und beseitigen Sie den Papierstau.

     VORSICHT:
    Berühren Sie den Thermokopf und seinen umliegenden Bereich nicht. Nach dem Druck können der Thermokopf und sein umliegender Bereich sehr heiß sein.

    Kann ich Bons auch manuell drucken?

    Ja, Sie können unter Einstellungen > Bonoptionen das automatische Drucken eines Bons ein- und ausstellen. Stellen Sie das automatische Drucken aus, können Sie nach dem Abschluss eines Verkaufs über das Symbol unten rechts auf „Bon drucken“ klicken. Sollten Sie das automatische Bondrucken ausgewählt haben, ist aber auch hier der manuelle Nachdruck möglich, indem Sie nach dem Abschluss eines Verkaufs auf „Bon drucken“ klicken..

    Zudem finden Sie im Bonjournal alle Belege wieder. Klicken Sie auf den gewünschten Bon und gehen Sie oben rechts (neben Datum und Uhrzeit) auf den Menü-Button. Wählen Sie anschließend „Bon drucken“ aus.

    Wie kann ich das Bon-Layout so ändern, dass die Öffnungszeiten nicht einzeln pro Tag, sondern zusammengefasst (z. B. Mo.-Sa. 8.00-20.00 Uhr) dargestellt werden?

    Löschen Sie im Backoffice zuerst in den Filialdaten alle Öffnungszeiten. Tragen Sie anschließend im Bon-Layout in „Freitext 1“ den gewünschten Text ein.

    Muss ich neue Druckerpatronen nachbestellen?

    Nein, die Bons werden durch Thermodruck erstellt. Eine Druckerpatrone wird nicht verwendet und muss demnach auch nicht nachbestellt werden.

    Woher bekomme ich neue Bonrollen?

    Neue Bonrollen können Sie direkt bei uns bestellen, bei unseren Kollegen unter pos-support@locafox.de.

    Kassenlade

    Was ist zu tun, wenn die Kassenlade sich nicht öffnet?

    Prüfen Sie, ob die Kassenlade korrekt angeschlossen und das Kabel mit dem richtigen Steckplatz des Bondruckers verbunden ist. Damit es nicht zu Verwirrungen kommt, wurden die Steckplätze so abgeklebt, dass es nur einen möglichen freien Steckplatz gibt.

    Scanner

    Was ist zu tun, wenn der Scanner nicht funktioniert?

    Stellen Sie sicher, dass der Scanner mit dem Tablet und der App verbunden ist. Überprüfen Sie, ob Sie beim Anlegen des Artikels im Backoffice die Produktnummer bei „SKU/GTIN/EAN/ISBN“ eingetragen haben und ob diese korrekt ist.

    Sollte der Scanner trotzdem nicht reagieren, entfernen Sie den Scanner unter den verbundenen Geräten (gehen Sie hierzu in die Einstellungen des Tablets -> Bluetooth -> Pairing Geräte) und verbinden ihn erneut.

    Etikettendrucker

    Was ist zu tun, wenn der Etikettendrucker (LabelPrinter 450 Turbo) nicht reagiert?

    Stellen Sie sicher, dass der Drucker mit Strom versorgt und über das USB-Kabel mit Ihrem PC verbunden ist. Zudem müssen Treiber und Software vorher installiert werden. Sollte die Gerätesoftware nicht automatisch beim Einstecken des USB-Kabel installiert werden, gehen Sie in Systemsteuerung > Hardware > Geräte und Drucker. Wird der Dymo Labelwriter nicht unter Drucker angezeigt, trennen Sie den Labelwriter manuell (Rechtsklick > Gerät entfernen), ziehen Sie den USB-Stecker ab, und verbinden diesen anschließend neu.

    Muss ich neue Druckerpatronen nachbestellen?

    Nein, die Etiketten werden durch Thermodruck erstellt. Eine Druckerpatrone wird nicht verwendet und muss demnach auch nicht nachbestellt werden.

    Woher bekomme ich neue Etiketten?

    Für den LabelPrinter 450 sind verschiedene Labels kompatibel. Wir empfehlen die Größe 54 mm x 25 mm. Diese können Sie im gut sortierten Handel erwerben.

    Fragen zur Software

    Was ist zu tun, wenn beim Login „unbekannter Fehler“ angezeigt wird?

    Diese Meldung wird angezeigt, wenn man sich zum ersten Mal einloggt. Das erstmalige Einloggen muss am PC durchgeführt werden und nicht am Tablet. Tragen Sie im Backoffice Ihre Händlerdaten ein und vergeben Sie sich eine PIN.

    Wie kann ich die Kasse auf Null setzen?

    Um die Kasse zurückzusetzen, müssen Sie einen Kassensturz vornehmen. Dafür gehen Sie in der LocaFox POS-App auf Kassenabschluss > Kassensturz.

    Was können Gründe für Synchronisationsprobleme sein?

    Ursache dafür könnte eine gestörte Internetverbindung sein oder eine fehlende Verbindung zwischen den einzelnen Geräten. Außerdem ist es möglich, dass Neuerungen bzw. Änderungen eine zeitliche Verzögerung verursachen.

    Wie lege ich einen Artikel an?

    Gehen Sie hierzu in das Backoffice. Über „Produkte“ gelangen Sie zur Produktpflege. Rechts befindet sich das grüne Feld + Neues Produkt. Damit der Artikel anschließend gescannt werden kann, tragen Sie in dem Feld „GTIN/EAN/ISBN“ die Produktnummer ein.

    Wie lösche ich einen Artikel?

    Das Löschen eines Artikels ist aufgrund der GoBD nicht zulässig und daher nicht möglich. Nicht mehr benötigte Artikel können aber archiviert werden. Dafür gehen Sie auf den Menüpunkt „Produkte“, wählen das Produkt aus, das sie archivieren möchten, und klicken in der Funktionsleiste auf Archivieren.

    Archivierte Produkte werden im Backoffice und der App nicht mehr angezeigt, stehen aber für Berichte weiter zur Verfügung.

    Wie storniere ich einen Verkauf?

    Um einen Verkauf zu stornieren, gehen Sie auf den Menüpunkt „Bonjournal/Retouren“ in der LocaFox POS-App (nicht Backoffice) und wählen Sie die zu stornierende Transaktion aus. Rechts oben neben der Uhrzeitanzeige können Sie „Bon stornieren“ auswählen.

    Wie nehme ich Retouren an?

    Um einen Artikel zurückzunehmen, gehen Sie auf den Menüpunkt „Bonjournal/Retouren“ in der LocaFox POS-App (nicht Backoffice) und wählen Sie das zu retournierende Produkt aus. Rechts oben neben der Uhrzeitanzeige können Sie „Positionen retournieren“ auswählen.

    Was ist zu tun, wenn Daten und Adresse auf dem Bon nicht korrekt sind?

    Kontrollieren Sie, ob Daten und Adressen im Backoffice richtig eingepflegt sind. Sollte dies nicht der Fall sein, nehmen Sie die entsprechenden Änderungen vor und drucken Sie den Bon erneut.

    Kann ich einen Z-Bericht nachdrucken?

    Im Backoffice können Sie die Z-Berichte herunterladen und dann ausdrucken. Allerdings werden Z-Berichte üblicherweise in digitaler Form übermittelt.

    Wie verbuche ich Wechselgeld?

    In Ihrer LocaFox POS-App gehen Sie im Menü auf „Einlagen/Ausgaben“. Hier können Sie Wechselgeldeinlage/-entnahme auswählen und verbuchen.

    Fragen zum Backoffice

    Was ist zu tun, wenn Preise, Artikel und Bestände nicht eingegeben oder nicht korrekt angezeigt werden können?

    Überprüfen Sie, ob Sie den Preis im Backoffice hinterlegt haben und die Internetverbindung für eine Aktualisierung besteht. Überdies kann es zu leichten Verzögerungen zwischen dem Eintragen im Backoffice und dem Anzeigen im Frontend kommen. Stellen Sie sicher, dass die Änderungen in der richtigen Filiale vorgenommen wurde. Sollte dies alles der Fall sein, loggen Sie sich aus und wieder ein oder nehmen einen Neustart der App vor.

    Was ist zu tun, wenn Änderungen im Backoffice nicht auf das Tablet übertragen werden und umgekehrt?

    Gehen Sie sicher, dass die Internetverbindung nicht unterbrochen ist. Prüfen Sie, ob die Änderungen in der richtigen Filiale vorgenommen wurde.

    Was ist zu tun, wenn die im Backoffice angelegten Artikel in der Kasse mit 0,00 € berechnet werden?

    Prüfen Sie, ob der Preis hinterlegt und die Internetverbindung nicht unterbrochen ist. Sollte dies der Fall sein, loggen Sie sich aus und wieder ein oder nehmen einen Neustart der App vor.

    Was ist zu tun, wenn die Kassenabschlüsse im Backoffice nicht sichtbar sind?

    Gehen Sie sicher, dass Sie den Kassenabschluss korrekt vorgenommen haben. Beachten Sie, dass bei der Datenübertragung Verzögerungen auftreten können.

    Warum wird das Symbol für den Etikettendruck nicht angezeigt?

    Das Drucker-Symbol wird nur angezeigt, wenn Sie die Filiale ausgewählt haben, für die die Etiketten erstellt werden sollen.

    Fragen zur Buchhaltung

    Worin liegt der Unterschied zwischen den Einlagen und Ausgaben?

    Einlagen beeinflussen nicht den Gewinn und Verlust Ihres Geschäfts. Privateinlagen oder Wechselgeldeinlagen zählen also nicht zu Ihren Umsätzen. Unter Ausgaben versteht man die negative Veränderung des Geldvermögens. Sie stellen den Gegenwert aller zugegangen Güter dar (und nicht nur die Abflüsse der Zahlungsmittel).

    Wie kann ich meinem Steuerberater die Z-Berichte überreichen?

    Im Backoffice unter dem Menüpunkt „Datenträgerüberlassung (Z3)“ können Sie Daten exportieren. Sie können dann die Z-Berichte am besten mit dem PC downloaden und mit dem jeweiligen Passwort Zugang erteilen. Eine weitere Möglichkeit ist es, Ihrem Steuerberater mit Betriebsprüfungsrechten den Zugang zum Backoffice zu gewähren.

    Was ist GoBD und wo finde ich weitere Informationen darüber?

    Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) finden Sie beim Bundesfinanzministerium.



    Auf dieser Seite finden Sie Downloads von verschiedenen Anleitungen, Handbüchern und Vorlagen für Ihr LocaFox POS.

    Anleitungen

    LocaFox POS

    Scanner

    PrestaShop

    Vorlagen

    Produktdatenimport

    Einfache Vorlage: Für Händler mit nur einer Filiale. Ohne Möglichkeit Einkaufspreise einzutragen.

    Erweiterte Vorlage: Für Händler mit mehreren Filialen. Alle Felder verfügbar.

    Einfache Beispieldatei: Enthält Daten nur einer Filiale.

    Erweiterte Beispieldatei: Enthält Daten mehrerer Filialen.

    Beispieldatei mit Erklärungen: Enthält zusätzliche Erklärungen.




    Fragen zur Hardware

    Tablet

    Funktioniert das Tablet auch offline?

    Ja, alle Funktionen, bis auf jene Funktionen, die eine bestehende Internetverbindung voraussetzen, funktionieren auch offline. Dazu zählt z.B. das Anlegen eines neuen Produkts, das ohne eine bestehende Internetverbindung nicht auf das Tablet synchronisiert werden kann. Betroffen sind also alle Vorgänge, die im Backoffice getätigt werden und sich direkt auf das Tablet auswirken. Sie sollten von daher darauf achten, dass sich Ihr Tablet mit Hilfe des Internets regelmäßig synchronisieren kann.

    Wie kann ich den Bildschirm dauerhaft anlassen?

    Der Bildschirm kann maximal 30 Minuten nach der letzten Aktion angelassen werden. Dies ist eine Einstellung vom Hersteller Huawei, die wir nicht beeinflussen können. Um dies einzustellen, gehen Sie bei den Einstellungen auf „Display“ und stellen Sie bei „Ruhezustand“ die Dauer auf 30 Minuten ein.

    Die Tablethalterung, welche ich auf der Produktabbildung gesehen habe, war nicht im Paket. Wurde sie vergessen?

    Eine Tablethalterung ist nicht im Paket enthalten. Natürlich haben Sie die Möglichkeit, eine Tablethalterung bei uns zu erwerben (aktuell haben wir zwei Halterungstypen zur Auswahl). Wenn Sie das nicht möchten, können Sie anderweitig eine erwerben, zum Beispiel bei Amazon.

    Wenn Sie eine Halterung bei uns erwerben möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren LocaFox-Berater.

    Bondrucker

    Was ist zu tun, wenn der Bondrucker nicht reagiert?

    Prüfen Sie, ob der Drucker mit Strom versorgt und mit dem Tablet via Bluetooth verbunden ist.

    Was ist zu tun, wenn keine Bons gedruckt werden?

    Wenn Sie nicht drucken können, obwohl kein Fehler vorliegt, prüfen Sie mithilfe eines Selbsttests, ob ein Druck möglich ist, indem Sie den folgenden Schritten folgen:

    1. Schließen Sie die Rollenpapierabdeckung.
    2. Schalten Sie den Drucker ein, während Sie die  Papiervorschubtaste gedrückt halten. (Halten Sie die  Papiervorschubtaste gedrückt bis der Druck startet.) Nach dem Ausdruck des aktuellen Druckstatus wird eine fortlaufende Selbstanleitung gedruckt und die Papier-LED  blinkt.
    3. Drücken Sie zum Fortsetzen des Selbsttests kurz die  Papiervorschubtaste (kürzer als eine Sekunde). Der Drucker druckt mit dem integrierten Zeichensatz. Nach dem Ausdrucken von ****completed**** wird der Drucker zurückgesetzt und wechselt in den Standardmodus.

    Was ist zu tun, wenn die LED-Leuchten am Bondrucker leuchten oder blinken?

    • Keine Leuchten am Panel
      • Prüfen Sie ob das Netzkabel richtig an Drucker und Steckdose angeschlossen ist.
    • Die Betriebsanzeige-LED  blinkt
      • Während des Netzwerkverbindungsaufbaus, wenn der Drucker eingeschaltet wird, und während der Firmware-Aktualisierung. Während der Aktualisierung können Sie nicht drucken.
    • Fehler-LED  leuchtet
      • Prüfen Sie, ob die Rollenpapierabdeckung geschlossen ist.
      • Prüfen Sie, ob ein Papierstau vorliegt oder Fremdkörper in den automatischen Papierabschneider gelangt sind.
      • Der Thermo-Druckkopf und sein umliegender Bereich können sehr heiß sein. Der Druck stoppt, wenn die Temperaturen zu hoch sind. Der Druck wird automatisch fortgesetzt, sobald die Temperatur des Thermo-Druckkopfs gesunken ist.
    • Papier-LED  leuchtet
      • Überprüfen Sie, ob das Rollenpapier richtig eingelegt ist und ob noch Rollenpapier vorhanden ist.
    • Fehler-LED  blinkt
      • Schalten Sie den Drucker aus und nach 10 Sekunden wieder ein. Falls die Fehler-LED erneut aufleuchtet, nachdem Sie das Gerät wieder eingeschaltet haben, liegt möglicherweise eine Störung vor. Wenden Sie sich an Ihren Händler oder das Epson-Kundencenter.

    Was ist bei einem Papierstau zu tun ?

    Tritt ein Papierstau auf, niemals das Papier mit Gewalt herausziehen. Öffnen Sie die Rollenpapierabdeckung, und beseitigen Sie den Papierstau.

     VORSICHT:
    Berühren Sie den Thermokopf und seinen umliegenden Bereich nicht. Nach dem Druck können der Thermokopf und sein umliegender Bereich sehr heiß sein.

    Kann ich Bons auch manuell drucken?

    Ja, Sie können unter Einstellungen > Bonoptionen das automatische Drucken eines Bons ein- und ausstellen. Stellen Sie das automatische Drucken aus, können Sie nach dem Abschluss eines Verkaufs über das Symbol unten rechts auf „Bon drucken“ klicken. Sollten Sie das automatische Bondrucken ausgewählt haben, ist aber auch hier der manuelle Nachdruck möglich, indem Sie nach dem Abschluss eines Verkaufs auf „Bon drucken“ klicken..

    Zudem finden Sie im Bonjournal alle Belege wieder. Klicken Sie auf den gewünschten Bon und gehen Sie oben rechts (neben Datum und Uhrzeit) auf den Menü-Button. Wählen Sie anschließend „Bon drucken“ aus.

    Wie kann ich das Bon-Layout so ändern, dass die Öffnungszeiten nicht einzeln pro Tag, sondern zusammengefasst (z. B. Mo.-Sa. 8.00-20.00 Uhr) dargestellt werden?

    Löschen Sie im Backoffice zuerst in den Filialdaten alle Öffnungszeiten. Tragen Sie anschließend im Bon-Layout in „Freitext 1“ den gewünschten Text ein.

    Muss ich neue Druckerpatronen nachbestellen?

    Nein, die Bons werden durch Thermodruck erstellt. Eine Druckerpatrone wird nicht verwendet und muss demnach auch nicht nachbestellt werden.

    Woher bekomme ich neue Bonrollen?

    Neue Bonrollen können Sie direkt bei uns bestellen, bei unseren Kollegen unter pos-support@locafox.de.

    Kassenlade

    Was ist zu tun, wenn die Kassenlade sich nicht öffnet?

    Prüfen Sie, ob die Kassenlade korrekt angeschlossen und das Kabel mit dem richtigen Steckplatz des Bondruckers verbunden ist. Damit es nicht zu Verwirrungen kommt, wurden die Steckplätze so abgeklebt, dass es nur einen möglichen freien Steckplatz gibt.

    Scanner

    Was ist zu tun, wenn der Scanner nicht funktioniert?

    Stellen Sie sicher, dass der Scanner mit dem Tablet und der App verbunden ist. Überprüfen Sie, ob Sie beim Anlegen des Artikels im Backoffice die Produktnummer bei „SKU/GTIN/EAN/ISBN“ eingetragen haben und ob diese korrekt ist.

    Sollte der Scanner trotzdem nicht reagieren, entfernen Sie den Scanner unter den verbundenen Geräten (gehen Sie hierzu in die Einstellungen des Tablets -> Bluetooth -> Pairing Geräte) und verbinden ihn erneut.

    Etikettendrucker

    Was ist zu tun, wenn der Etikettendrucker (LabelPrinter 450 Turbo) nicht reagiert?

    Stellen Sie sicher, dass der Drucker mit Strom versorgt und über das USB-Kabel mit Ihrem PC verbunden ist. Zudem müssen Treiber und Software vorher installiert werden. Sollte die Gerätesoftware nicht automatisch beim Einstecken des USB-Kabel installiert werden, gehen Sie in Systemsteuerung > Hardware > Geräte und Drucker. Wird der Dymo Labelwriter nicht unter Drucker angezeigt, trennen Sie den Labelwriter manuell (Rechtsklick > Gerät entfernen), ziehen Sie den USB-Stecker ab, und verbinden diesen anschließend neu.

    Muss ich neue Druckerpatronen nachbestellen?

    Nein, die Etiketten werden durch Thermodruck erstellt. Eine Druckerpatrone wird nicht verwendet und muss demnach auch nicht nachbestellt werden.

    Woher bekomme ich neue Etiketten?

    Für den LabelPrinter 450 sind verschiedene Labels kompatibel. Wir empfehlen die Größe 54 mm x 25 mm. Diese können Sie im gut sortierten Handel erwerben.



    Fragen zur Software

    Was ist zu tun, wenn beim Login „unbekannter Fehler“ angezeigt wird?

    Diese Meldung wird angezeigt, wenn man sich zum ersten Mal einloggt. Das erstmalige Einloggen muss am PC durchgeführt werden und nicht am Tablet. Tragen Sie im Backoffice Ihre Händlerdaten ein und vergeben Sie sich eine PIN.

    Wie kann ich die Kasse auf Null setzen?

    Um die Kasse zurückzusetzen, müssen Sie einen Kassensturz vornehmen. Dafür gehen Sie in der LocaFox POS-App auf Kassenabschluss > Kassensturz.

    Was können Gründe für Synchronisationsprobleme sein?

    Ursache dafür könnte eine gestörte Internetverbindung sein oder eine fehlende Verbindung zwischen den einzelnen Geräten. Außerdem ist es möglich, dass Neuerungen bzw. Änderungen eine zeitliche Verzögerung verursachen.

    Wie lege ich einen Artikel an?

    Gehen Sie hierzu in das Backoffice. Über „Produkte“ gelangen Sie zur Produktpflege. Rechts befindet sich das grüne Feld + Neues Produkt. Damit der Artikel anschließend gescannt werden kann, tragen Sie in dem Feld „GTIN/EAN/ISBN“ die Produktnummer ein.

    Wie lösche ich einen Artikel?

    Das Löschen eines Artikels ist aufgrund der GoBD nicht zulässig und daher nicht möglich. Nicht mehr benötigte Artikel können aber archiviert werden. Dafür gehen Sie auf den Menüpunkt „Produkte“, wählen das Produkt aus, das sie archivieren möchten, und klicken in der Funktionsleiste auf Archivieren.

    Archivierte Produkte werden im Backoffice und der App nicht mehr angezeigt, stehen aber für Berichte weiter zur Verfügung.

    Wie storniere ich einen Verkauf?

    Um einen Verkauf zu stornieren, gehen Sie auf den Menüpunkt „Bonjournal/Retouren“ in der LocaFox POS-App (nicht Backoffice) und wählen Sie die zu stornierende Transaktion aus. Rechts oben neben der Uhrzeitanzeige können Sie „Bon stornieren“ auswählen.

    Wie nehme ich Retouren an?

    Um einen Artikel zurückzunehmen, gehen Sie auf den Menüpunkt „Bonjournal/Retouren“ in der LocaFox POS-App (nicht Backoffice) und wählen Sie das zu retournierende Produkt aus. Rechts oben neben der Uhrzeitanzeige können Sie „Positionen retournieren“ auswählen.

    Was ist zu tun, wenn Daten und Adresse auf dem Bon nicht korrekt sind?

    Kontrollieren Sie, ob Daten und Adressen im Backoffice richtig eingepflegt sind. Sollte dies nicht der Fall sein, nehmen Sie die entsprechenden Änderungen vor und drucken Sie den Bon erneut.

    Kann ich einen Z-Bericht nachdrucken?

    Im Backoffice können Sie die Z-Berichte herunterladen und dann ausdrucken. Allerdings werden Z-Berichte üblicherweise in digitaler Form übermittelt.

    Wie verbuche ich Wechselgeld?

    In Ihrer LocaFox POS-App gehen Sie im Menü auf „Einlagen/Ausgaben“. Hier können Sie Wechselgeldeinlage/-entnahme auswählen und verbuchen.

    Was ist zu tun, wenn Preise, Artikel und Bestände nicht eingegeben oder nicht korrekt angezeigt werden können?

    Überprüfen Sie, ob Sie den Preis im Backoffice hinterlegt haben und die Internetverbindung für eine Aktualisierung besteht. Überdies kann es zu leichten Verzögerungen zwischen dem Eintragen im Backoffice und dem Anzeigen im Frontend kommen. Stellen Sie sicher, dass die Änderungen in der richtigen Filiale vorgenommen wurde. Sollte dies alles der Fall sein, loggen Sie sich aus und wieder ein oder nehmen einen Neustart der App vor.

    Was ist zu tun, wenn Änderungen im Backoffice nicht auf das Tablet übertragen werden und umgekehrt?

    Gehen Sie sicher, dass die Internetverbindung nicht unterbrochen ist. Prüfen Sie, ob die Änderungen in der richtigen Filiale vorgenommen wurde.

    Was ist zu tun, wenn die im Backoffice angelegten Artikel in der Kasse mit 0,00 € berechnet werden?

    Prüfen Sie, ob der Preis hinterlegt und die Internetverbindung nicht unterbrochen ist. Sollte dies der Fall sein, loggen Sie sich aus und wieder ein oder nehmen einen Neustart der App vor.

    Was ist zu tun, wenn die Kassenabschlüsse im Backoffice nicht sichtbar sind?

    Gehen Sie sicher, dass Sie den Kassenabschluss korrekt vorgenommen haben. Beachten Sie, dass bei der Datenübertragung Verzögerungen auftreten können.

    Warum wird das Symbol für den Etikettendruck nicht angezeigt?

    Das Drucker-Symbol wird nur angezeigt, wenn Sie die Filiale ausgewählt haben, für die die Etiketten erstellt werden sollen.



    Worin liegt der Unterschied zwischen den Einlagen und Ausgaben?

    Einlagen beeinflussen nicht den Gewinn und Verlust Ihres Geschäfts. Privateinlagen oder Wechselgeldeinlagen zählen also nicht zu Ihren Umsätzen. Unter Ausgaben versteht man die negative Veränderung des Geldvermögens. Sie stellen den Gegenwert aller zugegangen Güter dar (und nicht nur die Abflüsse der Zahlungsmittel).

    Wie kann ich meinem Steuerberater die Z-Berichte überreichen?

    Im Backoffice unter dem Menüpunkt „Datenträgerüberlassung (Z3)“ können Sie Daten exportieren. Sie können dann die Z-Berichte am besten mit dem PC downloaden und mit dem jeweiligen Passwort Zugang erteilen. Eine weitere Möglichkeit ist es, Ihrem Steuerberater mit Betriebsprüfungsrechten den Zugang zum Backoffice zu gewähren.

    Was ist GoBD und wo finde ich weitere Informationen darüber?

    Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) finden Sie beim Bundesfinanzministerium.



    Sie haben Fragen zum LocaFox POS und seinen Funktionen oder interessieren sich für eins der zubuchbaren Module? Kein Problem, Sie können uns gerne anrufen oder eine E-Mail schreiben. Wir sind gerne für Sie da!

    Wir stehen Ihnen bei kleinen und großen Problem gerne tatkräftig zur Seite. Sie erreichen unseren Kundendienst montags bis freitags zwischen 9 und 18 Uhr unter der 030 120210000.

    Sie können Ihr Anliegen auch immer per E-Mail an pos-support@locafox.de oder über dieses Formular an uns senden.

    Sie interessieren sich für eins der Zusatzmodule oder ergänzende Hardware? Sie benötigen weitere Kassen oder möchten in ein anderes Paket wechseln? Kontaktieren Sie uns einfach telefonisch auch unter 030 120210000 für ein kostenloses Beratungsgespräch.